en
da
Med årsafslutningen er mundheldet ”Godt begyndt er halvt fuldendt” en god rettesnor. Og med en generelt stigende arbejdsbyrde i finansorganisationen fra effekter af strategiske initiativer, forberedelse til ESG-rapportering, generelt stigende compliancekrav, dokumentationsudarbejdelse til revisor, ønske om kontinuerlig fremrykning af årsrapport-godkendelsen m.v. bliver udsagnet kun endnu mere relevant. Derfor har vi i blogindlægget her samlet nogle betragtninger, der kan hjælpe din årsafslutning flyvende fra start.
Med få måneder tilbage af året er det på høje tid at forberede årsrapporten, så processen forløber uden overraskelser, alle relevante inputgivere og beslutningstagere involveres rettidigt, og afslutningen af årsrapporten ikke trækker ud med risiko for stress i organisationen og potentielt stigende revisionsomkostninger til følge.
Men hvordan skaber du det bedste fundament for en vellykket årsrapporteringsproces?
Ja, det er dét, artiklen her handler om. Derfor deler vi nogle betragtninger om, hvordan du skaber et solidt fundament og en god rammesætning for din årsrapport og – mindst lige så vigtigt – den løbende interne rapportering til ledelsen og øvrige brugere af den finansielle rapportering.
Hvad står der på din opgaveliste?
Det første, vi anbefaler dig at gøre, er at danne dig et overblik over, hvad dine opgaver som minimum bør indeholde:
- Stillingtagen til de seneste regnskabskrav ift. virksomhedens aktiviteter og regnskabsklasse.
Vær opmærksom på ændringen i ÅRL om måltal for det underrepræsenterede køn samt de få ændringer i bogføringsloven, som trådte i kraft allerede i 2022.
For IFRS er der kun mindre ændringer til eksisterende standarder – bortset fra den nye IFRS 17 om forsikringskontrakter (for forsikringsudstedere).
- Opdatering af årsrapportskabelonen, så den afspejler de aktuelle lovkrav, der er relevante for virksomhedens aktiviteter.
- Forberedelse af ledelsesberetningen, som skal indeholde en retvisende redegørelse for virksomhedens aktiviteter og forhold – og gerne så den harmonerer med virksomhedens kommunikationsstrategi (under hensyntagen til lovens krav om bl.a. konsistens til den finansielle del af årsrapporten, neutralitet, relevans m.v.).
Husk, at oplysningerne i ledelsesberetningen indgår i regnskabsmaterialet og derfor er omfattet af kravene til bl.a. opbevaring heraf.
- Regnskabsnotater for begivenheder, som er væsentlige, eller som indebærer væsentlige ledelsesmæssige skøn og/eller estimater fx på grund af komplicerede regler.
Her er der en række temaer, som det fortsat er relevant at overveje at have med – fx inflation, renteniveau, Rusland-/Ukraine-konflikten og for nogle virksomheder også klimarelaterede risici.
For at undgå overraskelser i årsrapportprocessen – både ift. den regnskabsmæssige påvirkning og tidsplanen – anbefaler vi, at du indhenter revisors bekræftelse inden årsafslutningen ved væsentlige usikkerheder.
- Opfølgning på revisors kommentarer og anbefalinger fra sidste års revisionsprotokollat eller ’management letter’.
- Kommunikation med eventuelle datterselskaber og/eller moderselskab om rapporteringsprocessen – både finansielle og ikkefinansielle oplysninger, som indgår i årsrapporten.
Grundet travlhed og mangel på hænder i mange virksomheders finansorganisation anbefaler vi desuden, at I tager konkret stilling til jeres tidsplan samt roller og ansvar i processen.
Så langt, så godt. Nu er vi nemlig nået igennem, hvad jeres årsrapportproces bør indeholde, og er klar til at se nærmere på, hvilke komponenter der indgår i fundamentet for en robust finansiel rapportering. Og det begynder med en forståelse af virksomhedens risici og kontrolmiljøet.
