Se dit ombygnings- eller flytteprojekt som et forandringsprojekt

ESG, hybride arbejdspladser, energikrise, CO2-regnskab, employee experience. Det lyder måske som en masse tilfældige buzzwords, men det er bestemt ikke tilfældet. Vi prøver derimod at spore dig ind på, at der er mange grunde til at genoverveje din virksomheds fysiske rammer. Måske du allerede er i gang? Er det tilfældet, får du i denne artikel hjælp til at indsætte dit ombygnings- eller flytteprojekt i en model, så du kan strukturere det effektivt og sikre den ønskede effekt.

Vi dvæler lige lidt ved begyndelsen og starter med de mange grunde til at se nærmere på din virksomheds fysiske rammer. For corona-pandemien har ændret vores måde at gå på arbejde på.

Ifølge Leesmans undersøgelse 'Workplace 2021: Appraising future readiness' angav hele 83% af respondenterne, at de kunne arbejde effektivt i deres hjemmeomgivelser, hvorimod kun 64% angav, at de kunne arbejde effektivt i deres virksomheds kontormiljø.

Selvfølgelig blev undersøgelsen udarbejdet i 2020, da pandemien stadig var aktuel, og da mange lige havde fået øjnene op for fordelene ved hjemmearbejde.

Men 83% og 64% er andele, der er til at tage at føle på. Og Leesmans 'Workplace 2021: Appraising future readiness' er langt fra den eneste undersøgelse, der viser, at fleksibilitet og hjemmearbejde er blevet populært.

Fx angiver 52% i en McKinsey-undersøgelse, at de ønsker sig en mere fleksibel arbejdsmodel efter pandemien ift. såvel arbejdstid som -sted.

Vi vil gerne arbejde hjemmefra, på vores lokale kaffebar, ude hos vores kunder og på kontoret; sidstnævnte særligt når vi har brug for sparring med vores kolleger. Undersøgelser viser nemlig, at vi foretrækker at arbejde på distancen, når vi løser individuelle opgaver, men at vi til gengæld gerne kommer ind på kontoret, når samarbejde og vidensdeling er i fokus.

Det reducerer behovet for et stort antal kontorpladser, men introducerer behovet for flexible seating. Samtidig ændrer det på, hvilke behov arbejdspladsen skal imødekomme.

I og med at mange kan klare sig med færre kontorpladser, stiger behovet for flere mødelokaler – og for mødelokaler, der kan facilitere forskellige typer amarbejde. Det kan fx være, at du har behov for skærme i mødelokalerne, så du bedre kan holde online-møder og vise præsentationer.

Derudover bliver ESG-rapportering snart en realitet. Og det betyder, at din virksomhed skal stå til regnskab for, hvor meget energi I forbruger, og hvor meget CO2 I udleder. I den forbindelse kan det være en fordel at se på, om I med fordel kan reducere antallet af bygninger og størrelsen på dem.

Med i det overordnede klimaregnestykke hører også, at dine medarbejdere kan reducere deres CO2-udledning i forbindelse med transport, hvis de arbejder hjemmefra flere dage om ugen.

Måske du allerede nu har overvejet at ændre på din virksomheds fysiske rammer? Mange er nemlig i disse dage i fuld gang med at hyre flyttefirmaer, indgå kontrakter med entreprenører og booke møder med indretningsarkitekter.

Og vi kan kun bakke op om at tage virksomhedens fysiske rammer op til revision. Men som med alt andet er det en god ide at tænke dig godt om, før du træffer store, potentielt kostbare beslutninger.

Det kan være komplekst at ændre på virksomhedens indretning og lokation – i hvert fald at gøre det på en intelligent måde, der imødekommer alle de forskellige behov og ønsker, der er i organisationen.

Optimering af din virksomheds bygninger kræver nemlig, at du tager en del forskellige briller på: finansbriller ift. at optimere omkostningerne, legal-briller ift. at optimere lejekontrakter, serviceaftaler m.v. Og ikke mindst – FM-briller ift. at få indsamlet og skabt overblik over dine FM-data og at få optimeret de processer, som driften af dine bygninger er baseret på.

