Dokumentation af dine processer er en nøgle til overblik og optimering

At dokumentere processer i Finance handler om meget mere end at beskrive, hvordan I gør det i dag. Det handler om at skabe en struktur, der standardiserer og dermed understøtter kontinuitet i processerne, reducerer fejl og styrker grundlaget for fremtidige forbedringer. I denne artikel kan du blive klogere på, hvordan du kan strukturere dokumentationsopgaven, og hvordan det kan gavne din organisation.

Kontinuerlige forbedringer, som understøtter forretningen og skaber øget værdi, er et konstant fokusområde i Finance, og der er ofte et ønske om at dokumentere processerne.

Samtidig er opgaverne i Finance ofte mangeartede og uoverskuelige, så det kan være vanskeligt at definere, hvor en dokumentationsopgave begynder og slutter. Derfor kan usikkerhed om, hvordan du rent praktisk griber opgaven an, ende med at blive den stopklods, der gør, at arbejdet aldrig bliver påbegyndt.

Udført rigtigt er formålet med en dokumentation af dine processer at skabe overblik og klarhed over samtlige opgaver i din finansfunktion og at skabe en robusthed og struktur, der hjælper dig med fx at identificere dobbeltarbejde og forsinkende opgaver. Det gør dig ligeledes mindre sårbar over for fx udskiftning af medarbejdere, omstruktureringer og uforudsete hændelser, der udmønter sig i afvigelser fra de vedtagne procedurer, hvilket øger risikoen for fejl, mindsker effektiviteten og forsinker arbejdsopgaverne.

Helt konkret kan du med en dokumentation af dine arbejdsgange opnå grundlag for:

Kontinuitet og vidensoverdragelse: Vi skifter job hyppigere end tidligere. Derfor er det vigtigere end nogensinde at have dokumenteret den ønskede udførelse, for at kontinuiteten fastholdes. På den måde undgår du, at procesviden går tabt, når en medarbejder stopper. Det er især vigtigt i forbindelse med opgaver, som kun én person håndterer, fordi det indebærer ekstra sårbarhed.

Reduktion af fejl: Ved at gennemgå og dokumentere opgaverne i jeres processer kan I lettere identificere risikokilder, dvs. hvor fejl typisk opstår, og finde løsninger i form af styrkede arbejdsgange ellermitigerende kontroller til at reducere disse. Det forbedrer kvaliteten af opgaverne.

Optimering gennem indsigter: Med et klart overblik over opgaver, deadlines, ansvar og backup-personer skaber du et bedre grundlag for optimering af fx månedslukkeprocessen. Overblikket giver en fælles indsigt i, hvornår hvad skal laves, og er med til at understøtte, at deadlines overholdes, ved at processerne ikke er designede til at skabe flaskehalse.

Grundlag for forbedringer og automatisering: Når opgaverne er dokumenterede, får I en dybere forståelse af jeres processer. Det muliggør en analyse af, hvor der er automatiseringspotentialer eller mulighed for at integrere jeres systemer mere fordelagtigt. Øgede automatiseringer kan bl.a. hjælpe medarbejderne til at øge fokus på mere værdiskabende aktiviteter såsom afvigelsesforklaringer og styrkelse af kontrolmiljøet, ligesom kvaliteten bliver forudsigelig, da menneskelige fejl undgås.

Hvor trykker skoen?

Når I skal i gang med at dokumentere processerne i jeres organisation, er det vigtigt at begynde med at definere årsagerne. For hvorfor ønsker I overhovedet at få dokumenteret jeres processer? Hvor er det, at ”skoen trykker” i kraft af fx forsinkelser pga. flaskehalse, fejl eller konstateret dobbeltarbejde?

De følgende punkter er typiske konkrete udfordringer, vi oplever hos virksomheder, hvor dokumentation kan skabe mere klarhed og værdi:

Manglende overblik over, hvad der kontrolleres og hvornår
Stor variation i udførelse af opgaver, hvilket kan skabe forvirring internt
Vanskeligheder med at overholde rapporteringsdeadlines fra ledelse og myndigheder
Fejlbehæftet materiale leveret til ledelsen
Uklarhed om ansvarsområder mellem afdelinger
Forsinket modtagelse af materiale fra andre afdelinger på grund af uklare deadlines.

Benyt den rette dokumentationsform

Når I har defineret kerneudfordringerne, kan I meget lettere definere, hvilken dokumentationsform der er relevant og dækkende for jeres behov. Der findes tre forskellige former for procesdokumentation, som det er vigtigt at skelne mellem, og som har forskellige fokusområder og niveauer af kompleksitet: arbejdsbeskrivelser, forretningsgangsbeskrivelser og flowcharts.

Typer af procesbeskrivelser

Arbejdsbeskrivelser:
Kendes også som en Standard Operating Procedure og bruges til at sikre, at en opgave udføres ensartet, uanset om den udførende person ændres.

Arbejdsbeskrivelsen indeholder kontekst og formål for den givne opgave med detaljerede beskrivelser, trin-for-trin-instruktioner samt relevante screenshots, checklister osv. Det gør det muligt at identificere den rette proces, der sikrer overholdelse af de gældende kontroller i forretningsgangen.

Arbejdsbeskrivelsen formuleres af den udførende medarbejder i samarbejde med den pågældende leder.

