Basico P/S – Persondatapolitik

Denne persondatapolitik ("Politik") beskriver, hvordan Basico P/S (“Basico”, ”os”, ”vi” eller ”vores”) som dataansvarlig indsamler og behandler dine personoplysninger i forbindelse med din brug af vores hjemmeside og vores ydelser og i forbindelse med rekrutteringer (både internt til Basico og eksternt til rekrutteringskunder).

Basico har udarbejdet denne Politik, fordi vi er fast besluttede på at opfylde vores forpligtelser angående behandling af personoplysninger iht. gældende dansk ret og EU-lovgivning på området (”GDPR”). Formålet med vores Politik er at give dig oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger og overholdelse af GDPR.

Basicos adresse: Philip Heymans Allé 3, 5. sal, DK-2900 Hellerup, CVR-nr. 35852190.

Basico indsamler dine personoplysninger på forskellige måder fx:

• Hvis du ansøger om et job (enten opfordret eller uopfordret);
• Hvis du er i et rekrutteringsforløb hos Basico;
• Hvis du kontakter Basico i forbindelse med et forretningssamarbejde;
• Hvis du har et forretningssamarbejde med Basico;
• Hvis du abonnerer på vores nyhedsbrev;
• Hvis du tilmelder dig et seminar, møde eller kursus;
• Hvis du i øvrigt kontakter Basico.

Vi kan indsamle følgende oplysninger i forbindelse med ovennævnte:

Dit navn, mellemnavn, efternavn, adresse, firmaadresse, nuværende og tidligere stillingsbetegnelser, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato; køn; IP-adresse; CV og kopier af uddannelsespapirer og akademiske legitimationsoplysninger; tidligere ansættelsesforhold, erhvervskarriere, fritidsaktiviteter, billeder fra Tv-overvågning, adfærd omkring e-mail tracking samt andre specifikke oplysninger, som du måtte vælge at give til os. Under rekrutteringsforløbet kan det også være aktuelt at indhente referencer, og deltage i personlighedstests. Hvis du er i et rekrutteringsforløb, vil vi derudover dele testresultater og relevante oplysninger med kunderne. Vi kan også indhente oplysninger som er offentliggjort fx på de sociale medier.

Vi behandler muligvis din straffeattest i forbindelse med rekrutteringsprocessen. I så fald foregår dette på baggrund af dit udtrykkelige samtykke i overensstemmelse med databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

Når du besøger vores website(s), har Basico mulighed for at indsamle data om dig ved hjælp af cookies, såfremt du giver samtykke til dette på hjemmesiden. Du kan læse mere om vores mulighed for indsamling og behandling af disse oplysninger og data i vores cookiepolicy.

Basicos indsamling, opbevaring og behandling af personoplysninger er begrænset til situationer med et specifikt formål, såsom eksempelvis en opgave eller leverance, hvorom der er indgået aftale, sikkerhedsformål, rekrutteringsproces, behandling af din jobansøgning og rekruttere relevante personer, for at kunne oprette og vedligeholde et kartotek over relevante kandidater til stillinger hos os eller vores rekrutteringskunder, fremsendelse af vores nyhedsbrev, at være en ansvarlig forretningspartner, eller på anden vis at kunne gennemføre og levere en tjeneste osv. Oplysningerne kan derudover også blive brugt til statistiske formål og kundeundersøgelser. Vi indsamler data for at kunne måle og analysere vores markedsføringstiltag på vores hjemmeside for at skabe en bedre oplevelse for eksisterende og potentielle kunder.

Basico kan behandle dine personoplysninger på følgende juridiske grundlag:

• Hvis vi har bedt om dit samtykke til behandling af nogle konkrete personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for de konkrete personoplysninger dit samtykke, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (a);
• behandlingen er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt eller for udførelsen af en kontrakt, du har med os jf. GDPR, art. 6, stk.1 (b);
• behandlingen er nødvendig for vores overholdelse af gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (c); og /eller for at overholde arbejdsretlige forpligtelser i lovgivning eller overenskomst, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 1.
• behandlingen er nødvendig for at forfølge vores legitime interesser, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1 (f, henholdsvis databeskyttelseslovens § 12, stk. 2). De interesser, som Basico fx kan forfølge, omfatter interesser i relation til at kunne servicere vores kunder, varetage en opgave eller rekrutteringsproces, og behandle din jobansøgning.