For ikke at glemme forretningsperspektivet, når du skal se på totaløkonomien. Det lyder måske lidt indviklet – og sandheden er, at det er det.

For ud over at du skal inkludere flere forskellige faglige perspektiver i dine overvejelser, er det også vigtigt at tænke i totaløkonomi, når du ændrer på din virksomheds fysiske rammer. Den billige løsning på den korte bane er sjældent den billigste løsning på den lange bane; tykke plankegulve kan holde mere end 100 år, hvorimod laminatgulve begynder at blive trætte efter ti år.

Og hvordan kan du så helt konkret gribe det hele an? Det stiller vi skarpt på her i artiklens sidste afsnit.

For et projekt, der sigter efter at ændre på din virksomheds fysiske rammer, ja det er og bliver en forandring. Og du kan derfor drage nytte af at betragte det som et forandringsprojekt.

Derfor indsætter vi dit ombygnings- eller flytteprojekt i en model – nærmere betegnet Basicos Change Model. Modellen er en iterativ tilgang, som sikrer en struktureret proces for dit ombygnings- og flytteprojekt, herunder at du får den ønskede effekt af din forandring.

Modellen herunder illustrerer et ombygnings- eller flytteprojekts fire faser og viser, hvilke overvejelser og aktiviteter hver fase indeholder, som du kan stille skarpt på.

I første fase har vi de undersøgende briller på og stiller skarpt på de ønsker og krav, du og dine medarbejdere har til virksomhedens kommende fysiske rammer. Aktiviteterne i denne fase er:

• Analyse af behov og ønsker til nyt lejemål/ny lokation/ombygning
• Gennemgang af nuværende lejekontrakt
• ift. opsigelse og fraflytnings- og istandsættelsesforpligtelser
• Opsigelse af lejemål, forhandling og kapitalisering af fraflytning med udlejer
• Forhandling af ny lejekontrakt med fokus på m2-optimering og skalerbarhed, ESG og bæredygtighed, indretning og workplace management, lejevilkår, økonomi og endelig business case.

I anden fase tager vi det første skridt fra tanke til handling, og de vigtigste aktiviteter er: 

• Identificering af eventuelle HR-problemstillinger
• Udarbejdelse af detaljeret projekt- og kommunikationsplan til organisationen
• Valg af flyttefirma
• Analyse af nuværende driftssetup, serviceaftaler samt service- og kvalitetsniveau med fokus på opsigelsesvarsler, fremtidige behov, muligheder for procesoptimering og økonomisk optimering gennem markedspristest
• Evt. udarbejdelse af udbudsmateriale, herunder service level agreements (SLA’er) og key performance indicators (KPI’er).

I fase tre skal arbejdshandskerne på, de endelige beslutninger træffes, og selve flytningen eller ombygningen igangsættes. Aktiviteterne er derfor:

• Gennemgang af tilbud og forhandling med samt valg af serviceleverandører
• Udførelse af ombygning og ny indretning af lokation
• Klargørelse af nuværende lokation til fraflytning
• Koordinering af fysisk ind- og udflytning.

Ingen forandring uden opfølgning. Derfor er fase fire dedikeret til at evaluere og undersøge, om der er mangler, udeståender og tilpasninger, der skal tages hånd om, før den ønskede effekt indtræffer. De aktiviteter, der følger, er derfor:

• Afleveringsforretning med flyttefirma, udlejer(e) og entreprenør/arkitekt/øvrige
• Opfølgning på nye serviceaftaler og implementeringsplanen
• Efterkalkuleringer af økonomi
• Struktureret opsamling på fejl og mangler (service, om- og nybygninger, indretning, inventar m.v.).

Det var de fire faser, og vores håb er, at de kan hjælpe dig til at ramme plet med dine mange valg – lige fra serviceaftaler og bæredygtighed til designvalg og totaløkonomi.

Læs denne og flere artikler i magasinet Content her.