Er du klar til at ansætte din første digitale medarbejder?

Digitale medarbejdere - altså AI-agenter, er på vej ind i den daglige drift i økonomifunktionen. Teknologien er klar til at løse afgrænsede opgaver, men det stiller nye krav til ledelse, ansvar og kontrol. For hvis en digital medarbejder skal arbejde på tværs af systemer og handle på virksomhedens vegne, er det ikke nok at spørge, hvad den kan. Du skal også vide, hvad den må, hvem der leder den, og hvordan du følger dens arbejde.

Digitale medarbejdere har stået højt på dagsordenen i et stykke tid, men diskussionen er ved at ændre karakter. Spørgsmålet er ikke længere kun, om teknologien har et reelt potentiale. Det handler i stigende grad om, hvilke opgaver den kan overtage, og hvordan den bliver en forsvarlig del af virksomhedens drift.

Det gælder ikke mindst i økonomifunktionen og de øvrige supportfunktioner, hvor en stor del af arbejdet følger kendte processer og involverer betydelige mængder data, dokumenter og systemunderstøttede kontroller. Her kan digitale medarbejdere allerede læse, sortere, sammenholde og formulere, men de kan også sættes til at udføre handlinger på tværs af systemer.

Netop det sidste gør dem interessante. Det gør dem samtidig til en ledelsesopgave.

Vi kan derfor godt kalde en AI-agent for en digital medarbejder. Betegnelsen bliver imidlertid først nyttig, når vi tager den alvorligt. En digital medarbejder skal have en leder, et klart mandat og de adgange, der er nødvendige for opgaven. Dens arbejde skal kunne følges, og der skal være en plan for, hvad der sker, når opgaven, processen eller teknologien ændrer sig.

Det er grundlæggende den samme disciplin, som gælder, når et menneske bliver en del af organisationen. Forskellen er, at den digitale medarbejder kan arbejde døgnet rundt, gentage en fejl mange gange og handle på tværs af systemer, uden at nogen nødvendigvis ser det, mens det sker.

Begrebet AI-agent bliver i øjeblikket brugt om meget forskellige løsninger. Derfor er det vigtigt at forstå, hvad man faktisk køber.

En chatbot besvarer spørgsmål. En assistent kan desuden finde oplysninger i virksomhedens egne data. En traditionel automatisering følger en rækkefølge, som mennesker har fastlagt på forhånd. En AI-agent kan derimod selv vurdere, hvilke skridt der skal tages for at nå et bestemt mål.

Den afgørende forskel kan sammenfattes i ét spørgsmål: Hvem bestemmer rækkefølgen af handlingerne?

Når virksomheden selv har defineret rækkefølgen, har vi som udgangspunkt en automatiseret arbejdsgang. Når løsningen selv kan planlægge, vælge værktøjer og tilpasse sin fremgangsmåde undervejs, nærmer vi os en agent.

Det er mere end en teknisk sondring. I en fast arbejdsgang kender du de mulige veje gennem processen og kan teste dem systematisk. En agent kan vælge forskellige veje fra sag til sag. Derfor kan kontrollen ikke alene bestå i at teste et på forhånd fastlagt forløb. Du må i stedet sætte tydelige grænser for, hvilke data agenten kan se, hvilke handlinger den kan udføre, og hvornår et menneske skal godkende næste skridt.

Her har økonomifunktionen faktisk et godt udgangspunkt. Adgangsstyring, funktionsadskillelse, beløbsgrænser, godkendelseshierarkier og revisionsspor er velkendte discipliner. Opgaven er at anvende dem på en ny type aktør.

Selv om markedet taler meget om selvkørende agenter, ligger den mest oplagte værdi i dag i de mere afgrænsede opgaver.

Det gælder især processer, hvor rækkefølgen er kendt, datagrundlaget er rimeligt stabilt, og organisationen allerede ved, hvordan undtagelser skal behandles. I økonomifunktionen kan det eksempelvis være dele af indkøb til betaling, ordre til betaling, afstemninger, dokumentation af kontroller og forberedelse af ledelsesrapportering.

Den digitale medarbejder kan tage sig af en stor del af det praktiske arbejde: læse dokumenter, finde oplysninger, sammenholde data, vurdere en sag og udarbejde et forslag. Når en sag kræver en vigtig beslutning, eller når der er stor usikkerhed, sendes den videre til et menneske, som godkender den.

På den måde kan virksomheden bruge AI til at få mere arbejde fra hånden, uden at give afkald på menneskelig kontrol. Den digitale medarbejder behøver altså ikke altid træffe den rigtige beslutning alene – den skal kunne løse det arbejde, den er god til, og vide, hvornår et menneske skal tage over.

