Xellia: Farvel til Excel-templates, tidsspild og grå hår

Kender du scenariet: Din budget- og forecastmodel baserer sig på Excel-templates? Templates, som er den bedste hjemmebryggede løsning, nogen Excel-ninja kan lave, men som stadig tager uanede mængder af tid at klargøre, administrere og anvende? Det gør Xellia. Og netop derfor havde de brug for en integreret løsning, som kunne hjælpe dem med at gøre det hele mere smidigt, agilt og effektivt.

Det var en januar formiddag, vi satte Eva Blem, Director of FP&A, og Mathias Sørensen, FP&A Manager, fra Xellia stævne til en snak om, hvad der drev behovet for at implementere Workday Adaptive Planning, hvorfor løsningen passede særlig godt til dem, samt hvilke indsigter processen har givet undervejs. Implementeringen havde netop stået sin prøve, efter den første budget­proces var blevet gennemført i Workday Adaptive.

Det blev en snak om, hvordan ting tager tid, at løbende milepæle er afgørende, samt at tiden i finansfunktionen er for kostbar til at spilde.

“For det første blev vi mødt med et ønske om at udvide vores planlægningsproces med rolling forecast og et længere outlook på aggregeret niveau. For det andet var vi udfordret af, at vores budgetmodel var baseret på Excel-templates. Templates, som alle controllerne lavede budgetter og rolling forecast i, og da vi har mange afdelinger og 15 controllere, der dækker hvert deres område, er det ret omsiggribende.”

“Det betød nemlig, at der blev brugt to-tre uger pr. kvartal på at klargøre de her Excel-templates. Den største opgave var at udtrække eksisterende lønninger fra vores HR-system og afstemme mellem templates og HR-system. Desuden at sikre, at der kun var relevante løndata i hver template, så løndata ikke blev delt med uvedkommende. Så hele den forberedende del tog ualmindelig lang tid”, indleder Eva sit svar.

“Desuden var der hele compliance-delen ved at modtage de her templates. Før GDPR blev de bare sendt afsted, hvilket jo ikke er en gangbar metode i dag. Så for at over­holde GDPR blev de gemt i clouden/SharePoint, hvor brugeradgange blev administreret. Hvilket i den grad også var omstændigt. For hvem skulle have ret til hvilke filer? Du kunne ikke dele filerne, og teknikken omkring dem var så langsommelig, at det tog lang tid bare at åbne dem”, fortæller Eva og afrunder.

“Altså alt i alt ikke en særlig nem proces, som var kilde til både frustrationer hos medarbejderne og spildtid. Så vi ønskede os en platform, der havde al planlægning i et integreret planlægningssystem, og som vi kunne rapportere ud fra. Og så vi med en vis fleksibilitet kunne håndtere ændringer i eksempelvis en tidshorisont.”

“I hele udvælgelsesprocessen havde vi et tæt samarbejde med vores IT & Application Director for at sikre, vores valg var afstemt med vores IT-strategi. Men herefter var det vigtigt for os, at implementeringen af plat­formen ikke blev et uoverkommeligt bjerg, men en overkommelig implementerings­proces, der kunne tages i steps, så vi kunne udvide funk­tionaliteten i takt med oparbejdet bruger­erfaring.”

“Da vi har andre systemer, der har krævet høj grad af tilpasning, var vi bevidste om, at vi har en størrelse, hvor vi burde kunne tage en hyldevare med muligheder for at skrædder­sy på rapportsiden – hvilket Workday Adaptive Planning kunne imødekomme. Platformen var nærmest plug-and-play, hvilket var en stor del af tilvalget, da vi meget nødigt ville vælge noget, vi ikke kunne håndtere selv,” fortæller Eva.

“Og så skader det jo heller ikke, at præsentationen var tilpasset Xellia og tydeligt illustrerede, hvordan Workday Adaptive kunne løse vores eksisterende udfordringer og imødekomme vores konkrete ønsker,” smiler Eva.

“Jeg synes, projektet er gået godt, og resultatet er faktisk til alle brugergruppers fulde tilfredshed. Vi havde en del møder i starten, hvilket jeg oplevede var værdiskabende i forhold til at få defineret projektramme og -spor. Vi havde opsat ugentlige opfølgnings­møder, hvor jeg selv og den projektan­svar­lige fra Basico var med hver anden gang. Det gjorde, at vi hurtigt og gnidningsfrit kunne håndtere udfordringer undervejs. Det betød også, at vi kunne styre rammen, så vi i vores iver ikke fik udvidet scope og derved gabt over for meget.”

“Sidst – men ikke mindst – havde vi en relativt kort tidshorisont, hvor det blev guld værd med jævnlige opfølgninger. Den reelle implementeringstid var under to måneder, hvorefter der var lidt hypercare i den første budgetproces.”

“Jeg tror altid, man begynder sådan et projekt med en smule sommerfugle i maven. For er det nu det rigtige, vi gør, og vi var lidt spændte på, hvordan det hele ville se ud i et nyt system”, smiler Eva og fortsætter.

“Så vi testede rigtig meget, da vi først var i gang – særlig på compensation cost, da det jo udgør langt vores største omkostning. Og vi spænder vidt over forskellige lande, forskellige medarbejdertyper, feriepengeregler osv. Så det brugte vi rigtig megen tid på. Og i overgangen fra Excel til Workday så vi nogle markante forbed­ringer. Systemunderstøttelsen medførte, at vi kunne sløjfe de forsimplinger, vi havde været nødt til at tage i Excel, da processen ellers ville blive for tung. Nu kunne vi beregne eksempelvis compensation cost mere præcist, da vi fik mulighed for at kunne gå ned på den enkelte medarbejder, hvilket gør det nemmere at administrere.”

Eva tygger lidt på spørgsmålet og svarer: “Det er at bruge den tid, der kræves i starten, og få projektet defineret og af­grænset helt rigtigt.”

“Og så var data-integrationssporet større, end vi lige havde regnet med. Så vi blev lidt overraskede over, hvor lang tid vi skulle bruge på at få vores andre systemer til at stille data til rådighed for Workday Adaptive – hvilket jo egentlig ikke har noget med Workday Adaptive at gøre. Det tog faktisk dobbelt så lang tid, som vi havde estimeret. I første omgang havde vi sat en IT-faglig person på opgaven, men vi opdagede behovet for finansielle kompetencer, da tingene skulle stemmes af. Så det er afgørende at have nogle finansressourcer allokeret til dataintegrationen for at få forretnings­­for­ståelse og talforståelse med også.”

“Dernæst har en vigtig læring været at få defineret nogle afsluttende milepæle, så det ikke bliver et evighedsprojekt, der taber momentum. Du får også andre indsigter med, hvis du har tålmodighed til at tage det i steps, og dermed opbygger du kendskab undervejs. Så det vil være min klare anbefaling til andre, der står over for en sådan implementering”, afrunder Eva sin pointe.