Find et forankringspunkt i ledelsen

Legals kunde er virksomheden – hele virksomheden. Så for at kunne understøtte virksomhedens interesser og mission skal Legal kunne agere både på det operationelle plan og på det mere strategiske, holistiske plan opadtil i direktion og bestyrelse.

Uanset om din juridiske funktion er kommet langt på rejsen mod business partner, eller din rejse kun lige er begyndt, er et forankringspunkt i topledelsen både nødvendigt og naturligt.

Topledelsen er en vigtig stakeholder for Legal på flere parametre. Dels opadtil, hvor den proaktive Legal-funktion agerer rådgiver for direktionen og bestyrelsen, understøtter ledelsens ansvar i at varetage virksomhedens interesser og risikohåndtering samt rådgiver ved udarbejdelse af beslutningsgrundlag. Og ved at være et uformelt samlingspunkt og talerør for de dele af forretningen, der ikke er repræsenteret i direktionslokalet, forretningens talerør.

Nedadtil mod forretningen er ledelsen en vigtig stakeholder for Legal, da den er med til at sikre, at Legal har en stemme gennem støtte fra ledelsen til eksempelvis legal-drevne forandringsprojekter i forretningen. Det vil medvirke til en positiv oplevelse af den juridiske funktion som en kommerciel, værdiskabende medspiller.

Og netop oplevelsen er afgørende for at ændre nogens opfattelse. Hvilket kræver hårdt arbejde. Sandheden er nemlig, at hvis dele af forretningen skal ændre syn på samarbejdet med Legal, hjælper det i mange tilfælde, at virksomhedens ledelse støtter denne proces.

En opfordring fra ledelsen til at anse Legal som mere end blot en ren juridisk maskine vil kunne have en positiv effekt ikke blot på opfattelsen af Legal, men også på sikring af varetagelsen af virksomhedens interesser.

Det vil derfor være en fordel, hvis den juridiske afdeling sikrer sig støtte til processen hos et medlem af direktionen. Hvis Head of Legal ikke allerede er en del af direktionen, så vil det som oftest være CEO'en, CFO'en eller en HR-direktør, der ville kunne tiltræde som sponsor på Legals positioneringsrejse – både i forhold til fordelene ved involvering af Legal i den daglige understøttelse på driften såsom kontrakter og ved udrulning af projekter såsom compliance-programmer og kontraktstyring.

Hvordan sikrer Legal sig så en plads på direktionens og bestyrelsens agenda?

Legal har ofte en naturlig indgangsvinkel til bestyrelsen i rollen som bestyrelsessekretariat. Om end denne rolle umiddelbart synes begrænset til en ren sekretariatsfunktion, kan den ikke desto mindre være en mulighed for Legal til at spille sig selv på banen som en proaktiv sparringspartner for direktionen og bestyrelsen, når der drøftes strategiske mål for virksomheden, samt når der tages konkrete beslutninger.

Måden, dette kan gøres på, er ved aktivt at:

Når Legal har en plads i forskellige beslutningssammenhænge, vil Legal lettere kunne spotte sammenhænge og konsekvenser for beslutninger på tværs af virksomheden, så der sikres en ensartet og effektiv beslutningstagen, der fremmer virksomhedens mål som et hele.

I Legal-funktionen har ledelsen ikke blot adgang til dygtige jurister, der kan rådgive dem om ansvar, pligter og risici. De har også adgang til en skattekiste af tværorganisatorisk indsigt.

For som jurist i en virksomhed arbejder man på tværs af hele organisationen og i alle ledelseslag. På en typisk arbejdsdag vil man derfor være ekstremt operationel ved at supportere både forretningen i maskinrummet og ledelsen i førerhuset ved at rådgive på mere strategisk plan.

Det gør, at man som jurist får en unik indsigt i og perspektiv på virksomheden, som ingen andre kan bringe ind i direktionslokalet. Det giver ikke alene Legals rådgivere mulighed for at få indflydelse, men afføder også et ansvar for at sikre, at den unikke indsigt bruges til at bygge bro mellem topledelsen og resten af organisationen. Så ambitionerne og potentialet for virksomheden på bedst måde kan eksekveres.

Denne funktion som samlingspunkt er et ofte overset udspring for værdi – både for ledelsen og for Legal selv, der uden tilstrækkelig struktur og ressourcer kan fortabe sig i de operationelle opgaver. Men formår Legal at løfte sig op på et strategisk perspektiv, hvor summen af viden om virksomheden på tværs vil kunne bibringe nye perspektiver til ledelsens drøftelser og beslutningsgrundlag, vil der være en masse værdi at hente.

I de fleste virksomheder er ledelsen ikke en del af de aftaleforhandlinger, som varetages af Legal. Men når aftalerne er færdigforhandlede, skal de alligevel forbi ledelsen, der skal tage stilling til, om virksomheden rent faktisk vil indgå aftalen.

Men hvordan kan Legal gøre det nemt for beslutningstagerne i virksomheden at tage stilling til, hvorvidt aftalen skal skrives under?

En effektiv måde at gøre det nemt for ledelsen og yde god service på er at udfylde et prædefineret beslutningsdokument med de risici, som Legal har identificeret i den pågældende aftale. Dokumentet ville bestå af: Hvad risiciene vil betyde for virksomheden, og hvad der allerede er gjort og vil kunne gøres for at reducere den negative effekt af de pågældende risici.

Fordelen ved et sådant dokument – en beslutningsmatrix, som viser juridiske risici, og kvalificeret stillingtagen til de pågældende risici – vil kunne samkøres med en kommerciel beslutningsmatrix. Så ledelsen ved hjælp af begge dokumenter gøres opmærksom på alle typer risici set i en sammenhæng.

I nogle virksomheder har ledelsen også specifikke forhold, som de ønsker særskilt information om. De punkter vil kunne indarbejdes i dokumentet, så ledelsen oplever at være klædt ordentligt på til at træffe den rigtige beslutning.

Denne type dokument vil sikre, at beslutningstagerne er informeret om de relevante forhold i aftalen, inden de underskriver den. Men Legal vil samtidig kunne bruge dokumentet til at dokumentere, at Legal har oplyst ledelsen om alle relevante forhold og bidraget positivt med deres juridiske faglighed til beslutningsprocessen.

Sidst, men ikke mindst, vil arbejdet med et dokument, som omfatter både juridiske og kommercielle forhold, også understøtte dynamik og tættere samarbejde imellem Legal og forretningen. Ganske enkelt fordi de fleste forhold i den type dokument bedst afklares i en løbende dialog.