Tre råd til sikker og effektiv datahåndtering

Data er en afgørende drivkraft for forretningsudvikling og beslutningstagning – og samtidig er data blevet et væsentligt konkurrenceparameter i det moderne erhvervsliv. Derfor er det vigtigt, at din virksomhed har sikret klart ejerskab over jeres data og løbende kan beskytte jeres rettigheder gennem aftaler, IT og kultur.

Helt grundlæggende refererer begrebet datacompliance til din virksomheds evne til at efterleve gældende lovgivning om databeskyttelse. At være data compliant betyder med andre ord, at din virksomhed behandler data lovligt, sikkert og transparent, og at I kan dokumentere jeres processer. 

Og manglende compliance kan have alvorlige konsekvenser – både økonomisk og for din virksomheds omdømme. 

Men hvordan skaber du de bedste betingelser for effektiv compliance i din virksomhed?

Kompleksiteten kommer flere steder fra. 

For det første er lovgivningen inden for databeskyttelsesområdet omfattende, og der kommer hele tiden ny lovgivning til – ikke mindst fra EU, hvor både GDPR, NIS2, DORA og senest AI Act er en del af databeskyttelsens regulatoriske arena. 

For det andet er det praktiske arbejde en opgave, som går på tværs af hele organisationen og berører stort set alle afdelinger. Samtidig er der mange stakeholders – lige fra de medarbejdere i forretningen, der håndterer data, til ledelsen, som i sidste ende kan være personligt ansvarlige for, at reglerne overholdes.

Læg dertil, at datacompliance for langt de fleste virksomheder også rækker ud over deres egen organisation. De fleste virksomheder outsourcer nemlig en lang række opgaver til eksterne parter, særligt på IT-fronten. Og det skaber en kæde af eksterne systemer, der udgør et vigtigt fundament for virksomheden, og som også skal være compliant. 

Og har din virksomhed international aktivitet, er billedet endnu mere kompliceret som følge af et yderligere lag på ovenstående punkter. 

Men hvordan balancerer du din compliance-indsats, så den ikke kvæler forretningen?

Det har vi samlet tre råd til, som du finder i artiklen her. Tre råd, der sikrer, at din virksomheds databeskyttelse ikke bare er compliant, men også muliggør en operationelt effektiv hverdag. 

1. Involver juristerne bredt og tidligt 

Jo tidligere du involverer virksomhedens jurister i nye projekter og beslutninger, jo nemmere er det at opnå løsninger, der både er compliant og effektive. Ved at involvere juristerne tidligt i processen kan I nemlig fra begyndelsen sikre, at de løsninger, som passer bedst til jeres operationelle behov, også er tilstrækkelig compliant. På den måde undgår I også, at juristerne får rollen som modspillere, der trækker deres nej-hatte ned over de løsninger, som I havde forestillet jer skulle løse jeres behov.

2. Tænk data ind som en integreret del af jeres kerneforretning

Vil du for alvor skabe en god compliancekultur i din virksomhed, er det ikke nok at have en nedskrevet politik for, hvordan I opbevarer og benytter data. For den hårde sandhed er, at den slags politikker i langt de fleste tilfælde ender med at samle støv på en digital hylde et sted på jeres fællesdrev.

Det, der gør en forskel, er, at I som virksomhed italesætter sunde complianceprincipper som en integreret del af værdierne omkring jeres kerneforretning. Det gælder både intern kommunikation og ekstern kommunikation ud mod jeres kunder og samarbejdspartnere. På den måde bliver compliance ikke en isoleret opgave, men et centralt aktiv i jeres produkt- og forretningsudvikling.

3. Skab en compliancekultur gennem samarbejde, vidensdeling og teknologiforståelse

Selv de bedste datacompliance-intentioner er værdiløse uden medarbejdernes engagement. Derfor anbefaler vi, at din virksomhed fokuserer på at skabe en compliancekultur, der går gennem hele virksomheden. 

Det kan bl.a. være i form af uddannelse og træning i databeskyttelse for de relevante medarbejdere, både under onboarding og løbende gennem ansættelsen. Tilpas gerne træningen til forskellige afdelingers specifikke behov – og tag selvfølgelig altid afsæt i virksomhedens eksisterende værdier.