Mobilitet og automatiseringsprocesser

Hos Toyota er den helt store passion mobilitet. Det er selvfølgelig vigtigt at tjene penge, men drivkraften lig­ger et helt andet sted. Mobilitet i alle former, ansvarlighed i forhold til miljøet, sikkerhed og ikke mindst koncernens stærke værdisæt gennemsyrer virksomheden.

Toyota er ikke længere et bilproduktionssel­skab, men en mobility-virksomhed, der skal hjælpe med at flytte befolkningen rundt. Det har også ændret på, hvem konkurrenterne er. Tidligere var det VW, BMW og andre bil­producenter – i dag er det Google, Apple og Microsoft. Med Toyota som global sponsor for OL vil man til sommer-OL i Japan i 2020 fx kunne se selvkørende mobile enheder, der fragter atleterne rundt.

Alt det giver CFO Martin Tørnes en udfor­drende og meget spændende, men også svær tid, når Finance skal styres og justere kursen til at håndtere fremtidens tiltag. Pro­cesser og procedurer skal derfor automati­seres, så medarbejderne får frigivet tid til at understøtte forretningen bedre fremfor blot at sagsbehandle.

”Vi har rigtig dygtige medarbejdere, som har været her i mange år, og som kender proce­durerne. Så hvorfor skal vi ændre på noget, der fungerer? Det er altid vanskeligt med kulturforandringer, men det skal vi for at møde fremtidens krav,” siger Martin Tørnes om nogle af de udfordringer, som implemen­teringen af Adra Balancer og Adra Task Manager fra Basicos CFO Toolbox har givet.

Men Martin Tørnes har prøvet det før, og han har to altoverskyggende tips til andre CFO’er, som også kan se fordelene ved at automatisere processer: Involver og inkluder medarbejderne! Få dem med i de fleste af de beslutninger, der berører dem. Hele succesen ligger i at få dem med.

Det var Martin Tørnes’ opgave at fortælle, hvorfor visse processer skulle automatise­res. Han satte retningen, og så trådte han ud i kanten af beslutningsprocessen for at undgå, at valget af system blev hans, og at medarbejderne følte, at beslutningen blev trukket ned over hovedet på dem. Nema­washi! På japansk betyder det at gøre de nødvendige foranstaltninger i beslutnings­processerne, og det gør Martin Tørnes.

I mange virksomheder kan der nikkes gen­kendende til, at der bliver indkøbt software, som ender med aldrig at blive brugt. Det undgik Martin Tørnes ved at træde et skridt tilbage. Medarbejderne prøvede både Adra Balancer og Adra Task Manager af og vendte tommelfingrene opad. De tog ejerskab med det samme.

At få sat ting i proces i Adra Balancer og Adra Task Ma­nager giver medarbejderne tid til at hjælpe de kolleger rundt om i organisationen, der rigtig gerne vil have Finances hjælp. Jo mere støtte og hjælp Finance kan tilbyde forret­ningen, jo mere værdi bidrager Finance med i virksomheden.

”At få hevet medarbejderne ud af nogle transaktionsbaserede rutiner, få sat ting og processer i systemer, så det kører snorlige, frigør tid, så de kan begynde at analysere på tallene, begynde at forstå tallene bedre og bruge den forståelse og viden ude i forretningen,” siger Martin Tørnes.

For ham er det værste, hvis medarbejderne i Finance sidder skjulte bag deres skrivebor­de og computere og slet ikke er synlige. Når de rutinebaserede opgaver er automatisere­de, er der plads til fokus på de taktiske op­gaver ude i organisationen … analyser, viden og at være med til at definere forecasts og processer i forretningen.

Hos Toyota som hos andre virksomheder bli­ver medarbejderne bedst trænet i at arbejde med Adra Balancer og Adra Task Manager, når de selv sidder med det.

”Når vi har haft brug for at kontakte Basico, har vi fået en hurtig respons, og der står altid en konsulent klar til at hjælpe os,” siger Martin Tørnes.

Derfor er det også vigtigt for Basico at stå klar i kulissen, når der er brug for hjælp.

”Vi vil gerne have, at kunderne føler, at de har truffet den rigtige beslutning om valg af løsning og valg af samarbejdspartner. Kunderne ved, at når de ringer til os for support, så taler de ikke med IT-folk; vores medarbejdere har baggrund i økonomi eller compliance, og det betyder, at når kunderne har en udfordring, så kan Basico spørge ind til de forretningsmæssige udfordringer, som ofte ikke er IT-relaterede. Vores konsulenter forstår CFO’ens forretningsområde og taler samme sprog,” siger Morten Bille, Partner hos Basico.