Det er ofte bedst at vente med detaljerede arbejdsbeskrivelser, indtil processen er stabiliseret, så I undgår at opdatere dokumentationen konstant.

Forretningsgangsbeskrivelser:
Forretningsgangsbeskrivelser bruges til mere formel dokumentation.

Detaljeniveauet er lavere end i en arbejdsbeskrivelse, men dækker en større del af processen og giver et godt overblik over anvendelse af systemer, rolle- og ansvarsfordelingen og sammenhænge mellem risici og kontroller.

Det vil typisk være dem, du viser til myndigheder og revisorer, når du på formel vis skal demonstrere, at du har styr på dine processer og kontroller. Derfor sikres kvaliteten af forretningsgangsbeskrivelserne typisk af den relevante ledelse eller en decideret kvalitetsafdeling.

Flowcharts:
Ønsker I at få styr på jeres kontrolmiljø, er flowcharts et godt sted at begynde.

De giver et visuelt overblik over rolle- og ansvarsfordelingen og hjælper med at identificere, hvor risici og kontroller er placeret, ligesom snitflader mellem forskellige afdelinger, hvor fejl kan opstå, bliver identificeret.

Populært sagt hjælper flowcharts i højere grad med at beskrive, hvad I gør, fremfor hvordan I gør.

Hvis I oplever mange fejl eller har svært ved at nå deadlines, kan flowcharts også hjælpe. Her vil fokus være på ventetid, tilbageslag og andre ineffektiviteter i processen. Gennem en analyse kan I identificere problemområder og planlægge indsatser for at rette op på processen.

Sådan griber I dokumentationen an

Kan I opnå alle fordelene på én gang? Svaret er nej, men det behøver I heller ikke. Ligesom man spiser en elefant én bid ad gangen, bør du også tage dokumentationsarbejdet i etaper.

Begynd med det område, hvor I oplever størst udfordringer. Er jeres processer sårbare over for opsigelser, er det oplagt at fokusere på arbejdsbeskrivelser. Har I derimod generelle problemer med en eller flere processer, kan det være mest effektivt at samle nøglepersoner og kortlægge processen sammen i et flowchart. Dette skaber en fælles forståelse og gør det lettere at finde løsninger.

For at sikre, at dokumentationsarbejdet bliver en succes, er der flere ting, I bør overveje:

Fastlæg standarder: Beslut jer for, hvordan I taler om processer i form af fx symboler, detaljeringsgrad og roller. Lav templates for arbejdsbeskrivelser, så formatet er ensartet og let at forstå. At springe dette over svarer til at lave et regnskab uden standarder.
Vælg det rette værktøj: Overvej, om opgaven bedst løses med Word, Visio eller Excel, eller om I har brug for systemunderstøttelse. Til dokumentation af enkelte eller få processer er førnævnte ofte tilstrækkeligt. Skal I derimod dokumentere og forbedre flere processer løbende, kan dedikeret procesledelsessoftware som fx Process Manager være en god investering.
Træning af medarbejderne: Sørg for, at medarbejderne er klædt på til at deltage i dokumentationsarbejdet. Når de har lært at læse og dokumentere en proces, forstår standarden, og kan bruge værktøjet, og når de ved, hvad du forventer af dem som leder ift. at opdatere og udvikle processerne fremadrettet, giver du dem en mulighed for at bidrage effektivt og forstå, hvordan de skal bruge dokumentationen fremadrettet.
Lav en plan og prioriter: Definer, hvilke processer der skal dokumenteres først, baseret på de mest presserende behov.

Hold dokumentationen aktuel

En af de mest afgørende faktorer for at sikre, at dokumentationen forbliver relevant og anvendelig, er et kontinuerligt fokus fra ledelsens side. Medarbejdere, der er fortrolige med deres opgaver, konsulterer sjældent dokumentationen, hver gang de udfører en opgave. Når der så opstår ændringer – enten eksternt eller internt i virksomheden – som kræver justeringer i processen, er der risiko for, at medarbejderne laver individuelle tilpasninger uden at opdatere dokumentationen.

For at undgå dette er det essentielt, at en ansvarlig på passende niveau i Finance etablerer et setup til opfølgning, hvor medarbejderne har ansvar for specifikke processer og regelmæssigt gennemgår dokumentationen for at sikre, at den er ajourført. Ændringer i en proces bør kommunikeres klart til alle involverede. Dette kan ske via e-mail eller på afdelingsmøder, afhængigt af hvor mange der berøres, og hvor omfattende ændringen er. En proces, der kun udføres én gang om året, behøver naturligvis ikke at blive gennemgået kvartalsvis. Omvendt bør en ny proces, der anvendes hyppigt, gennemgås oftere, da der i begyndelsen typisk vil være mange justeringer og forbedringer.

Det vil aldrig blive spændende at læse dokumentation igennem kun for gennemlæsningens skyld. Derfor kan det være en overvejelse værd at sætte konkrete mål for gennemgangen. Fx kan du opfordre medarbejderne til ved hver gennemlæsning at identificere dele af processen, der er sårbare, unødigt komplekse eller manuelt tunge. På den måde engagerer I jer aktivt i at finde forbedringsmuligheder og skabe en kultur, hvor løbende optimering er i fokus.