en
da
Fyrre komplekse og velkonstruerede Excel-ark. Det var dem, Jeppe og resten af LogPoints finansteam skulle vriste sig fri af. Hvilket var én af tre årsager til, at de fandt behov for at investere i et FP&A-tool.
”Den anden grund var samarbejdet på tværs af organisationen,” fortæller Jeppe. ”Vi er en matrixorganisation, hvor fx budgettering af head count og konfidentielle løndata bliver komplekst. Hvordan fanger vi det i Excel-ark, uden at det bliver for komplekst? Skal de deles op pr. land eller pr. leder? Og så har vi hele hyret, når vi gerne vil se tallene på en anden måde, og kagen derfor skal skæres anderledes,” smiler Jeppe og fortsætter: ”Det er et scenarie, som jeg forestiller mig er genkendeligt for mange.”
”Den tredje grund var data og at kunne holde data opdateret. For i en løntung virksomhed som vores er det en enorm fordel at kunne trække data direkte fra fx vores HR-system og hente data fra både Salesforce og Konsolidator på de øvrige finansielle tal. Med den sidegevinst, at opbevaring og håndtering af fx persondata bliver mere sikre.”
”Og så er det jo værd at nævne, hvor tidseffektivt vores arbejde er blevet. Tidligere kunne det tage alt mellem en og fire timer at få kopieret og gennemtjekket de 40 Excel-filer efter opdatering af data. Nu tager det to klik, og inden for en time kan vi få opdateret alt og kontrolleret konsekvensen for den akkumulerede resultatopgørelse.”
Hvorfor vælge Workday Adaptive Planning?
Det var ikke selvsagt, at det skulle være Workday Adaptive Planning, og der var flere forskellige værktøjer i spil.
”Som team er vi meget detaljeorienterede og grundige, hvilket gør, at det var afgørende for os at få valgt et FP&A-tool, der kunne rumme en høj detaljegrad. Desuden ville vi ikke være den første Saas-virksomhed, Workday Adaptive Planning skulle have som kunde, og det passede os særdeles godt, at de havde erfaringer med netop vores type virksomhed.”
”Og så skulle vi kunne opbygge samme kontostruktur som vores eksisterende kontostruktur, så vi kunne matche en-til-en i Workday Adaptive Planning. Ellers ville det blive svært at følge op på efterfølgende, hvis kontoplanen og budgettet skulle igennem mappingøvelser,” afrunder Jeppe.
Hvem er LogPoint?
LogPoint har hovedkontor i København og kontorer i Europa, USA og Asien og består af ca. 300 ansatte. Det er en multinational og multikulturel virksomhed inden for cybersikkerhed, som støtter organisationer i kampen mod trusler under udvikling ved at give dem en platform med de stærke funktioner, der er nødvendige for at beskytte organisationernes sikkerhed.
LogPoints kernemission er at udvikle software, der giver sikkerhedsteams mulighed for at træffe sikre beslutninger og at føle, at deres valg er velfunderede og beskytter deres organisationer effektivt.
Hvordan har Workday Adaptive Planning påvirket jeres salgsaktiviteter?
Jeppe fortæller, at der ikke har været de store aha-effekter i forhold til salgsaktiviteterne, fordi de tidligere har arbejdet i detaljerede Excel-ark, der har fungeret godt, selvom de har været tunge og manuelle at danse med. LogPoint er derfor blevet bekræftet i, at de havde opbygget gode modeller. Men når det er sagt, er det blevet hurtigere at nå frem til de analyser, der kan illustrere effekten af de indsatser, som sættes i gang. Så at Workday Adaptive Planning har accelereret salgsaktiviteterne, er der ingen tvivl om.
Men for større virksomheder, hvor Excel-modeller ikke kan rumme så høj kompleksitet og detaljegrad som LogPoints, vil der ofte dukke nogle nye og brugbare indsigter op, som man ikke har set tidligere og dermed kunne få stor værdi af at kunne agere aktivt på.
De vigtigste indsigter, LogPoint står med efter endt implementering
”En ting, jeg oplever som afgørende, er at have en dedikeret person, der har erfaring med FP&A, og som kan forstå modelopbygningen. Her erfarede vi, at vi var grønne, og det er en indsigt, jeg har fået under processen. Skulle jeg derfor køre et sådant projekt igen, ville jeg inkludere en FP&A-kompetence i min business case, når investeringen skulle godkendes.”
”Ellers har vi ikke fået decideret nye indsigter, fordi vores budgetmodel var god i forvejen, hvis jeg selv skal sige det,” griner Jeppe.
”Men,” tilføjer han, ”havde vi lavet en høkerløsning eller tre, havde det jo set anderledes ud. Så vi er blevet bekræftet i, at det, vi har bygget i Excel, har været bygget godt”.
Jeppe holder en lille pause i sin talestrøm, inden han indrømmer, at de har haft et opmærksomhedspunkt i forhold til, hvor hurtigt de ville være i stand til at lave ændringer eller tilføjelser i modellen med den kompleksitet, der er indbygget i modellen.
”Alle i teamet har været lidt nervøse, og der har været stor travlhed. Vores model har været kompleks for vores størrelse – så vi har været spændte på, hvorvidt vi har fået bygget et monster, der ville blive for tungt at danse med. Men det er en bekymring, vi heldigvis ikke er blevet bekræftet i,” forklarer Jeppe.
Han trækker på smilebåndet og siger: ”Faktisk er det bedste argument for at investere i et FP&A-værktøj, at mange af dine problemer løser sig, fordi svarene synliggøres, det sekund du træder ud af dit Excel-ark. Det er lidt et ’love-hate’-forhold, de fleste finansfolk har til Excel – du ved, hvad du har, selvom det er tungt. Men sandheden er, at du får så meget mere i et planlægnings- og analyseværktøj som Workday Adaptive Planning.”
Vælg et planlægningsværktøj til din SaaS-forretning
Cloud-baserede finansielle planlægnings- og analyseværktøjer kan være med til at løse de ’klassiske’ problemstillinger, som langt de fleste SaaS- og abonnementsforretninger bokser med. Men de kan også hjælpe finansfunktionens planlægnings- og analyseafdeling med at nå deres ambitioner om at levere kvalitetsarbejde, som løfter den samlede forretning.
Så overvejer du at hoppe ud af Excel-tyranniet og ind i et cloud-baseret budgetværktøj, er du meget velkommen til at række ud til Partner Morten Boldsen for en uformel snak om, hvad vi kan gøre for dig og det teknologiske fundament i din finansfunktion.
