Løndata – fra mere til bedre

Vi ser en tendens i danske virksomheder til at gå fra mere til bedre. Men hvad betyder det overhovedet, og hvordan kan den tendens give gode resultater i din virksomheds lønafdeling? Det kigger vi nærmere på i denne artikel. Du får også et helt konkret bud på, hvad dit næste skridt som lønchef med fordel kan være, hvis du gerne vil have en bedre lønrapporteringsproces og bruge din tid mere værdiskabende.

Da vi i foråret 2023 holdt udgivelsesreception for bogen 'Din guide til lønprocessen', havde vi inviteret fremtidsforsker Anne Skare Nielsen til at tale om, hvilke tendenser hun forudså ville få betydning for lønområdet i fremtiden. Og en af de største tendenser var ifølge hende en overgang fra mere til bedre.

Det var et emne, der vakte genklang; ikke kun blandt tilhørerne, men også hos os i Basico. For at gå fra mere til bedre er noget, vi ofte ser et ønske om hos vores kunder – og ikke kun inden for Payroll Services.

Derfor vil vi her dykke ned i et område, hvor fra mere til bedre-tilgangen har stort potentiale for at forbedre arbejdet med løn – nemlig løndata, og hvordan vi anvender det i afstemnings- og rapporteringsfasen.

Lønområdet er et område, hvor mange virksomheder udnytter deres data ineffektivt. Det skyldes for det meste, at virksomhederne ikke har et skarpt defineret formål med deres afstemningsproces, hvilket også fører til manglende overblik over, hvilke data de skal bruge for at understøtte det formål. I stedet bliver løndata ofte en pærevælling af data, der enten er taget med for en sikkerheds skyld eller efter devisen 'sådan plejer vi at gøre.'

Derfor arbejder lønafdelingen i mange virksomheder med datasæt, som er store og komplekse, men som ikke løser lønrapporteringsopgaven effektivt.

Faktisk ser vi ofte virksomheder, der arbejder i store, komplicerede Excel-ark fyldt med løndata, men som efter en gennemgang af deres faktiske behov finder ud af, at de kunne nøjes med helt ned til 30-40% af det, de plejede at bruge.

Men hvorfor er det et problem at medtage megen data? For at kunne svare på det spørgsmål er det oplagt også at spørge, om det overhovedet er et problem. Er megen data ikke bare et udtryk for, at lønafdelingen har en masse viden og et godt overblik?

Ikke nødvendigvis, er svaret desværre.

Kort fortalt begynder løsningen med, at I er opmærksomme på jeres modtagere på både afstemnings- og rapporteringsfronten og på, hvilke behov de har.

Helt konkret anbefaler vi, at du begynder med at kortlægge de relevante interessenter i denne proces. Hvem de er, vil sandsynligvis spænde bredt – i den første del af processen vil det typisk være dine lønmedarbejdere, og i den sidste del af processen vil det være finansmedarbejdere, revisorer eller andre i virksomheden, der har brug for de data, I sidder med.

Indkald de pågældende medarbejdere til et møde eller en workshop, hvor I kan danne jer et overblik over, hvad I skal have afstemt og dokumenteret, hvilke data I skal bruge til det, og hvordan I får det omsat til en konkret proces og implementeret i jeres daglige arbejde. Samtidig kan I også få defineret et tydeligt formål med afstemnings- og rapporteringsprocessen.

Læs evt. kapitel 9 i 'Din guide til lønprocessen' som forberedelse inden mødet – kapitlet findes også som blogindlæg her.

At bruge en dag på at tænke jeres behov godt igennem og få jeres data og jeres processer struktureret rigtigt vil gøre, at I fremover får et bedre resultat og skal bruge mindre tid på opgaven.

Samtidig er det en enkel løsning, hvor den arbejdstid, I bruger, hurtigt er tjent hjem igen – og derudover koster det ikke andet end den kaffe, I drikker under mødet.

Husk også at planlægge et opfølgningsmøde nogle måneder senere, så I har mulighed for at evaluere på de nye arbejdsprocesser og finde ud af, om der i mellemtiden er opstået nye behov. Nogle gange fører en gennemgang af data nemlig også til et behov for at få set jeres lønsystem efter i sømmene.

Der er ret stor sandsynlighed for, at jeres møde om databehov også vil medføre behov for at få foretaget ændringer i jeres lønsystem – fx ift. dataudtræk eller systemopsætning. Den rette systemunderstøttelse spiller nemlig også en væsentlig rolle i din mulighed for at få optimeret virksomhedens brug af løndata.

Det kan endda være, at I opdager, at I har brug for et helt nyt lønsystem. Hvis det er tilfældet, er udviklingen inden for lønsystemer til jeres fordel. De fleste virksomheder er nemlig gået fra at have meget komplekse systemlandskaber på tværs af HR- og lønområdet til at have mere effektive og standardiserede systemer, der hænger bedre sammen på tværs og understøtter hinanden. Og det har også gjort datakvaliteten bedre, hvilket igen fører til større tillid til virksomhedens løndata.

For dig betyder den større tillid til data, at du kan lave bedre rapportering, der er mere målrettet og indeholder færre, men mere relevante data.

Har du fået blod på tanden ift. at rykke din lønafdelings rapporterings- og afstemningsprocesser fra mere til bedre? Så håber vi, denne artikel har givet dig et indblik i udfordringen og har klædt dig på til at tage det første store skridt på vejen mod mere relevant rapportering med færre (og mere skræddersyede) data.

For at opsummere er vores bud på en helt konkret plan til dig lige nu:

1. Sæt nogle timer af i din kalender, og indkald opgavens interessenter på begge sider af rapporteringsprocessen til et møde eller en workshop.
2. Få kortlagt, hvad jeres respektive behov er, hvilke data der understøtter de behov, og hvordan I implementerer det, I finder ud af, i jeres arbejdsprocesser fremover.
3. Tjek, om I skal have foretaget ændringer i jeres lønsystem for at kunne understøtte de nye data.
4. Indkald evt. til et opfølgningsmøde om nogle måneder, og gør status over, hvordan det har påvirket jeres arbejde, og om I er stødt på nye behov (det kan være på både data- og systemfronten eller et helt tredje sted). 

Så er der vist kun tilbage at ønske god fornøjelse med arbejdet.