Forstå virksomhedens risici, og skab et godt kontrolmiljø
Det første, du skal sikre, er, at du har en grundig forståelse af virksomhedens forhold. Det er nemlig en forudsætning for at kunne identificere de væsentlige risici, herunder hvordan disse skal afdækkes ved implementering af effektive kontroller.
Særligt forståelsen af risiciene for fejl i den finansielle rapportering er nemlig dit fundament for at sikre en retvisende årsrapport – og ofte endnu vigtigere, pålidelige månedlige interne rapporteringer.
Men i en foranderlig verden er design og implementering af interne kontroller ikke en engangsforeteelse. Desværre. For de skal også genbesøges og ajourføres, så de er tilpasset virksomhedens aktuelle risikobillede og den relevante lovgivning, hvor fx ESG for mange virksomheder er en højaktuel anledning til udvidelse af kontrolapparatet.
Derfor er det væsentligt, at du aktivt forholder dig til, hvilke kilder der er til væsentlige fejl i den finansielle rapportering. Risikokilderne kan relateres til din virksomheds branche og specifikke kommercielle aktiviteter, strategiske initiativer inkl. investeringer, ejerforhold og organisering, kompleksitet i lovgivning, besvigelser i form af enten regnskabsmanipulation eller misbrug af aktiver (tyveri) osv.
På baggrund af denne vurdering skal du nemlig designe passende kontroller til effektivt at mitigere de nye eller ændrede risici eller blot tilpasse de eksisterende. En tilpasning af kontrollerne kan fx bestå i at gøre kontrollerne præventive i stedet for opdagende eller automatiske i stedet for manuelle, men tilpasningen kan også være motiveret af et effektivitetshensyn ved fx at placere udførelsen centralt eller mere ressourceoptimalt i organisationen osv.
En anden måde, du kan forbedre financemiljøet på, er ved at automatisere repetitive og manuelle processer i finansorganisationen. På den måde kan du både minimere risikoen for fejl og frigive tid og tankekraft til kontrol af de ikkerutineprægede transaktioner, som kan indebære væsentlige regnskabsmæssige skøn og dermed en højere iboende risiko.
Derudover anbefaler vi, at du udarbejder klare proces- og rollebeskrivelser i finansafdelingen for at sikre, at arbejdsgangene er standardiserede, at vigtig viden er tilgængelig for hele organisationen, og at beslutningsprocesserne er effektive.
Få rammerne på plads
Det næste, der er værd at kigge nærmere på, er regnskabsmanualen, der kort fortalt definerer, hvordan I som virksomhed anvender den vedtagne regnskabspraksis – under hensyntagen til fx væsentlighedsniveau, brug af kontoplanen osv. af hensyn til konsistens og overholdelse af lovkrav. Ved at have klare ’spilleregler’ kan finansorganisationen arbejde mere effektivt, ligesom risikoen for fejl reduceres.
Udformningen af regnskabsmanualen bør – ligesom din virksomheds interne kontroller – i nogen grad være baseret på en risikovurdering, så I lægger fokus dér, hvor virksomhedens aktiviteter eller komplicerede regnskabsregler medfører væsentlig usikkerhed om korrekt behandling. Ved udformning af regnskabsmanualen er det vigtigt at holde sig brugerne for øje, herunder deres kompetenceniveau inden for fx IFRS eller ÅRL, så fx brugere uden for Finance kan blive effektivt vejledt om behandlingen af fx R&D eller IT-projekter, kontering af omkostninger osv.
Ligesom med kontrolmiljøet bør dit mantra her være: genbesøg, vurder, om noget har ændret sig, og ajourfør.
Første stop på den rejse er at undersøge, om du skal tilpasse noget på grund af ændrede regnskabskrav, herunder om fortolkningsgrundlaget i IFRS har ændret sig, selvom jeres regnskab aflægges efter ÅRL. For selvom der relativt sjældent sker ændringer i ÅRL, sker der en løbende harmonisering med ændringerne i IFRS. Det betyder, at din virksomhed kan ensrette den regnskabspraksis, I anvender for årsrapporten, så den følger fx udenlandske koncernselskaber. Herved undgår du duplikering af processer og registreringer.
