AI har åbnet nye muligheder i Microsofts ERP-system Business Central

Du kender sandsynligvis Søren Friis Alexandersen. Måske ville du ikke kunne genkende ham på gaden, men du kender hans arbejde. Han er nemlig Principal Product Manager på Microsofts ERP-system Business Central. Og han har sagt ja til at fortælle os om sit arbejde med at udvikle brugbare AI-løsninger, der skaber værdi hos millioner af virksomheder verden over.

Da Søren Friis Alexandersen startede i Microsoft for ni år siden, var AI synonym med klassisk analytisk machine learning og var på det tidspunkt ikke et kernefokusområde for Microsoft i deres ERP-produkter. Men de seneste års udvikling har åbnet nye muligheder.

For selvom LLM’er, som arbejder med sprog og tekst, ikke på overfladen rimer på ERP, har de vist sig at være nøglen til at kunne gentænke noget, der ikke har ændret sig længe, nemlig manuelle processer.

“De overordnede processer, et ERP-system understøtter, kan variere lidt fra virksomhed til virksomhed, men grundlæggende har de ikke ændret sig i mange år. Finans er stadig finans. Men med generativ AI er vi begyndt at kunne fjerne nogle af de klassiske flaskehalse ude i virksomhederne, fordi systemet er i stand til at lave noget menneskelignende – og gøre det hurtigere, end et menneske nogensinde vil kunne,” forklarer Søren Friis Alexandersen.

En af de måder, Søren Friis Alexandersen og hans team har valgt at implementere AI i Business Central, er gennem agenter – en specifik brugerentitet i produktet, som har nogle bestemte rettigheder, et ansvarsområde og en proces, den skal udføre, og som den kan operere inden for.

Og netop den relative autonomi inden for et afgrænset sæt retningslinjer er nøglen til at forstå agent-konceptet.

“En agent har en rolle, den skal udføre. Den får ikke bare the keys to the kingdom og kan gøre hvad som helst,” forklarer Søren Friis Alexandersen og uddyber:

“Jeg ser på agenten som en slags medarbejder, i princippet. Og lige som en medarbejder kan den også stå over for et valg, hvor den ikke ved, hvad der er det rigtige at gøre – og så involverer den brugeren.”

Det er i det hele taget vigtigt for Søren Friis Alexandersen, at du som bruger af Business Central har mulighed for at tilpasse agentens niveau af autonomi.

“Vi vil hellere involvere brugeren lidt for meget til at starte med, så brugeren kan følge agentens arbejde mere detaljeret og være involveret i flere detaljer i processen. En agent er fx ikke tændt som standard – det skal du selv gøre,” siger han og forklarer, at du kan køre agenten i en tilstand, hvor du selv er in the loop på nogle beslutninger, indtil du bliver komfortabel med, hvordan den fungerer.

 “Så kan du senere skrue op for autonomien, så den kun involverer et menneske, når det er nødvendigt. Det er en grundtanke, at en bruger kun skal involveres, hvis det giver værdi. Enten i form af at eliminere risiko eller bedre beslutninger.”

Og der er flere ting, der afgør, hvornår der skal involveres et menneske i en AI-proces.

“Nogle steder er det kundens behov eller nogle branchespecifikke ting, der kræver human in the loop. Andre steder er det, fordi vi vurderer, at det ville være godt at få et menneske ind over – fx som en anti-svindelforanstaltning. Så hvis fx beløbet på en modtaget faktura er højere, end det plejer at være fra den leverandør for den ydelse, skal der et menneske ind, som kender historikken og kan vurdere, om der er en legitim grund til det.”

Opgaver, hvor der er finansielt aftryk med det samme, eller opgaver med kundekontakt har højt risikoniveau og kræver dermed mere brugerinvolvering.

“I øjeblikket arbejder jeg på en fakturaflow-agent, som håndterer fakturaer fra leverandører. I den første version er slutscenariet, at agenten har oprettet fakturaen, så den er klar til virksomhedens godkendelsesproces. Den er ikke blevet bogført, så den er en form for kladde,” fortæller han.