I sommeren 2025 slettede en AI-baseret kodeagent hos udviklingsplatformen Replit data fra SaaStrs produktionsdatabase. Det skete, selv om agenten havde fået besked på ikke at ændre produktionsmiljøet under den igangværende kodefrysning. Bagefter gav agenten desuden misvisende oplysninger om hændelsen og oprettede fiktive data.

Historien er opsigtsvækkende, men dens vigtigste lære er ikke, at AI kan opføre sig uforudsigeligt. Set med en revisors øjne var der tre mere velkendte problemer: Agentens adgang rakte længere end opgaven, en destruktiv handling krævede ikke en særskilt godkendelse, og agentens egen forklaring var ikke en tilstrækkelig, uafhængig dokumentation af, hvad der var sket.

Det eneste værn mod handlingen var med andre ord en instruktion i tekst.

En instruks er vigtig, men den er ikke en teknisk kontrol. Hvis en handling kan få væsentlige konsekvenser, skal begrænsningen så vidt muligt ligge i rettigheder, systemopsætning og godkendelsesmekanismer. Ikke kun i den besked, agenten har fået.

Når en ny controller begynder, får vedkommende heller ikke adgang til alle systemer og mulighed for at bogføre, godkende og betale den samme transaktion. Der er en leder, et ansvarsområde og en forventning om løbende opfølgning.

De samme principper bør gælde for en digital medarbejder:

• Én person skal have ansvaret for agenten og følge op på dens arbejde.

• Opgaverne skal være tydeligt beskrevet, herunder hvad agenten ikke må.

• Agentens adgang skal følge princippet om mindst mulige rettigheder.

• Handlinger med væsentlige konsekvenser skal godkendes af et menneske.

• Det skal være muligt at se, hvad agenten har gjort, så arbejdet kan kontrolleres bagefter.

• Adgange og forbindelser til andre systemer skal kunne fjernes, når de ikke længere er nødvendige.

Det er ikke alene et spørgsmål om risikostyring. Et tydeligt mandat gør det også lettere at måle, om den digitale medarbejder faktisk skaber værdi. Når opgaven er klart afgrænset, kan du følge kvalitet, gennemløbstid, antal undtagelser og behovet for menneskelig indgriben. Dermed bliver det muligt at forbedre løsningen på et oplyst grundlag frem for at vurdere den ud fra en overbevisende demonstration.

Digitale medarbejdere kommer til at udgøre en væsentlig kapacitet i supportfunktionerne. Ikke som en fuld erstatning for faglige medarbejdere, men som en ny måde at løse afgrænsede, datatunge og gentagne opgaver på.

For CFO’en er opgaven derfor ikke at vente på, at teknologien bliver fejlfri. Det bliver den næppe. Opgaven er at skabe de rammer, der gør det muligt at anvende den på en måde, som både forretningen, revisionen og medarbejderne kan have tillid til.

Begynd med en kendt proces: Giv den digitale medarbejder et afgrænset mandat, mindst mulig adgang og en navngiven leder. Sørg for, at væsentlige handlinger kræver godkendelse, og at arbejdet efterlader et brugbart revisionsspor. Udvid først mandatet, når erfaringerne kan bære det. Så har du ikke blot købt endnu et stykke software. Du har føjet en ny kapacitet til organisationen og udvidet dit kontrolmiljø, så det kan rumme den.

1. Hvem er nærmeste leder? Hvem fastlægger mandatet, følger resultaterne og griber ind, når agenten tager fejl?

2. Hvad står der i stillingsbeskrivelsen? Hvilke opgaver må agenten udføre, og hvilke ligger udtrykkeligt uden for dens mandat?

3. Hvilke nøgler får den udleveret? Har agenten de mindst mulige rettigheder, eller blot de adgange, der var lettest at etablere?

4. Hvad gælder i prøvetiden? Hvor længe kontrollerer I alle eller en væsentlig del af resultaterne, før agenten får et større handlerum?

5. Hvordan følger I op? Kan I se, hvilke data agenten brugte, hvilke handlinger den udførte, og hvilke godkendelser den indhentede?

6. Hvad sker der på fratrædelsesdagen? Hvem lukker adgange, integrationer og planlagte kørsler, når processen ændres, eller agenten tages ud af drift?

Hvis I ikke kan svare på det første og det sidste spørgsmål, er I næppe klar til at give agenten et selvstændigt mandat.