Hvis vi behandler følsomme personoplysninger (såkaldte “særlige kategorier af personoplysninger”) om dig, vil behandlingen kun ske, hvis dette er tilladt efter GDPR, artikel 9, herunder i følgende tilfælde:

• Efter indhentning af dit udtrykkelige samtykke i overensstemmelse med GDPR, artikel 9, stk. 2 (a);
• hvis behandlingen foretages for at overholde vores arbejds-, sundheds- eller socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, for så vidt den har hjemmel i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret eller en kollektiv overenskomst i medfør af medlemsstaternes nationale ret, som giver fornødne garantier for den registreredes grundlæggende rettigheder og interesser, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (b);
• hvis behandlingen er nødvendig for at fastslå et retskrav efter gældende lovgivning, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (f); eller
• hvis du på eget initiativ har videregivet oplysningerne til os, jf. GDPR, artikel 9, stk. 2 (e).

Hvis vi sender direkte markedsføring til dig, herunder på e-mail, beder vi om dit samtykke hertil forinden i overensstemmelse med markedsføringslovens bestemmelser herom.

Hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du altid trække dit samtykke tilbage ved at tage kontakt til os på kontaktoplysningerne anført nederst i denne politik. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, sletter vi de personoplysninger, vi har behandlet på baggrund af dit samtykke, medmindre de fortsat kan eller skal behandles for eksempelvis at overholde en retlig forpligtelse.

Basico kan videregive eller gøre dine personoplysninger tilgængelige for følgende modtagere:

• Basicos affilierede selskaber;
• Leverandører, kunder, der ønsker at rekruttere, forretningspartnere eller andre samarbejdspartnere, herunder samarbejdspartnere i forbindelse med et rekrutteringsforløb (fx udbydere af personlighedstests);
• Offentlige myndigheder.

De eksterne virksomheder vil ikke modtage eller behandle dine personoplysninger, medmindre lovgivningen tillader overførsel og behandling heraf.

Hvis de eksterne virksomheder eller samarbejdspartnere er databehandlere for os, sker deres behandling af dine personoplysninger altid i henhold til en databehandleraftale, som opfylder lovgivningens krav hertil.

Hvis de eksterne virksomheder eller samarbejdspartnere er selvstændige dataansvarlige, sker deres behandling af dine personoplysninger i overensstemmelse med deres egen privatlivs-, databeskyttelses- eller persondatapolitik, som du af de eksterne virksomheder vil blive gjort opmærksom på, medmindre lovgivningen foreskriver andet.

Inden for Basico-koncernen vil koncernselskaberne fra tid til anden overføre data til andre koncernselskaber i EU/EØS og behandle personoplysninger som dataansvarlige eller databehandlere, afhængigt af de konkrete omstændigheder.

Hvis du har spørgsmål til vores brug af databehandlere, samarbejde med andre dataansvarlige eller overførsel til tredjelande, herunder ønske om udlevering af kopi af dokumentation på, at de fornødne garantier er stillet, kan du rette henvendelse til os. Se om kontakt bagest i denne Politik.

Basico videresender som altovervejende hovedregel ikke dine personoplysninger til lande uden for EU/EEØ. Såfremt dette måtte blive nødvendigt, vil det ske i overensstemmelse med lovgivningen, herunder sikring af fornødent grundlag for sikker overførelse.

Basico opbevarer kun dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen af dine oplysninger. Der kan dog gælde særlige regler, og inden for visse områder er der mulighed for, at dine personoplysninger opbevares i længere tid.

Hvis du får ansættelse hos os, eller hvis du indgår en samarbejdsaftale som associate med os, overgår dine personoplysninger i forbindelse med ansættelsen eller samarbejdet til sædvanlig personaleadministration (samlet ”ansættelse”). Kontakt venligst Basico for yderligere oplysninger om de særlige regler (kontaktoplysninger findes nedenfor).

Hvis du ikke får ansættelse hos os, eller ved rekruttering til kunde, er udgangspunktet, at dine personoplysninger slettes efter senest 6 måneder, medmindre du har givet samtykke til længere tid. Ved rekrutteringer har du mulighed for at give samtykke til, at vi må opbevare dit CV, din ansøgning og andre dokumenter i vores database i op til 5 år og registrere oplysninger indeholdt heri med henblik på at kunne rette henvendelse til dig igen, hvis en lignende relevant stilling bliver ledig i perioden, eller en eksisterende ansøger springer fra.

Vi gemmer ikke oplysninger om ansættelse hos en rekrutteringskunde.

Nogle af dine personoplysninger skal opbevares til regnskabsformål eller for at forsvare retskrav. Sådanne personoplysninger opbevares indtil udløbet af den lovpligtige forældelsesfrist, som fx er 5 år for opbevaring af regnskabsmateriale.

I markedsføringsmæssig henseende gemmer vi dine oplysninger, indtil du framelder dig. Du kan framelde dig når som helst.