Ét er Martin Tørnes’ ønske om at frigøre medarbejderne, så de kan bruge deres tid på at supportere forretningen, noget andet er, om virkeligheden kan følge med. Derfor har førsteprioritet rent compliance-mæssigt været at få Balancer til at køre 100 %. Adra Task Manager er så kommet med i forbindelse med månedsafslutningen. Fundamentet er Balancer, der sikrer den nødvendige digitali­sering, hvor Adra Task Manager tilbyder mulig­heden for at få overblik over processerne – hvem der gør hvad hvornår.

”Cloud-baserede IT-systemer bliver aldrig færdigudviklede. Basico er en væsentlig partner i Danmark for softwareproducenten Adra, og vi har et tæt samarbejde og stor indflydelse, så vi tager selvfølgelig indspark fra vores kunder som forbedringsmuligheder,” siger Morten Bille.

I dag har Toyota et shared service center i Polen, der ikke er inkluderet i processen – endnu. Men Martin Tørnes er overbevist om, at det nok skal komme. Allerede nu er der flere medarbejdere der, der har brug for at kunne tilgå systemet og lægge ting ind i Adra Task Manager.

”Så i Polen bliver det også et system, der er godt, fordi vi hele tiden kan holde øje med processen, hvor vi er i processen, og hvem der har noget udestående. Det har også hjulpet mig til at få et hurtigt overblik, fordi jeg kan gå ind på webben fra alle devices og følge med og se, hvor vi er henne,” siger Martin Tørnes.

En anden gevinst er, at risici ved mandefald reduceres markant. Når en medarbejder for­lader virksomheden, tager han eller hun ikke sin viden med, fordi den viden er forankret i Adra Task Manager. Og det betyder også, at interimsmedarbejdere og nye medarbejdere hurtigt kan sætte sig ind i opgaverne og dermed levere fra første dag.

Martin Tørnes glæder sig til, at alle i Finance bliver så stærke i Adra Task Manager, at de kan sælge ideen til andre afdelinger og funktioner i virksomheden. Det er nemlig ikke kun Finance, der kan have glæde af at få automatiseret processerne. Det er et stærkt system, der kan anvendes i hele virksomheden.

Jo mere vi kommer til at arbejde med det, jo mere kan vi være fortalere for at få sat strøm til nogle af de projekter, vi kører ude i virk­somheden. Der vil være oplagte opgaver, fx til marketingprocesser,” mener Martin Tørnes.

Pt. har Toyota stadig et stort potentiale, der endnu ikke er forløst på Adra Task Manager-delen – fx i forhold til revision, hvor det nu er muligt at nøjes med at lægge informationer ind i eget system, og så kan revisorerne tilgå informationerne hos Toyota. Det er et af de forhold, der står øverst på to-do-listen.

På spørgsmålet om andre og flere initiativer på digitaliseringsfronten er Martin Tørnes ikke i tvivl om, at det næste bliver robotics. Ikke kun i Finance, men det er et rigtig godt sted at begynde. 

Adra Balancer

• Fuldstændig kontrol over afstemning af balancen
• Overblik i realtid
• Værktøjer til at gøre det enkelt at overholde lov givningen
• Øget produktivitet
• En hurtigere månedsafslutning og eliminering af risici.

Adra Task Manager

• En strømlinet periodeafslutning
• Strømlinede regnskabs- og virksomhedsprocesser
• Software, der gør det nemt at designe, konstruere og administrere processer.

Siden Toyota Motor Corporation så dagens lys i 1937, er virksomheden vokset til at omfatte 340.000 medarbejdere i 160 lande og regioner. Toyota kom til Danmark i 1963, og det europæiske hovedkvarter ligger i Bruxelles.

Toyota er en familievirksomhed, og den nu­værende præsident for Toyota, Akio Toyoda, er tredje generation og barnebarn af grund­læggeren, Kiichiro Toyoda.

Ud over biler udvikler Toyota byggeprojekter og IT, producerer industrielt udstyr og både, forsker i bioteknologi og skovbrug og har blikket rettet mod fremtidens robotteknik. Toyota har en passion for mobilitet og er en af de virksomheder i verden, der bruger flest penge på forskning og udvikling for at kunne tilbyde mobilitet til ethvert behov.

I det seneste regnskabsår havde Toyota et globalt overskud efter skat på 143 milliarder kroner, og på verdensplan omsatte koncernen for næsten 1.700 milliarder kroner.

Et centralt, langsigtet mål er, at i 2050 skal Toyotas CO2-udslip være nedbragt til 0 i hele produktionskæden.

Derfor kan der være ting, der har ændret sig, siden vores artikler blev publiceret – de medvirkende kan have skiftet job, og verden kan være blevet vendt på hovedet af amerikanske præsidenter, kinesiske flagermus og andre katalysatorer for uventede begivenheder – you get the point. Vi håber, at du alligevel har lyst til at læse vores artikler og måske endda bliver lidt inspireret af dem.