en
da
En traditionel rapporteringsproces i Excel er ikke uden udfordringer. I denne artikel ser vi nærmere på fire af de mest udbredte, der kan spænde ben for, at din virksomhed kan generere præcise og rettidige finansielle rapporter. Men hvordan kommer du omkring dem? Det giver vi også vores bud på.
At udarbejde rettidige, konsoliderede og letforståelige rapporter behøver ikke være en smertelig oplevelse for FP&A-teams. Tværtimod. Dog er der mange virksomheder, som slår sig til tåls med en rapporteringsproces, som ikke er så god, som den har potentiale til at blive. Hovedårsagen kan nok findes i opfattelsen af, at procesforbedringer er for vanskelige og tager for lang tid at implementere.
Hvis du arbejder med rapportering, så ved du sikkert også, at begrebet ’rapportering’ spænder bredt. Fra fx at præsentere ledere for, hvordan Actual-tal ser ud op imod budgettet, til at vise, hvordan ændringer påvirker marginer.
Nedprioriteres teknologiunderstøttelsen af rapporteringen, bliver det svært at drive virksomheden ved hjælp af nøjagtige og rettidige finansielle rapporter.
Så overvej dette: Er din finansielle rapportering så god, som den kan være?
Lad os se nærmere på fire gængse udfordringer, der kan præge den finansielle rapportering, hvis den bor i Excel – og hvordan en løsning kan se ud.
1. Nøjagtigheden i data sættes på spil
Excel kan være et godt og brugbart værktøj – til nogle opgaver. For når det kommer til finansiel rapportering, gør Excels statiske natur det svært at udarbejde præcise og opdaterede rapporter. Og det sætter både nøjagtighed, sikkerhed og effektivitet på spil. Når finansielle data får lov at leve i Excel-ark, kan der opstå problemer med versionskontrol, når de sendes til gennemgang og verifikation. Og selvom Excel-arket kun bruges af én person, er uoverensstemmelser i målinger, data og beregninger nærmere reglen end undtagelsen. Konsekvensen bliver, at der skal bruges værdifuld tid på at verificere og validere data. Tid, der kunne være brugt på kerneforretningen.
2. Data kommer flere steder fra
I Finance er du og dine kolleger ansvarlige for at generere tydelige og handlingsorientrede finansielle data. Og når data skal fremlægges for beslutningstagere i virksomheden, bør fokus ikke kun være på at forstå analysen bag dataene, men også på, hvilke handlinger der skal overvejes på baggrund af analysen.
Flere virksomheder gør i stigende grad brug af operationelle data, der trækkes uden for finansafdelingen, i deres rapportering. Altså ikke-finansielle data. Brugen af traditionelle rapporteringsmetoder, der typisk findes uden for finansafdelingen, skaber altså en ekstra byrde, der kan forhindre, at nødvendige indsigter kan blive fremlagt.
3. Manglende samarbejde på tværs af organisationen
Finansiel rapportering bør ikke være en eksklusiv opgave for Finance, men derimod en samarbejdsproces, hvor finansielle og ikke-finansielle ledere arbejder sammen om ikke kun at rapportere tallene, men også at bruge dem aktivt til at skabe handling i forretningen.
Men alt for ofte ser vi, at de forretningsansvarlige driftsledere ikke har tilstrækkeligt input til eller engagement i den økonomiske planlægningsproces, og de er ikke informeret om, hvordan deres beslutninger kan påvirke den samlede rentabilitet. Her kommer ældre rapporteringsværktøjer til kort, fordi de tit ikke kan tilbyde reelle præstationsindsigter, der kan støtte ledere til forbedrede resultater – og derfor ikke muliggør et samarbejde på tværs.
4. Fortolkning af data
Data er indsamlet, og nu er det tid til at analysere og fortolke dem, så de finansielle og operationelle indsigter står krystalklart. Jo bedre organisationen forstår historien bag tallene, des større chance for at lykkes med at blive datadrevet og dermed få dit budskab i gennem til dem, der skal træffe beslutningerne i sidste ende. Og det er vigtigt at have fokus på din modtager; hvordan forstår de tallene, du præsenterer? Personer uden for Finance søger mere end bare tal. De vil forstå virkningen og konsekvenserne af data. Derfor er det oplagt at opbygge en fortælling, der tydeligt viser nuværende præstationer, fremtidige tendenser og mulige scenarier. Det kan du gøre med intuitive dashboards, for her får du fleksibiliteten til hurtigt og effektivt at levere data i flere forskellige formater.
Hvad er så løsningen?
Løsningen på de ovenstående rapporteringsudfordringer kommer ikke ved et trylleslag, men kræver derimod et system, der er mere sofistikeret end et regneark, dog ikke så kompliceret, at det kræver seks måneder at implementere. En Workday Adaptive Planning-løsning kan ofte implementeres på 4-6 uger, afhængig af ambitionsniveau og beslutningskraft.
Løsningen, du vælger, bør levere finansiel intelligens på et niveau, der både forbedrer de forretningsmæssige resultater og accelererer væksten. Og ikke mindst reducerer tiden fra ’bøgerne er lukket’ til rapporterne er klar til analyse og review til nærmest ingen tid, så du kan komme i gang med værdiskabende analyser og dialoger. Dialogerne kræver, som vi kom ind på i sidste afsnit, at data kan udfoldes og fremlægges fleksibelt til de enkelte interessenter i forretningen.
CFO'er og finansafdelinger, der automatiserer indsamlingen af data og opgraderer den finansielle planlægning, kan skabe større tillid i dataene, samtidig med at det bliver lettere at få værdifulde indsigter.
Artiklen, du netop har læst, har sin oprindelse hos vores samarbejdspartner Workday. Vi har læst, hvad de har skrevet, oversat til dansk og drejet pointerne over til din favør, så du kan blive klogere på Workday Adaptive Planning, AI, ML mv. Vi håber i hvert fald, du fik gavn af at læse artiklen. Er du interesseret i få fingre i originalen? Så hop over i Workdays læringsunivers.
Vælg et rapporterings- og planlægningsværktøj til din SaaS-forretning
Cloud-baserede finansielle planlægnings- og analyseværktøjer som Workday Adaptive Planning kan være med til at løse de ’klassiske’ problemstillinger, som langt de fleste SaaS- og abonnementsforretninger bokser med. Men de kan også hjælpe finansfunktionen med at nå deres ambitioner om at levere et output, som løfter den samlede forretning.
Så overvejer du at hoppe ud af Excel-tyranniet og ind i et cloud-baseret rapporterings- og budgetværktøj, er du meget velkommen til at række ud til Partner Morten Boldsen for en uformel snak om, hvad vi kan gøre for dig og det teknologiske fundament i din finansfunktion.
