en
da
En Legal Operating Model giver juridiske afdelinger samme strukturerede tilgang til drift, som finansafdelingen har haft i årevis. Resultatet er bedre indsatser med de tilgængelige ressourcer, systematisk digitalisering og præcist overblik over prioriteter og konsekvenser.
I finansfunktionen har Operating Models i mange år været med til at skabe en systematisk tilgang og et detaljeret overblik over afdelingens organisering, opgaver, processer, systemunderstøttelse og kompetencer.
Men finansfunktionen er ikke de eneste, der kan have glæde af en Operating Model. Også i Legal vil både selve Legal-teamet og resten af virksomheden hurtigt begynde at høste fordele både økonomisk og risikomæssigt, fordi der med bedre overblik og prioritering kan sættes ind med målrettet business support, der hvor legal skaber allermest værdi.
Men hvad er en Operating Model overhovedet? Og – endnu vigtigere – hvordan hjælper den Legal til bedre overblik og værdiskabelse?
Fra ad hoc til systematisk køreplan
Spørger du finansafdelingen, hvordan de udfører månedsluk, vil de uden tøven kunne fortælle dig præcis, hvilke processer der kører, hvem der er ansvarlig for hvad, og hvilke systemer der understøtter opgaverne.
Og det er bl.a. takket være en Operating Model, som kort fortalt er din afdelings køreplan – et systematisk og detaljeret overblik, som kan højne både kvaliteten og effektiviteten af jeres arbejde og frigøre båndbredde til de mest komplekse udfordringer og værdiskabende løsninger.
Spørger du om en tilsvarende central proces i den juridiske afdeling, vil svaret sandsynligvis være mindre præcist. For juridiske afdelinger har traditionelt set opereret mere ad hoc og tilpasset sig de enkelte opgaver, stakeholders, prioriteringer, ressourcer mv. Men en Legal Operating Model kan erstatte det med en mere systematisk tilgang til opgaverne.
En Operating Model består af fem dimensioner, som er indbyrdes afhængige:
- Organisering: Hvordan er afdelingen organiseret? Hvem har ansvaret for hvad, og hvor er der snitflader – både internt og ud mod andre afdelinger?
- Opgaver: Det komplette overblik over alle opgaver og opgavetyper – fra kontraktgennemgang til compliance.
- Processer: Hvilke processer udfører afdelingen, og hvem har ansvaret i hver fase? Hvilke processer løber internt i Legal, og hvilke krydser afdelingsgrænser?
- Systemunderstøttelse: Når I har processer på plads, kan I se på, om og hvor der kan digitaliseres opgaver og arbejdsgange. Hvilke IT-systemer understøtter hvilke processer, og hvor er afhængighederne?
- Kompetencer: Hvilke kompetencer kræver opgaverne, og hvordan matcher det de nuværende ressourcer i afdelingen?
Præcise leverancekriterier sikrer kvalitet og stabilitet
En Operating Model kræver desuden, at I definerer præcise leverancekriterier og service level agreements (SLA’er) for hver opgavetype. Det kunne fx se sådan her ud:
GDPR-vurderinger:
- Responstid: Fem arbejdsdage for databehandlingsaktiviteter
- Leverance: Udfyldt DPIA-skabelon + implementeringsanbefaling
- Opfølgning: Compliance-tjek efter seks måneder.
Disse SLA’er giver tre fordele: Forretningen ved, hvad de kan forvente, medarbejderne har klare kvalitetsstandarder, og hvis en jurist skifter job, fortsætter leverancerne på samme niveau.
Fremtidens juridiske afdeling
Spørger du os, er Legal Operating Model fremtidens måde at få skabt en effektiv juridisk afdeling, hvor øget kompleksitet og volumen i opgaverne kan løses bedst muligt med de samme ressourcer.
Og selvom det er en tids- og ressourcemæssigt krævende opgave at lave en Legal Operating Model, tjener den hurtigt sig selv hjem i form af bedre overblik, brug af teamets ressourcer, oplevelse af arbejdsglæde og øget respekt for Legal som strategisk businesspartner.
De største fordele – besparelser og overblik
1: Slip for value drains
En Operating Model hjælper jer med at kategorisere opgaver efter kompleksitet og kritisk karakter. Det hjælper jer med at stoppe det value drain, der sker, når erfarne jurister bruger tid på opgaver, en mindre erfaren eller forretningen selv ville kunne løse med få guidelines – fx NDA’er.
2: Systematisk digitalisering
I får et datadrevet grundlag for, hvor det giver størst effekt at digitalisere og automatisere, hvilken systemunderstøttelse det kræver, og hvordan I sikrer, at systemerne bliver forankret og brugt korrekt.
3: Præcist overblik over prioriteter og konsekvenser
Bliver Legal bedt om at håndtere endnu en stor opgave med de eksisterende ressourcer, kan de give et præcist bud på, hvilke konsekvenser det vil få for tidsplanen eller for andre opgaver.
Har din Legal-afdeling brug for en Operating Model?
Har du brug for sparring om, hvordan I kommer i gang? Eller har I brug for ekstra hænder, så I kan koncentrere jer om at hjælpe forretningen, mens jeres Operating Model bliver designet?
Kontakt os for en uforpligtende snak.
