Vild Nord: Hvorfor foretage en foranalyse før dit ERP-projekt?

Foranalyse. Ja, vi kan godt høre det. Det lyder som et stort projekt, der går forud for et endnu større projekt. Men faktisk vil vi påstå, at foranalysen ikke skaber unødigt merarbejde. Tværtimod sikrer den, at I får skabt synlighed om de gaps, der er imellem as-is og to-be, så I kan få kortlagt et roadmap for, hvordan I kommer derhen, hvor I gerne vil. Så hvad består en god foranalyse af, og hvilken værdi kan den give? Det bliver du klogere på i artiklen her – hvor vi også har lokket Vild Nord til at dele deres erfaringer.

Skal du som CFO eller Finance Manager søsætte et ERP-projekt, kan der melde sig en del bekymringer. Naturligt nok. Det er nemlig de færreste, der har gennemført en ERP-implementering, og hvis du har, har du måske kun prøvet det en enkelt gang – for længe siden. 

Og vi ved jo alle, at når det handler om at digitalisere og automatisere supportprocesser i finansfunktionen, så drøner udviklingen derudaf. 

Derfor kan du se en foranalyse som en slags forsikring, der giver dig en plan og en validering af selvsamme. Helt lavpraktisk er den med til at give dig … 

1. Vished om, hvad man kan som standard, fx når vi taler Business Central-implementering
2. Hjælp til at sikre, at du får mest muligt ud af dit ERP-system og dets funktionalitet
3. Synlighed om gevinstrealiseringen af ERP-projektet
4. Indsigt til at gøre andet og mere end blot ’lift and shift’ med din ERP-implementering
5. Et realistisk estimat af den tid og de ressourcer, der skal til for at gennemføre et succesfuldt ERP-projekt
6. En kravspecifikation – hvis nødvendigt
7. Mulighed for at genbesøge det langsigtede strategiske sigte med transformationen. 

Det var de overordnede linjer. I de kommende afsnit går vi mere i kødet på det udbytte, du får ud af en foranalyse, samtidig med at vi kommer nærmere ind på, hvad den skal indeholde. 

Skal du over på et standard cloud ERP-system, er det vigtigt, at foranalysen ikke kun adresserer det tekniske, men er holistisk, ift. hvad der skal til, for at transformationen bliver en succes. En god foranalyse kræver derfor fokus på alle tre grundsten: processer, systemer og organisation. For at sikre det forretningsorienterede perspektiv. 

Når det er sagt, kan foranalyser være vidt forskellige, og spørgsmålene mange. Derfor er der en vigtig opgave i at få defineret de spørgsmål, som du ønsker at få svar på i foranalysen. 

Skal du fx have implementeret Business Central, kan du med fordel sørge for at få svar på følgende seks spørgsmål: 

1. Hvordan kunne det fremtidige IT-systemlandskab se ud?
2. Hvilket ERP-system skal vi vælge – er Business Central det rigtige for os?
3. Hvilke tillægsmoduler/omkringliggende systemer bør vi bruge?
4. Hvilke optimerings- eller forretningsprojekter ligger der de kommende par år?
5. Hvordan bør projekterne prioriteres?
6. Hvilke særlige behov vil der være til en Business Central-implementering? 

De seks spørgsmål hjælper jer med at blive klar over, hvilke gaps der er imellem as-is og to-be, så I kan få skabt et roadmap for, hvordan I kommer derhen, hvor I gerne vil. Hvilket ofte er helt essentielt for det forestående ERP-projekts succes, da I dermed får valgt den rigtige strategi. 

Det kan fx være, at foranalysen afslører, at I inden ERP-implementeringen skal rydde op i jeres masterdata på tværs af de indbyrdes afhængige systemer, da en ny funktionalitet og/eller integration ellers ikke vil fungere optimalt. 

Desuden får I klarlagt, hvorvidt jeres forretning stiller særlige krav til løsningen, som en ERP-leverandør skal tage højde for i sit tilbud på ERP-implementeringen. 

Den gode foranalyse balancerer det nødvendige detaljeniveau og består ikke af utallige sider med tekst stolpe op og stolpe ned. Og her er beskrivelsen af al standard et sted, hvor du kan spare på kræfterne. 

Særligt hvis du skal på fx Dynamics Business Central eller Dynamics F&O, er det ikke nødvendigt med en flere sider lang kravspecifikation til ERP-leverandøren. Fokuser i stedet på det, der ligger ud over den forventelige standardløsning, fx integrationer, understøttelse af særlige godkendelsesprocesser, brug af alternativ fakturaskabelon ved factoring osv. 

