Sådan forbereder du dig bedst til en hard close-revision

Har du prøvet at stå midt i årsafslutningen og oplevet uventede overraskelser, der har øget presset og arbejdsbyrden? Ved at tage fat på væsentlige risikoområder samt regnskabsmæssige skøn før årsafslutningen kan du både mindske risikoen for uventede reguleringer betragteligt og samtidig lette presset i den travle januar måned. En effektiv måde at gøre det på er gennem en hard close-revision. Men hvad betyder det egentlig, og hvordan kan du forberede dig bedst muligt?

Formålet med en hard close-revision er især at afklare væsentlige regnskabsmæssige skøn samt andre risikoområder i god tid inden den endelige årsrevision. 

For regnskabsmæssige skøn er der i nyere tid kommet skærpede krav til revisor, hvilket også øger dokumentationskravene til dig som virksomhed. Ved at fremskynde en del af revisionsarbejdet til et tidligere tidspunkt får både du som virksomhed og revisor mere tid til at håndtere komplekse problemstillinger og dermed sikre en smidigere afslutning på regnskabsåret. 

Derudover vil der altid være et vis antal stikprøver forbundet med en revision, hvorfor en stor del også med fordel kan planlægges og udføres i forbindelse med en hard close-revision, der netop også vil frigive mere tid hos alle parter i årsrevisionen. 

I denne artikel vil vi hjælpe dig med, hvordan du bedst muligt forbereder dig på en hard close-revision, ligesom vi vil fremhæve potentielle udfordringer, der kan opstå, hvis du ikke er opmærksom. 

Hvis du holder fokus på lige præcis det, der er relevant for dig, kan du nemlig sikre dig imod uventede reguleringer af væsentlig karakter, der vil kunne besværliggøre stakeholder-management både internt og eksternt.

Hvordan kan du som virksomhed være med til at sikre, at fokus er på netop de områder, der måtte være af mest relevans for dig og din forretning? Selvom du som udgangspunkt ikke har indflydelse på, hvordan revisor definerer graden af risiko på de enkelte områder, så kan du alligevel i høj grad være med til at planlægge processen og sikre relevans og effektivitet. For husk på, at det er dig, der kender din forretning bedst. Derfor har du også de bedste forudsætninger for at vurdere detaljeringsgraden og kompleksiteten i de enkelte områder. Med din indsigt kan revisor bedre forholde sig til risikoen ud fra et revisionsmæssigt synspunkt. Ved at tage en proaktiv rolle i planlægningen af hard close-revisionen kan du ikke kun optimere processen, men også være med til at skabe en mere effektiv og målrettet revision. 

Scopet for en hard close-revision vil typisk indeholde væsentlige regnskabsposter i resultatopgørelsen samt betydelige regnskabsmæssige skøn. Herudover vil der også være inkluderet væsentlige regnskabsposter i balancen, hvor revisor måtte finde det relevant. 

Det vil også være naturligt at inkludere test af kontroller som en del af scopet. Det kræver dog, at kontrollerne er designet og implementeret korrekt, så de kan vurderes som effektive for hele eller dele af regnskabsperioden. Desuden skal de opfylde kravene til dokumentationen, så revisor kan gennemgå og evaluere dem behørigt. 

Uagtet om der i større eller mindre grad planlægges en kontrolbaseret revision, så er det afgørende, at der for hvert enkelt område i scope foretages en detaljeret forventningsafstemning på den ønskede dokumentation, så uklarheder eller misforståelser kan afklares fra starten.

Omsætning

Omsætningen er ofte et af de mest tidskrævende områder, da revisionsstandarder – uanset om der er tale om årsregnskabsloven eller IFRS – stiller betydelige krav til dokumentationen. Dette påvirkes desuden yderligere, hvis kompleksiteten for indregningen også er høj. Omsætningen vil derfor være en yderst relevant regnskabspost at inkludere i scopet og vil samtidig kunne frigive en masse tid under årsrevisionen og reducere presset betydeligt. 

Vareforbrug

Vareforbruget og produktionsomkostningerne kan også være tidskrævende og være påvirket af opgørelsen og værdiansættelsen af varelager og igangværende arbejder. Det centrale her er som tidligere nævnt at tage en god dialog med revisor for at sikre, at I er enige om typen af dokumentation og har en fælles forståelse for processen. 

Andre eksterne omkostninger 

Andre eksterne omkostninger udgør ofte en væsentlig del af regnskabet, hvilket kan medføre et vist antal stikprøver. Selvom denne regnskabspost som udgangspunkt ikke vurderes som kompleks, kan det variere fra virksomhed til virksomhed. Det er derfor vigtigt at vurdere, om der er særlige forhold, der kræver ekstra opmærksomhed og med fordel kan drøftes med revisor. 

Personaleomkostninger 

Personaleomkostninger forbindes ofte med en mindre grad af kompleksitet. Vores erfaring viser dog, at lønprocessen kan være et af de områder, der stiller størst krav til dig som virksomhed. Afhængigt af din branche kan indregningen og sammensætningen af lønelementer være yderst kompleks. Derfor kan det være en fordel at afklare disse forhold med revisor i god tid. 

Ud over selve dokumentationskravene kan der især være meget tid forbundet med at indsamle dokumentationen for de enkelte stikprøver. Det er derfor vigtigt at tage højde for dette i den overordnede tidsplan og planlægge derefter. 

Goodwill

Goodwill anses som et væsentligt regnskabsmæssigt skøn og er derfor underlagt særlige revisionsmæssige krav i henhold til revisionsstandarden ISA 540, som kræver yderst detaljeret dokumentation. Hvis regnskabet aflægges efter IFRS, er der krav om at gennemføre en årlig nedskrivningstest. Aflægges der efter årsregnskabsloven, skal det årligt vurderes, om der er indikationer på nedskrivningsbehov. Er det tilfældet, skal en nedskrivningstest også udføres. 

