Fire gode råd med ERP-implementering: Bliv klædt på til succes

Det er en kompleks og kostbar opgave at implementere ERP, og fejlslagne projekter kan have store negative følger for virksomheden. Men du kan øge muligheden for succes ved at dokumentere og få forankret forretningsprocesserne i virksomheden, inden projektet tager fart. 

Det mener vores ERP-eksperter, Morten og Thomas.

I denne artikel deler de derfor deres vigtigste erfaringer fra flere års arbejde med ERP-implementeringer - i håb om, at det kan gøre din ERP-implementering lidt lettere. 

Vores egne eksperter har arbejdet i mange år med implementering af ERP-systemer og været involveret i bl.a. fire SAP- og to Navision-/BC-implementeringer med forskellige roller og ansvar.

Hvert projekt har haft sine udfordringer, og nogle af deres dyrekøbte erfaringer har været inden for:

• ’Intercompany flow’ og afstemning 
• Roller og autorisationer 
• Registrering og clearing af betalinger (kreditkort, elektronisk og kontant) 
• Masterdata

Prisen er et vigtigt parameter, når virksomheden skal vælge ERP-system og ERP-leverandør, men alle valg har konsekvenser.

Morten og Thomas har oplevet flere projekter, hvor virksomheden vælger at gå efter en ’standardløsning’ og vil indrette alle virksomhedens processer efter denne løsning. 

Men det er ikke sikkert, at det er hensigtsmæssigt at presse en standardløsning ned over din virksomhed og jeres processer. Der kan være mange gode grunde til, at jeres processer er, som de er – og en af farerne ved en standardløsning er, at den ikke tager hensyn til din virksomheds unikke situation og behov. 

Tag i stedet ansvar og ejerskab for virksomhedens forretningsprocesser, og brug dem som udgangspunkt for en succesfuld ERP-implementering. 

Selvom hvert ERP-projekt er unikt, kan de love dig én ting: Du vil opleve udfordringer, når du implementerer et nyt ERP-system. 

En af de af de udfordringer, de gentagne gange har mødt i ERP-projekterne, er manglende dokumentation af virksomhedens forretningsprocesser. Så hvis ikke din virksomhed allerede har dokumenteret jeres forretningsprocesser, er det et oplagt sted at begynde, når I tager hul på jeres ERP-projekt. 

Procesbeskrivelserne tager udgangspunkt i jeres nuværende forretningsgange og forankrer ejerskabet i de enkelte afdelinger. Derudover er procesbeskrivelserne et godt udgangspunkt for mange af de andre ERP-aktiviteter, da de: 

• Sikrer fuldstændighed, så ingen processer bliver ”glemt” i det nye ERP-system. 
• Giver input til en ny ERP-løsning via forbedringsforslag til den nuværende proces. 
• Fremhæver særlige udfordringer og specielle forretningsprocesser over for ERP-leverandøren. 
• Definerer roller, rettigheder og funktionsadskillelse. 
• Tydeliggør interne kontroller og rapporter. 
• Giver information samt kravspecifikation til ERP-leverandøren. 
• Giver et godt udgangspunkt for de nødvendige ’as is-scenarier’ og ’to be-scenarier’ ift. forandringsledelsen i forbindelse med projektet. 

Under ERP-projektet vil nogle processer blive ændret, og det er essentielt, at procesbeskrivelserne bliver opdateret, så de afspejler den nye virkelighed. Kun hvis de gør det, kan de danne grundlag for test cases, undervisningsmateriale og desktop-procedurer. 

Du har formodentligt allerede identificeret de udfordringer, som er forbundet med dit eksisterende ERP-system, og uanset om udfordringerne skyldes problemer med masterdata, skalerbarhed, integrationer til andre IT-systemer eller lignende, er det vigtigt at få analyseret problemerne og fundet frem til en løsning på disse, inden du går i gang med implementeringen. 

For hvis du parkerer dem, indtil ERP-projektet starter, vil du blot forøge kompleksiteten og dermed risiciene i forbindelse med ERP-projektet yderligere, da uafklarede problematikker dermed skubbes igennem projektet. 

En oversigt over det samlede IT-systemlandskab med processer og tilhørende integrationer bør udarbejdes inden projektstart for at få et overblik over omfanget af de tekniske ændringer i forbindelse med overgangen til et nyt ERP-system. 

IT-systemlandskabet kan du med fordel indarbejde i procesbeskrivelserne og dermed få et samlet løsningsoverblik for de enkelte områder, hvilket er et godt udgangspunkt for forretningen og IT, når din virksomhed skal træffe beslutninger om de fremtidige forbedringer. 

Når du skal sætte projektholdet for ERP-implementeringen, er der flere forskellige ting, der er værd at tage med i betragtning. For det første kan det være et aktiv for projektet at få medarbejdere med erfaring fra tidligere implementeringer med i projektet. Derudover vil det være nødvendigt at involvere nøglemedarbejdere med et stort kendskab til forretningen, da det er forretningen, som det nye system skal understøtte. 

Nogle projektdeltagere fra forretningen ønsker at bibeholde et ben i forretningen og arbejde deltid på projektet, mens andre vælger kun at fokusere og arbejde på projektet. Begge løsninger kan fungere, men det er en svær balancegang. 

På den ene side skal der være fokus på projektet, og her er fuldt allokerede ressourcer til projektet at foretrække. På den anden side er det vigtigt, at projektet ved, hvad der løbende sker i forretningen, så projektgruppen fortsat har indblik i forretningen og dermed kan sikre, at forretningen og projektet er på vej i samme retning. 

Oftest vælger du projektdeltagere, som er nogle af de dygtigste inden for deres felt, og som sætter en ære i at levere ’100%-løsninger’ til aftalt tid. Dette samt det arbejdspres, der kan opstå i ERP-projekter for at nå milepælene til tiden, kan være en rigtig dårlig kombination. 

Derfor er det vigtigt at bevare fokus på ’work-life-balancen’ for projektdeltagerne. De opnår en unik viden i løbet af projektet, som du kan forankre i virksomheden ved at fastholde dem efter projektets afslutning. 

• Vær opmærksom på konsekvensen ved at vælge et ’standard’ ERP-system. 
• Udarbejd procesbeskrivelser. 
• Dokumenter det eksisterende IT-systemlandskab med fokus på processer, integrationer og skalerbarhed. 
• Kortlæg de eksisterende udfordringer, og omdan dem til reelle løsninger i det nye system. 
• Få de rigtige medarbejdere med på projektholdet.