For særligt i en moderne cloud-verden er alt det, som ligger rundt om systemet, endnu vigtigere for at opnå succes. 

Når det er sagt: Er du derimod i en virksomhed med en del år på bagen, som skal videre fra et stort knopskudt legacy-system? Ja, så er og bliver dit ERP-projekt et teknisk projekt, hvorfor det giver mening, at du som virksomhed skal ud i en mere grandios foranalyse indeholdende en dybdegående kravspecifikation. 

Det skyldes, at dit behov er stort for at få indrammet kravene til dit nye ERP-system, som skal kunne håndtere samme kompleksitet som det gamle. Og foranalysen skal være af overvejende teknisk karakter.

Du ved, hvad du har. Men ved du, hvad du ønsker dig i fremtiden? 

Et spørgsmål, som det kan være svært at svare på – også når det handler om ERP-løsninger. Og netop fordi Vild Nord var i tvivl om, hvordan de ønskede deres fremtidige setup, fik de udarbejdet en foranalyse. 

Og i afsnittet her kan du læse om, hvad de fik ud af den investering. 

”Det var attraktivt for os at få foretaget en foranalyse af fire grunde. For det første ville den give en indikation på, hvordan vores fremtidige setup kunne se ud. For det andet en indikation på, hvad økonomien i det ville være. For det tredje ville den give os mulighed for at afprøve matchet med vores eksterne samarbejdspartner før det kommende ERP-projekt. Og for det fjerde, fordi vi ville kunne sende foranalysen ud til flere ERP-leverandører og sammenligne tilbud, hvis vi ikke ønskede at fortsætte med den samme rådgiver,” fortæller Kenneth. 

Mens Kenneth fortæller om processen, bliver det tydeligt, at han har meget godt at sige om dét at få foretaget en foranalyse. For ham har det handlet om at få et friskt perspektiv på det eksisterende ERP-setup såvel som at få skabt rammerne for at bringe medarbejdernes indsigt til bordet og rum til at hæve sig op på et strategisk niveau  – for Vild Nord vokser … ja, vildt hurtigt. 

Så den ERP-løsning, de drømte om, skulle være én, de ikke kunne vokse ud af lige med det samme. 

”En af de overraskende indsigter, vi fik via fornalysen, var, hvor komplekst vores eksisterende setup faktisk var. Og det blev synligt, at det var mere besværligt end det alternativ, vi i fremtiden kunne se ind i. Desuden gjorde foranalysen, at vi valgte at pause eller standse implementeringen af flere tredjeparts softwareløsninger, der skulle tale ind i vores daværende ERP-system. Fordi det ikke ville give mening i den fremtidige ERP-løsning. Det skyldtes, at foranalysen bekræftede os i, at Business Central – med alle funktioner samlet – var det rigtige ERP-system for os. Noget, vi egentlig var nået frem til tidligere, men som vi blev betrygget og bekræftet i gennem foranalysen,” uddyber Kenneth. 

Han smiler og fortsætter: ”I forhold til medarbejdernes involvering har tilbagemeldingen på processen været rigtig god. De har konkret nævnt, at ’de har været glade for at se, at den samtale, de har været en del af, blev konkretiseret i foranalysen.’ De oplevede at blive stillet gode spørgsmål – også nogle, de ikke selv havde tænkt på, men som var utrolig relevante. Så at medarbejderinterviews var en del af tilgangen har været givende – både for at få nødvendig indsigt bragt til bordet, men også for at give medejerskab over det kommende ERP-projekt.” 

I Vild Nord blev primært to afdelinger involveret – Finans og Logistik & Produktion – da det er de to afdelinger, som har de største krav til valg af systemer og har det største samspil: ”Interviewprocessen gav dem også noget frirum til at beskrive og forklare tingenes tilstand mere tydeligt, fordi det er nemmere at sige til nogen udefra. Hvilket i min optik kun bidrager positivt til vores kommende ERP-løsning,” understreger Kenneth. 

Kenneth fortæller, at han vil anbefale at investere i en foranalyse: ”Nogle vil måske være i tvivl om, hvorvidt det giver værdi, og være fristet til at springe den over. Men foranalysen giver mulighed for både at konkretisere projektet og at få sat økonomi og ressourcer på. Og så har du et andet overblik, når du har flyttet nogle af beslutningerne til før begyndelsen på selve ERP-projektet.” 

Kenneth fortsætter: ”Og så er det i min optik altid værdiskabende at få et eksternt perspektiv. Det hjælper dig som leder såvel som virksomheden med at få hovedet ud af detaljerne og løftet blikket til et strategisk niveau.”