“I den første version vil agenten stoppe her, men i senere versioner forestiller vi os, at agenten sender fakturaen til godkendelse og bogfører fakturaen, når den er blevet godkendt af alle interessenter, hvis det altså er det, virksomheden vil have, der skal ske. For det er altid et tilvalg – og jo større autonomi, jo mere skal du selv vælge det til.”

Men hvordan har Søren Friis Alexandersen og hans team valgt, hvor de skulle starte med at implementere AI i Business Central? Svaret er, at de har set på, hvor der er flest, der bruger produktet.

“Vi har taget salgsprocessen først, fordi den er så gennemgribende. Alle har salg af en eller anden slags, og alle har et salgsdokument, de skal have oprettet – et tilbud eller en ordre eller en faktura,” forklarer Søren Friis Alexandersen. Og det har så resulteret i Sales Order Agent.

Næste skridt, som Søren Friis Alexandersen arbejder på lige nu og håber at kunne frigive til efteråret 2025, er en agent, som opererer inden for leverandørsiden, og som bl.a. kan håndtere fakturaflows. Og det har der været stor efterspørgsel på længe.

“Fakturaflows er noget, virksomheder har prøvet at automatisere i årtier, for der er ikke nogen, der synes, det er sjovt at sidde og registrere fakturaer, og det skalerer virkelig dårligt. Vi hører ofte fra CFO’er, at de ville ønske, deres finansafdelinger kunne bruge mindre tid på at håndtere fakturaer og mere tid på controlling og andre high value-opgaver. Så jo mere tid, AI kan frigive i finansafdelingen, jo mere tid har de til at rådgive og være sparringspartner for resten af virksomheden,” forklarer han.

En anden grund til at starte i de mest brugte moduler er, at Business Centrals AI-features skal skabe værdi for alle virksomheder – uanset størrelse.

"Faktisk har vi en tendens til at starte lidt længere nede i kundestørrelsen, fordi det er den størst mulige kundegruppe, og så snævrer vi lidt mere ind og specialiserer lidt mere senere. Her er fakturaflowagenten lidt særlig, da den er relevant for virksomheder i alle størrelser og brancher. Det er derfor en lidt sjælden mulighed for at lave noget værdifuldt for hver eneste Business Central-kunde.”

Og der er endnu en vigtig pointe ved at starte med de mest brugte features: “Vi prøver også at identificere det, der giver mest brug af AI, for så kan vi få mere feedback,” siger Søren Friis Alexandersen med et smil.

Det er nemlig ikke kun brugerne, der skal lære AI at kende.

“AI er også relativt nyt for os i Microsoft, så vi har også været nødt til at lære, hvad det kan, og hvordan det kan bruges i et konkret scenarie,” fortæller Søren Friis Alexandersen. “Det er ikke fordi, vi regner med at fejle, men vi kan ikke ramme rigtigt 100% af gangene, så vi er nødt til at sætte noget på markedet, få noget feedback og forbedre det.”

“Fail fast er jo Software as a Service-mantraet. Men kan vi det med et ERP? Det er jeg personligt ikke sikker på, at vi kan,” funderer han.

“Min topprioritet er at undlade at forstyrre kunders processer. Der er en iboende konflikt i dét og ønsket om kontinuerligt at give kunder mere gennem nye og forbedrede features. Det er ikke kun en udfordring for AI-features.”

Han tænker sig lidt om og tilføjer så: “Jeg tror, vi er nødt til at sætte barren lidt højere, for vi får måske ikke en chance mere til at vise, at værdien er der. I hvert fald som det ser ud nu – måske er det anderledes om fem år, når vi alle er mere vant til at bruge AI.”

Og det har resulteret i, at Søren Friis Alexandersen og hans team har fundet nye måder at teste AI-funktioner på.

