Dit ERP-system kan ikke stå alene!

En væsentlig del af den økonomiske styring i virksomheden er den løbende rapportering af finansiel og operationel performance. Den kræver, at data kommer til tiden, og at tallene er korrekte og komplette. Det er desuden afgørende, at transaktioner, rapportering, forecast og analyser er effektive og indebærer så få manuelle arbejdsgange som muligt. For at lykkes med disse afgørende opgaver skal det teknologiske fundament, som understøtter Finance, fungere optimalt, men det er langt fra bare ERP-systemet, der afgør, om det er tilfældet.

De fleste virksomheder taler om ERP-systemet som den primære årsag til kvalitet i rapporteringen og effektivitet i andre finansielle processer, men ERP-systemet og de supplerende applikationer er langt fra den eneste årsag til, at Finance har udfordringer med at levere sine ydelser cost-effektivt.

Sandheden er, at en velfungerende økonomisk proces – fra rapportering til fakturering – bygger på fem forskellige ’enablers’:

• People
• Technology
• Policies & Procedures
• Leadership & Culture
• Organization & Geography

For finansielle processer bliver teknologikomponenten stadig vigtigere.

Med den accelererende udvikling inden for teknologiområdet er det vanskeligt for de økonomiansvarlige at følge med i alle de elementer, som påvirker IT-understøttelsen af Finance. I vores terminologi: Finance IT.

Basico har udviklet Finance IT Foundation Framework (FIFF), der analyserer de underliggende faktorer og får relevante problem­stillinger frem i lyset. Formålet er at hjælpe CFO’en og andre med ansvar for hele eller dele af den økonomiske styring i en virksomhed med at træffe beslutninger om IT-understøttelsen.

Det er Basicos erfaring, at fokus ender med at være på applika­tionerne, når IT-understøttelsen af Finance ikke fungerer. Årsagen er klassisk: Du fokuserer på det, der er håndgribeligt og inden for rækkevidde.

Det resulterer ofte i, at løsningen på problemerne bliver en udskiftning eller opgradering af systemerne frem for den mere dybdegående og tidskrævende analyse af de underliggende udfordringer.

Derfor får vi ofte spørgsmålet: Hvilken applikation vil I anbefale os at vælge som løsning? Men i mange situationer er det en lang række andre faktorer, der bevirker, at selv ’verdens bedste system’ ikke vil løse udfordringerne:

• Forkerte eller ufuldstændige masterdata
• Utilstrækkelige processer for ændring af arbejdsgange
• Utilstrækkelig uddannelse/træning i funktionaliteterne eller i, hvordan systemet er tænkt anvendt
• Udfordringer med brugernes kompetenceniveau
• Ufuldstændige/manglende kravspecifikationer på udvikling/opgraderinger/udskiftning
• Manglende forståelse af virksomhedens strategiske behov for udvikling, som gør, at kravene til løsningen ændrer sig over tid
• Manglende datamodel eller fælles definitioner på generiske termer, hierarkier samt udrulning
• Brugeradgange og funktionsadskillelse
• Problemer med dataintegrationen

Når det først er accepteret, at fx masterdata er dårlige, eller at brugerkompetencerne er på et for lavt niveau, så er løsningen typisk IKKE kun et nyt ERP-system eller en anden applikation.

Der er andre eller flere forhold, som skal tackles for at få løst de grundliggende udfordringer. Ellers skubber du bare problemerne foran dig.

Samtidig er det vigtigt, at du ikke undervurderer de omkringliggende faktorer, som er nødvendige for at gøre implementeringen til en succes, hvis du SKAL udskifte dit ERP-system.

For at få det fulde overblik og den dialog, som reelt er den vigtigste forudsætning for beslutningen om, hvad der skal gøres, har vi udviklet vores analyseramme – Finance IT Foundation Frame­work (FIFF – se figuren), som gennemgår fem forskellige områder af IT-understøttelsen.

Hos Basico anskuer vi teknologi­elementet i fem hovedområder, der tilsammen udgør vores Finance IT Foundation Frame­work. Indholdet af hvert område er meget detaljeret. Nedenfor har vi kort beskrevet nogle af de overvejelser, som bør indgå i analysen.

På trods af et ofte misvisende fokus er applikationer, der understøtter forretningen, en af de fem hjørnesten i en velfungerende IT-platform.

Nogle forretningsstrategier er bygget direkte på de muligheder, IT-applikationerne giver, mens andre virksomheder primært bruger applikationerne til at supportere forretningen.

Uanset formålet og udbredelsen af IT-applikationerne er det vigtigt løbende at vurdere, hvad der fungerer, og hvad du skal udskifte eller opgradere. Det er afgørende at have et balanceret fokus, så applikationerne alene ikke driver forretningen.

