Automatisér din årsafslutningsproces

Din virksomhed er sikkert i gang med årsafslutningsprocessen og knokler løs for at få sat to streger under årets resultat.

De fleste danske virksomheder foretager processen manuelt eller semimanuelt, hvilket giver en række udfordringer fra manglende overblik til sårbarhed i Finance og risiko for menneskelige fejl. Men hvordan kan du gøre processen bedre? Det stiller vi skarpt på i denne artikel.

Vidste du, at både den månedlige afstemning og årsafslutningen stadig bliver foretaget manuelt eller semimanuelt i tre ud af fire danske virksomheder? Det er en tung, tidskrævende og ikke mindst frustrerende proces. Ofte er det halvdelen af økonomifunktionens ressourcer, der går til måneds- og årsluk, hvilket giver en uhensigtsmæssig og ikke-optimal anvendelse af ressourcerne, samtidig med at det skaber en flaskehals i økonomifunktionens mest hektiske periode. 

Derfor vil vi slå et slag for, du overvejer at automatisere denne proces. Det medfører en række fordele. Fx giver det bedre arbejdsbetingelser i Finance, reducerer fejl og kan være et vigtigt skridt i retning af at lukke regnskabet hurtigere og dermed få hurtigere rapportering.

Men for at kunne forstå fordelene ved en automatiseret årslukningsproces er vi nødt til at dykke ned i, hvorfor manuelle eller semimanuelle årslukningsprocesser skaber så mange udfordringer.

Tidskrævende og sårbar med manglende overblik

Kun 28% af økonomimedarbejderne har tillid til de månedlige tal. Og en væsentlig del af årsagen til den manglende tillid kan findes i de manuelle systemer og processer, som økonomifunktionen arbejder med. Manuelle systemer er særligt sårbare over for menneskelige fejl – uanset om det er i form af tal, der er blevet fejlindtastet, forkert vedlagt dokumentation eller opgaver, der er blevet overset.

Hvis du er blandt dem, der baserer din virksomheds årsafslutning på manuelle eller semimanuelle processer, kan du formentlig også nikke genkendende til denne symptomliste:

Processen tager lang tid og kræver mange ressourcer af din finansfunktion.

Det er svært at holde et konstant opdateret overblik over processen, og hvem der gør hvad hvornår – både for medarbejderne og ledelsen.

Flere opgaver er sårbare over for personafhængighed, og pga. manglende overblik kan du ikke bare omdelegere opgaver, hvis en nøglemedarbejder bliver syg.

Du skal tjekke – og dobbelttjekke – at dokumentation er vedlagt det rigtige sted, og alligevel kan der nemt ske fejl.

Medarbejderne har svært ved at planlægge deres arbejdstid, fordi de mangler overblik over deres opgaver og roller i årsafslutningsperioden.

Det manglende overblik fører til manglende mulighed for prioritering af opgaverne efter vigtighed og deadline.

Og som om det ikke var nok, så bliver kravene om større gennemsigtighed, bedre dokumentation, at kunne rapportere hurtigere, overblik over, hvem der har godkendt hvad, og øjeblikkelig præsentation af finansielle data skærpet, ofte både fra virksomheden selv og fra lovgivningsmæssigt hold. 

Det fører til noget, vi desværre ofte ser hos vores relationer – at der i virksomheden er en lang række mindre opgaver og rutiner, som spænder ben for, at finansfunktionen kan tilpasse sig de stigende krav – opgaver og rutiner, som ikke er kritiske og måske kunne undværes. Og årsagerne er ofte de samme: manglende tid og manglende overblik.

Med andre ord er det svært for dig at vurdere, om din Finance-funktion bruger tiden rigtigt.

Fordele ved at automatisere måneds- og årsluk

Men hvad så nu? Hvis du kan nikke genkendende til listen med udfordringer for måneds- og årsluk og gruer for at skulle igennem besværet her til januar, hvad kan du så gøre?

Vores svar er ligetil og kompliceret på samme tid: Du kan overveje at automatisere processerne og transaktionerne i din finansfunktion.