"For at imødekomme ønsket om at frigive ny AI-funktionalitet og få hurtig feedback er vi begyndt at finde på måder, hvorpå vi kan frigive nye funktioner til en udvalgt gruppe af kunder og leverandører, som så kan teste det i et sandkassemiljø og give os feedback, uden at vi, så at sige, forstyrrer alle kunder eller rammer ved siden af deres behov. I disse tider er eksperimenter nødvendige, og det skal vi skabe et rum til – baseret på markedsfeedback, så vi kan levere maksimal værdi.”

Før AI havde brugerne nemlig en anden form for tillid til – og tålmodighed med – nye features. “Hvis vi førhen releasede en ny feature, som ikke virkede efter hensigten, ville brugerne lade være med at bruge den, eller også ville de spørge, om det nu virkelig kunne være meningen, at den skulle virke sådan. Men de ville ikke sætte spørgsmålstegn ved, om den virkede på samme måde i morgen,” forklarer Søren Friis Alexandersen.

AI har nemlig lidt mere varians indbygget i sit output. “Det er en feature, det er ikke en bug, men vi er ikke vant til, at en feature kan variere på den måde – og slet ikke i et ERP-system. Nogle gange er det okay, og andre gange er det overhovedet ikke okay.”

For der er stor forskel på, hvor kreativ en AI må være, alt afhængigt af, hvilken feature det drejer sig om. En fakturaflow-agent skal fx helst foreslå den samme måde at processere en faktura hver gang.

“Det er to forskellige måder, vi skal have snor i AI. For hvornår er kreativiteten okay, og hvor mange chancer får vi, før brugeren siger, ’det er ikke noget for mig’? Prøver de igen om en uge, eller har de dødsdømt den feature? Det er en udfordring, som vi gerne skal løse, og her spiller førnævnte feedback-proces en vigtig rolle,” siger Søren Friis Alexandersen.

For AI er Microsofts store satsning lige nu, og det er en opgave, de skal lykkes med. Det betyder bl.a., at det er blevet Søren Friis Alexandersens mandat at finde ud af, hvordan han kan bruge AI til at opfylde kundernes ønsker.

Men en virksomhed, som ikke er sat i verden for at producere teknologi og platforme, skal ikke nødvendigvis tænke AI first, mener han. “Det er meget tænkeligt, at de kan have gavn af AI i en eller anden form. Men det får de også som brugere af Business Central, for vi frigiver AI-features som en del af det produkt, de allerede bruger. Pointen er, at bruger man Business Central, får man automatisk AI-features, uden selv som virksomhed at skulle definere og lave et AI-implementeringsprojekt.”

Han tænker sig lidt om og tilføjer så, at det ofte kan give mening for en ikke-tech-virksomhed at se på sin forretningsstrategi og sine taktiske tiltag gennem AI-briller, så længe det altid har afsæt i forretningsstrategien.

“Det kan være, man har overset noget eller har uudforskede muligheder, fordi der ikke var teknologi til det. På den måde kan AI godt være med til at åbne nogle døre, som førhen var lukkede. Så derfor kan man godt gentænke sin strategi, men jeg synes ikke, at det skal være AI i toppen og så bagefter forretningsstrategi – det er nødt til at være omvendt."

Inden vi afslutter interviewet, er vi nødt til at få stillet vores nysgerrighed. For hvad tror Søren Friis Alexandersen, fremtiden byder på inden for AI – i hvert fald i Microsoft-regi?

Han tænker sig lidt om. “Jamen, der er så mange muligheder, ikke mindst i finans, for at gå endnu dybere og lave flere løsninger,” svarer han. “Vi mangler ikke idéer – det er mere vores kapacitet og vores ressourcer, der sætter begrænsning for, hvad vi kan nå at lave.”

Han tøver igen lidt og tilføjer så “Lige nu kigger vi kun 6-12 måneder frem, og så bliver det virkelig svært at sige, hvad der sker efter det. For det eneste vi ved, er at AI er kommet for at blive.”

Vi vil rigtig gerne hjælpe dig med at implementere det setup, der giver mest værdi i din virksomhed – uanset om det drejer sig om AI eller ERP. Kontakt os for en uforpligtende snak.