Basico har kontinuerligt fokus på at beskytte dine personoplysninger og sikre dine rettigheder som et datasubjekt.

Du har som datasubjekt visse rettigheder, som beskrives nedenfor. Bemærk venligst, at der kan gælde visse undtagelser, fx hvis behandlingen er nødvendig for at overholde juridiske forpligtelser, for at gøre retskrav gældende eller for at udøve eller forsvare et retskrav. Såfremt du har spørgsmål vedrørende dine rettigheder som datasubjekt, så kontakt venligst Basico (kontaktoplysninger findes nedenfor).

Du har ret til at anmode om at få indsigt i de personoplysninger, som Basico opbevarer om dig. Basico er forpligtet til at stille en række oplysninger til rådighed for dig, fx:

• formålet med behandlingen,
• de omhandlede kategorier af personoplysninger,
• modtagerne eller kategorierne af modtagere, herunder modtagere i tredjelande,
• opbevaringsperioden eller kriterierne for fastsættelse af opbevaringsperioden,
• retten til at klage til Datatilsynet,
• alle tilgængelige oplysninger om kilden til personoplysningerne, når de ikke er indsamlet fra dig som datasubjekt.

Basico skal stille et eksemplar til rådighed af de personoplysninger, der behandles, uden omkostninger og i elektronisk form, hvis forespørgslen er blevet fremsendt i en almindeligt anvendt elektronisk form. Vi vil bestræbe os på at gøre dette hurtigst muligt og i alle tilfælde besvare din anmodning inden 30 dage.

Du har ret til at få berigtiget unøjagtige personoplysninger om dig, herunder at få fuldstændiggjort ufuldstændige personoplysninger.

Under visse betingelser har du ret til at få dine oplysninger slettet, hvilket indebærer, at Basico på din forespørgsel skal slette de personoplysninger, der opbevares om dig. Bemærk venligst, at retten til sletning ikke er absolut, hvorfor en af følgende betingelser skal foreligge:

• personoplysningerne er ikke længere nødvendige for de formål, som de blev indsamlet til eller på anden måde behandlet,
• du trækker dit samtykke tilbage, og der findes ikke noget andet juridisk grundlag for at behandle dine personoplysninger (såsom Basicos overvejende interesser),
• du gør indsigelse mod behandlingen, og der findes ingen altovervejende grunde til at behandle dine personoplysninger,
• personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller
• personoplysningerne skal slettes for at opfylde en juridisk forpligtelse under EU-lovning eller dansk lovgivning.

Hvis et af følgende forhold er gældende, har du ret til at begrænse Basicos behandling af dine personoplysninger:

• Personoplysningernes nøjagtighed anfægtes af dig – dog kun i en periode, der gør det muligt for Basico at berigtige nøjagtigheden af sådanne oplysninger,
• Behandlingen er ulovlig, og du beder om at få begrænset brugen af personoplysninger i stedet for at få dem slettet,
• Basico har ikke længere behov for at behandle personoplysningerne, men du har brug for personoplysningerne for at gøre et retskrav gældende, udøve eller forsvare et retskrav, fx som dokumentation eller bevis,
• Af årsager, der er forbundet med din særlige situation, har du gjort indsigelse mod behandlingen og afventer bekræftelse af, om Basicos juridiske grunde tilsidesætter datasubjektets grunde.

Du har ret til at modtage de personoplysninger, der er indsamlet om dig, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Hvor behandlingen er baseret på et samtykke eller en kontrakt, og når behandlingen udføres i et automatisk genereret format, har du ret til at videresende disse personoplysninger til tredjepart uden nogen hindring fra Basico.

Du har under visse omstændigheder ret til at gøre indsigelse mod Basicos behandling af dine personoplysninger.

I tilfælde hvor behandlingen af dine personoplysninger er afhængig af dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til gdpr@basico.dk. Bemærk venligst, at dette ikke påvirker Basicos behandling af dine personoplysninger forud for tilbagekaldelsen af dit samtykke.

Hvis du ønsker at fremsætte en klage over Basicos behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Basico. Hvis din klage ikke afklares tilfredsstillende, er du også velkommen til at kontakte Datatilsynet.

Denne Politik opdateres regelmæssigt, og når det er påkrævet på grund af ændringer i gældende lovgivning. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre denne Politik. Gør vi det, retter vi datoen og versionen nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores hjemmeside.

Basico P/S

Philip Heymans Allé 3, 5. sal
DK-2900 Hellerup

Tlf. 70 27 03 71
CVR-nr. 35852190
E-mail: GDPR@basico.dk

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35
DK-2500 Valby

Tlf. 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
Webside: www.datatilsynet.dk

Datoen for den senest gældende version af Politikken:

24. januar 2022