Inden du tager en beslutning om at udskifte eller opgradere en applikation, er det vigtigt, at du fokuserer på de omkringliggende faktorer. Det er ikke utænkeligt, at du rent faktisk har et utilstrækkeligt ERP-system, og at du ville være bedre tjent med at udskifte det. Men udskiftning af en applikation er sjældent nok i sig selv. Den virkelige verden er mere kompleks, og det er mindst lige så vigtigt at have styr på de fire andre områder som på applikationerne.

Hvis ikke din ’data model’/’master data’ genererer de data, du har brug for, er det meget vanskeligt, for ikke at sige umuligt, at lave retvisende rapportering og analyser.

’Master data’ skal ses som en levende del af din virksomheds IT-fundament, og det skal vedligeholdes. Vi oplever ofte, at ’master data’ først kommer i fokus, når det er for sent. Et typisk eksempel er, når virksom­heder implementerer et nyt ERP-system – og nedprioriterer oprydning i og ejerskab af ’master data’.

Endvidere oplever vi ofte, at transaktionsdata bliver opsamlet uhensigtsmæssigt i forhold til den senere anvendelse af data – ligesom vi tit ser, at datadefinitionerne ikke er entydige. Et typisk eksempel er manglende afstemningsmuligheder og forkerte eller mangelfulde datafelter på bogføringstidspunktet.

Resultatet er et utilstrækkeligt datagrundlag. Når maskinen starter, er output mangelfuldt – rapporterne kan ikke afstemmes, og der findes flere versioner af sandheden.

Vores erfaring er klar: Det tager væsentlig længere tid at rette op på et forkert ’master data’-grundlag, efter at du har implementeret ERP-systemet.

Samtidig er det vigtigt, at der er sammenhæng mellem systemerne. Altså, at din ’system integration’ fungerer.

Finance er ofte ansvarlig for ERP-systemet, salgssystemet, kon­so­li­derings- og rapporterings­systemet samt CRM-systemet – og muligvis også et produktionssystem. Hvis ikke det hele hænger sammen, skal du trække data ét sted og berige det med eksterne kilder osv., inden du kan lave en sammenhængende rapportering. Det er en langsommelig, ressourcekrævende og tung proces. Samtidig vil manglende integration mellem systemerne ofte resultere i uhensigtsmæssige ’gaps’ – og hvis der går noget galt et sted, fanger du det så?

Udfordringen med ’system integration’ er, at det er en bekostelig affære at bygge, og derfor bør du overveje alternativer som fx Robotics Process Automation (RPA). Fordelene ved RPA, frem for ’system integration’ er, at det er væsentligt billigere, hurtigere og ikke kræver tunge IT-ressourcer.

Derudover er det også vigtigt, at din ’governance’-struktur er på plads. Har du styr på din sikkerhed og på dine regler og procedurer?

Er der regler for, hvordan man bruger systemerne – og hvem der må bruge dem? Hvor ofte må man trække data? Er der styr på funktionsadskillelse, så det fx ikke er den samme, der retter lønnen og godkender den? Du er eksponeret for mange risici, hvis ikke der er styr på din ’governance’-struktur.

Derfor er det også vigtigt at få styr på dette område, når du arbejder med din virksomheds IT-fundament.

Endelig er det vigtigt at arbejde med din organisations generelle IT-modenhed. Heri ligger hele ’change management’-delen, og den er afgørende i alle projekter, ikke mindst når du ændrer på teknologien eller arbejdsgangene i din virksomhed. Hvis ikke du arbejder med ’change management’-delen, så bygger du et skib, som ingen kan sejle – og ingen forstår formålet med rejsen.

Samtidig er uddannelse helt afgørende for virksomhedens IT-modenhedsniveau. Det nytter ikke at udskifte ERP-, BI- eller CRM-systemet og negligere uddannelsen af brugerne. Så får du ganske simpelt ikke noget ud af dit nye system.

Hvis ikke du sørger for, at dine medarbejdere er klædt godt nok på til at bruge de nye systemer, ender systemet med at samle støv, eller det medfører en stærk afhængighed af eksterne konsulenter, hvilket alt andet lige bliver dyrere i det lange løb.

Det handler om at se din IT-indsats i Finance i en større sammenhæng. Det er vanskeligt at forestille sig en økonomifunktion, som er blandt de bedst performende i sin klasse, hvis der ikke er 100% styr på den teknologiske understøttelse af processerne.

I værste fald kan IT forhindre den økonomiske styring og kontrol med virksomheden. Det er derfor fuldstændigt afgørende, at du hele tiden har en plan for den IT-understøttelse, som er en afgørende ’enabler’ for Finance.

Hos Basico har vi kørt utallige Finance IT-projekter, og det er vores erfaring, at du er nødt til at arbejde med samtlige fem områder, når du kigger på IT-understøttelse af Finance med henblik på at opnå det fulde potentiale og maksimere værdiskabelsen for forretningen.

Når først du ved, hvor skoen trykker, er det væsentligt nemmere at lave en god plan. Og selv om det virker kedeligt og tungt, er en ’datavask’ at foretrække frem for en fuld ERP-implementering, som ikke løser problemernes ’root cause’.