Det anbefales at investere tid i udførelsen af nedskrivningstesten, og at den nøje følger fortolkningsbidraget efter den internationale regnskabsstandard IAS 36. Revisor vil især stille dokumentationskrav til forecasts anvendt i tidligere år, sammenholdt med de realiserede tal i indeværende år, med henblik på at dokumentere ledelsens evne til at budgettere. 

Desuden stilles der dokumentationskrav til pålideligheden af datainput, som omfatter alt fra eksterne til interne data, hvilket fx kunne være, om budgetter og strategiplaner er godkendt af den øverste ledelse. 

Det er derfor en god idé at afklare modellen for nedskrivningstesten med revisor så tidligt som muligt. Påbegyndelsen af revisionen afhænger typisk af dig, og hvornår du har den underliggende dokumentation på plads. 

Udviklingsprojekter 

Udviklingsprojekter anses ofte som en kompleks størrelse og vil typisk også være et væsentligt fokusområde fra revisors side. Kompleksiteten ligger i indregningen, og det er helt afgørende, at denne er i overensstemmelse med bestemmelserne i IAS 38. Derudover er det vigtigt at forholde sig til værdiansættelsen, da der er tale om et regnskabsmæssigt skøn og derfor – som beskrevet under goodwill – underlagt detaljeret dokumentation. 

Materielle anlægsaktiver 

Materielle anlægsaktiver udgør ofte en væsentlig del af den samlede balance i årsrapporten, hvilket derfor typisk vil være en del af det overordnede scope, herunder for hard close-revisionen. Her kan det være relevant at diskutere de vurderinger, der ligger bag fastsættelsen af scrapværdier og levetider, der i visse tilfælde kan være komplekse og derfor med fordel bør afklares med revisor før statusrevisionen. 

Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser 

Tilgodehavender fra salg og tjenesteydelser er et naturligt fokus for revisor, da vurderingen af værdiansættelsen har en væsentlig betydning for virksomhedens likviditet. Her vil det være relevant at drøfte med revisor, hvilken model der bruges til at vurdere risikoen for nedskrivningsbehov. Afhængigt af om du foretager vurdering efter IAS 39 eller IFRS 9, kan dette være komplekst og bør derfor drøftes i detaljer med revisor før statusrevisionen. 

Aktiebaseret vederlæggelse 

Aktiebaseret vederlæggelse omfatter aflønning i form af aktier, optioner og andre egenkapitalinstrumenter. Indregningskriterierne er komplekse og følger den internationale regnskabsstandard IFRS 2 under IFRS. Reglerne under ÅRL stiller kun konkrete krav til indregning af kontantbaserede ordninger, men tillader frivillig indregning af egenkapitalbaserede ordninger efter bestemmelserne under IFRS 2. 

Det er afgørende at afklare typen af ordninger med revisor samt disses krav særligt til optjening, tildeling og opgørelse af dagsværdi. 

Banklån og lånebetingelser 

Indregningen og målingen af lån betragtes som udgangspunkt ikke som kompleks, da det som hovedregel sker til amortiseret kostpris. I stedet kan der være særlige betingelser i låneaftalen (covenants), der stiller krav til låntager. Disse kan omfatte rapporteringskrav til banken og ofte også finansielle krav såsom forholdet mellem fx gæld og egenkapital, niveauet af frie pengestrømme osv. 

Vi anbefaler, at disse ting afklares med revisor hurtigst muligt. Især for at give revisor sikkerhed for, at der ikke er risiko for brud på lånebetingelser, hvilket potentielt kan øge den risiko, der er forbundet med ’fortsat drift’. 

Hensættelser 

Det centrale ved hensættelser er de bagvedliggende principper for indregning, som vi anbefaler at få afklaret med revisor hurtigst muligt. Hensættelser kan ofte være komplekse og fra et revisionsmæssigt perspektiv forbundet med en forhøjet risiko. Eksempler på disse kan være garanti- og miljøhensættelser, bonus samt usikkerheder forbundet med igangværende retssager. 

Når du har fastsat scopet for hard close-revisionen, er det vigtigt sammen med revisor at få fastlagt den tidsmæssige placering. Tidspunktet og skæringen for, hvilken del af perioden der revideres under hard close-revisionen, afhænger af scopet. Derfor må den tidsmæssige placering aldrig besluttes som det første. Herudover er det også relevant at have følgende overvejelser i baghovedet, inden du træffer en beslutning om den tidsmæssige placering af hard close-revisionen: 

• Hvor lang tid tager månedslukket, og er der særlige omstændigheder, der gør, at nogle månedsluk kræver mere tid end andre? 
• Er der andre interne deadlines, der potentielt kan overlappe og gøre det vanskeligt at sikre det nødvendige fokus på revisionen? 
• Hvilken kapacitet er nødvendig for at have de rette medarbejdere til stede under hard close-revisionen? Er der typiske ferieperioder eller andre faktorer, der kan påvirke tilgængeligheden af nøglepersonale? 
• Giver det mening at udføre en hard close-revision, hvis årsrevisionen allerede er planlagt til en mindre travl periode i det nye år? Måske opvejer fordelene ikke det ekstra pres ved at skulle presse en delrevision ind i december. Hvis ikke, så bør dette drøftes med revisor. 
• Hvilke interne og eksterne rapporteringskrav eksisterer fra fx bestyrelsen, långivere m.fl., og hvordan harmonerer disse krav med den tidsmæssige placering af hard close-revisionen?