Hernæst anbefaler vi, at du gennemser de politikker, som understøtter kravene til ledelsesberetningen, herunder definition af måltal, vejledning i datafangst, bogføringssystem m.v. Der er nemlig sket væsentlige ændringer i bogføringsloven, som for nogle virksomheder vil medføre omfattende arbejdsbyrder.
Sidst – men ikke mindst – er det vores anbefaling at operationalisere beskrivelserne for at sikre, at de bliver implementeret i organisationen og for at minimere risikoen for fejlbehandling af transaktioner. Det kunne fx være i form af beskrivelser af, hvordan man bruger af virksomhedens ERP-system eller kontoplan.
Et slutprodukt, der sidder i skabet
Så er vi nået til den egentlige forberedelse af dit slutprodukt – nemlig årsrapporten. Her er første punkt på din to-do-liste at udarbejde din årsrapportdokumentation, som bl.a. kan indeholde nedskrivningstest og andre regnskabsmæssige skøn (bemærk revisorernes særlige dokumentationskrav, jf. revisionsstandarden ISA 540) og øvrige usikkerhedsfaktorer, behandling af virksomhedstransaktioner, dagsværdireguleringer, stillingtagen til 'going concern'-risiko (som kan indbefatte likviditetsforecast og vurdering af låne-covenants) osv.
Som sidste stop på to-do-listen anbefaler vi, at du tager stilling til din kommende aconto-skattebetaling i november. Har virkeligheden udviklet sig anderledes end forventet, kan det være relevant at opdatere estimatet for helårsindkomsten for at undgå restskatterenter eller optimere likviditeten. Husk i den forbindelse indberetningen til SKAT.
Godt begyndt er halvt fuldendt
Så har vi taget dig overordnet igennem områderne kontrolmiljø, regnskabsmanual, 'to-does' ved årsafslutning og aconto-skattebetaling som rosinen i pølseenden.
Succeskriteriet for din årsafslutning er, at den forløber uden overraskelser, hvilket du kan understøtte med fx en hard-close-månedslukkeproces pr. oktober eller november – i tillæg til de øvrige betragtninger.
Dette sikrer, både at din virksomhed ikke udskyder afklaring af de væsentligste usikkerheder til årsafslutningen begyndende i januar, og at arbejdsbyrden fra de 'tungere' opgaver fremrykkes, så de frigiver kapacitet til at klare opstilling af årsrapporten, årsrevisionen osv. – ligesom det også sikrer, at I er mindre sårbare i tilfælde af opsigelser, sygdom, omprioriteringer i organisationen m.v.
Vi håber, at vores betragtninger kan hjælpe dig med at give din årsafslutning en flyvende start og – ikke mindst – understøtte dig med at vippe overraskende eller ubehagelige bump af vejen.
Mangler du hjælp til at omsætte regnskabsregler i praksis?
Hos Basico ser vi dét at brillere i basis som en forudsætning for at udvikle finansafdelingen til gavn for hele virksomheden. Og vi ved, at det lyder nemmere, end det er. Men når det er sagt, har vi kilometervis af erfaring i at omsætte regnskabsregler til praktisk implementering – uanset om det er forbedrede regnskabsprocesser og -kontroller eller implementeringen af en struktureret og dokumenteret proces for opgaverne til teamet, som står på ønskelisten.
Ligeledes kan vi hjælpe med udarbejdelse af årsrapporten, uanset om din virksomhed er børsnoteret og derfor underlagt IFRS eller en mindre virksomhed med færre krav i henhold til årsregnskabsloven. Og uanset størrelsen på din virksomhed har vi også konsulenter specialiseret inden for ESG-rapportering.
Så har du brug for sparring og lyst til at høre mere om, hvordan Basico kan hjælpe din virksomhed, er du meget velkommen til at kontakte Mikkel Harloff-Helleberg, Partner i CFO Services.