Det er ligetil, fordi fordelene ved at automatisere din måneds- og årsafslutningsproces er mange:

Det forenkler revisionsprocessen. Ved revision skal dokumentation kun placeres ét sted – og revisor får adgang digitalt.
Det skaber bedre overblik over opgaver, indbyrdes afhængigheder, prioriteringer, deadlines og tidsforbrug.
Det skaber bedre overblik og minimerer derfor risikoen for fejl.
Det skaber bedre arbejdsbetingelser for dine medarbejdere, fordi de både får frigivet tid og får bedre overblik over, hvornår deadlines for deres vigtige opgaver ligger.
Det mindsker risikoen for menneskelige fejl og reducerer regnskabsmæssige risici, fordi dokumentationen samles et sted.
Det forenkler virksomhedens administrative processer og hjælper med at præsentere mere gennemskuelige og præcise informationer på kortere tid.

Der er altså stor værdi at hente for alle, både finansfunktionen og virksomhedens øvrige interne og eksterne interessenter. Og med den rigtige automatiseringsløsning bliver det muligt at frigøre store ressourcer til andre (udviklings)opgaver i Finance, hvilket sparer både penge og tid og samtidig styrker økonomifunktionens rolle som business partner. 

Det var den enkle del af svaret. Nu til den komplicerede.

For at få mest muligt ud af automatiseringen skal den løsning, I vælger, nemlig passe til din virksomhed og dens behov. Og der er flere parametre at tage højde for.

Hvordan finder du en løsning, der passer til din virksomheds behov?

Den løsning, du vælger, skal kunne dække virksomhedens nuværende og fremtidige behov.

Det betyder bl.a., at den skal være fleksibel og skalérbar, så I kan forbedre og opdatere funktionalitet, når der er behov for det. Løsningen skal kunne behandle store mængder data på meget kort tid, og det skal være let for dine medarbejdere at generere de rapporter og grafer, de har brug for. Og endelig skal løsningen levere et godt overblik for alle involverede – uanset om det er medarbejdere, ledelsen eller revisorer.

Den gode nyhed er, at der findes mange rigtig gode løsninger på markedet, og at der helt sikkert også findes en løsning, der passer til din virksomheds behov.

Men hvordan finder du den løsning, der er bedst for dig og din virksomhed?

Det gør du ved at skabe et tydeligt overblik over din virksomhed og dens behov, så du sikrer, at det værktøj, I investerer i, faktisk også er det, der er bedst egnet til at løse opgaven for lige netop jer. Så du skal kort fortalt i gang med at specificere virksomhedens behov, krav og derved købskriterier.

Hvilket system, din virksomhed har brug for, afhænger nemlig af en masse forskellige faktorer – fx virksomhedens størrelse, kompleksitet, antallet af juridiske enheder m.m.

Ligeledes vil der være forskel på, om din virksomhed foretrækker en cloudbaseret løsning, eller om I er forpligtede til at have jeres data lagret on premise.

Og her vil vi klart anbefale, at du får hjælp udefra til at få udarbejdet system- og leverandør-due diligence af de forskellige systemer.

Fra en bagudskuende rapporteringsenhed til en fremadskuende strategisk partner for virksomheden

Med den rette automatiseringsløsning kan du sikre, at næste års afslutning bliver mere effektiv, præcis og værdiskabende for hele organisationen.

Derudover er automatisering af årsafslutningsprocessen ikke kun en teknologisk opgradering, men også en investering i Finance-funktionens rolle. At automatisere årslukningsprocessen kan transformere din finansfunktion fra at være en bagudskuende rapporteringsenhed til en fremadskuende strategisk partner for virksomheden. Ved at frigøre værdifulde ressourcer og samtidig mindske risikoen for fejl kan din Finance-funktion i stedet fokusere på at understøtte dine forretningsmæssige initiativer med sin økonomiske faglighed som aktiv sparringspartner.

Og har du viljen til at automatisere din årsafslutningsproces, er din virksomhed allerede godt på vej mod en mere succesfuld og mindre stressende årsafslutning. Næste skridt er at få kortlagt din virksomheds behov, så I kan gå i gang med at undersøge markedet for det rette værktøj.