“Vi lukker bøgerne på tre dage”

Hvorfor er det vigtigt at lukke bøgerne hurtigt? Er der en sammenhæng mellem hastighed, kvalitet og værdi for forretningen? Månedsluk er en af de mest centrale processer i finansfunktionen, og der er stor værdi at hente i en strømlinet, hurtig og god proces, hvor der er stor tillid til tallene efterfølgende. Men hvad er barriererne for at nå i mål med fast close, og hvordan tackler du dem?

Udsagnet “Vi lukker bøgernepå tre dage” siger for de fleste regnskabsfolk meget om en finansfunktion, da en strømlinet månedslukproces fungerer som en central indikator for kvalitet og effektivitet.

Omvendt er en ustruktureret og udefineret månedslukproces udtryk for det modsatte. Det påvirker kvaliteten i en negativ retning og er omkostningstungt og tidskrævende for medarbejderne. Derfor har mange et ønske om fast close, men det kan være svært at få det til at lykkes. 

Når det kan være svært at nå i mål med fast close, skal årsagen som regel findes i en eller flere af disse omstændigheder:

Hvis din virksomhed er negativt påvirket af en eller flere af disse udfordringer, bliver det svært at udføre en effektiv månedsafslutning med høj kvalitet. Derfor er det vigtigt at finde ud af, hvor udfordringerne ligger, så du ved, hvor du skal sætte ind. I artiklen har vi valgt at lægge vægt på proceselementet, som er et gennemgående tema i fast close-projekter.

Selvom fordelene ved en stærk fast close-proces er indlysende, kan det være vanskeligt at definere, hvordan de fremtidige optimale processer skal se ud.

Ofte gælder det om at starte et andet sted – nemlig med at få kortlagt, hvordan processen ser ud i dag, og forstå, hvilke aktiviteter der indgår.

Ingen projekter er helt ens, men i næsten alle de fast close-projekter, vi hjælper vores kunder med, gennemgår og evaluerer vi hver enkelt arbejdsgang og proces i månedslukprocessen med udgangspunkt i 7R-modellen:

Vi skal teste hver enkelt proces og spørge, hvorfor vi udfører denne proces, og hvilken værdi den tilfører slutproduktet.

 Eksempel:

En del virksomheder bruger meget tid på en meget detaljeret allokering af omkostninger ud på kunder, produkter, markeder m.v. Men denne øvelse tilfører ofte ikke værdi for modtageren af ledelsesrapporteringen – og øvelsen er meget tidskrævende. 

Kan vi på nogen måde ændre på, hvad hvert procestrin indeholder? Kan sammensætningen af aktiviteterne i processen være anderledes? Hvad er best practice? Kan vi få inspiration fra andre virksomheder eller brancher, fx gennem benchmarking?

 Eksempel:
Ved at implementere en god PO-proces ændrer vi på, hvordan vi gør tingene. Det sikrer både forretningsmæssig og regnskabsmæssig optimering – og det er samtidig gavnligt for timingen, ligesom den interne kontrol styrkes fra at være opdagende til at være forebyggende. Samtidig sikrer det hurtigere og bedre kvalitet i periodiseringen. 

Kan vi ændre på tidspunkterne? Kan vi flytte det til sidst på måne­den? Behøver vi at lave det samtidig med månedsafslutningen? Kan vi forberede en del af arbejdet og færdiggøre det senere? 

Eksempel:

Mange sidder og afstemmer lønrelaterede konti i starten af måneden, selvom man ofte har al relevant info tidligere. Afstemningen af lønrelaterede konti burde derfor håndteres tidligere i månedslukprocessen. 

Kan vi få andre til at lave det her? Nogen, som er dygtigere, eller nogen, som koster mindre, sidder et andet sted i organisationen, har bedre indsigt og/eller kompetencer – eller hvor det er mere naturligt? Mange kontroller ligger for sent i månedslukprocessen. Det øger tidsforbruget, når fejlene skal rettes, og det reducerer kvaliteten.

 Eksempel:

Uklare roller og ansvarsområder gør, at for meget kvalitetskontrol af datterselskabernes månedsregnskaber ofte kommer til at ligge i HQ, selvom meget af kvalitetsgennemgangen ville kunne udføres bedre og billigere lokalt. 

Hvor ligger flaskehalsen? Har vi et detaljeret overblik over, hvem og hvornår de enkelte afdelinger og medarbejdere er belastet gennem månedslukprocessen?

 Eksempel:

Det er vigtigt at se på de enkelte medarbejderes/afdelingers arbejdsmæssige belastning under månedslukperioden. Ofte sidder få medarbejdere med for mange opgaver i denne kritiske periode. Vores erfaring er, at der altid er opgaver, som kan flyttes. Dette gør månedslukprocessen mere robust og sikrer mere tilfredse medarbejdere. 

Kan vi reducere antallet af procesgennemløb eller kravene til kvalitet? Kan vi anvende klassisk revisionsmetodik til at reducere arbejdet?

 Eksempel:

Hvis I har foretaget en systematisk risikovurdering af alle jeres balancekonti, har I mulighed for at reducere afstemnings- og dokumentationsarbejdet på balancekonti med lav risiko. Det sikrer også, at I kan bruge mere tid på jeres højrisikokonti. Risikovurderingen betyder også, at I burde kunne reducere afstemningsfrekvensen på en del balancekonti. 

Kan vi bruge teknologien bedre? Kan vi automatisere delopgaver og aktiviteter? Excel fylder stadig alt for meget i den teknologiske understøttelse af de fleste virksomheders månedslukproces.

 Eksempel:

Procesautomatisering via fx WinAutomation kan i mange tilfælde næsten eliminere mange af de transaktionstunge processer, der fylder meget i månedslukperioden.

Automatisering kan samtidig højne kvaliteten ved at sikre tilstedeværelse og fuldstændighed af de datasæt, der skal anvendes i rapporteringen.

En struktureret gennemgang af jeres månedslukproces vil altid – tør vi godt love – sikre en hurtigere og mere effektiv proces og også næsten altid højne kvaliteten.