Tre ting du kan lære af Hårklinikkens ERP-projekt

Helt konkret kan du læse om, hvorfor det er klogt at: 

Men inden vi går i kødet på erfaringerne fra ERP-projektet, er det vigtigt at forstå, hvordan Hårklinikken servicerer sine kunder og skaber salg. 

Hårklinikken har nemlig forskellige typer af kunder: Der er dem, som er igennem et forløb i en af Hårklinikkens klinikker, hvor de er tilknyttet klinikkens eksperter og får skræddersyet behandling af hår og hovedbund; og der er dem, som flittigt køber og er tilhængere af de gængse hårprodukter, som Hårklinikken selv udvikler og sælger i onlinesalg på deres webshop. 

Men fordelingen af de to kundegrupper adskiller sig markant fra land til land de steder, hvor virksomheden har klinikker. I Danmark foregår fx 50% af det samlede salg online, i Dubai sker 90% af det samlede salg fysisk i klinikken, mens salget er 90% online i USA. 

Det betød, at konteringen af forskellige omsætningsgrupper såsom online produktsalg, klinikkernes POS-salg, konsultationer, rabatter, kampagner m.v. gjorde det nødvendigt at overføre data til ERP-systemerne med flere detaljer, end en Shopify-standardintegration kunne imødekomme. 

Dog var afsættet for Hårklinikkens ERP-projekt en kombination af, at deres eksisterende lagersystem stod over for en tvungen udfasning grundet ’sunset’, at den kraftige vækst udfordrede styringen af det globale lager, samt at overgangen til kapitalfondseje medførte strengere krav til koncernregnskabet. 

Det var altså en perfekt storm, hvorfor Hårklinikken pludselig måtte handle hurtigt. Meget er sket siden, og ERP-projektet har budt på såvel implementering af ERP-systemet Dynamics 365 Business Central og finanstillægsmoduler fra Continia som integration mellem ERP og Shopify-webshop & POS samt lagerscannere. 

Og nu til de erfaringer, der er værd at bide mærke i på bagkant af ERP-projektet. 

Shopify har en gratis standardintegration, som de udbyder i samarbejde med Microsoft. Og selvom den rækker langt, kan du godt forvente, at du skal have kodet specialfeatures fx via kodesproget AL til Business Central. Fordi der ofte mangler forretningslogik i standardintegrationen. 

For Hårklinikken understøttede standardintegrationen fx ikke en anderledes bogføring af det fysiske salg i klinikkerne end af onlinesalget. Hertil er standardintegrationen bygget på en måde, så der ikke er indlagt kontroller og validering, hvilket kan få uheldige konsekvenser. 

Står du selv over for en Shopify-integration, er det derfor en god ide af at få designet nogle kontroller, som validerer fx moms og beløb inkl. moms inden selve bogføringen. Det kan nemlig spare dig både penge og grå hår. 

Og kører du på cloudversionen af Dynamics 365 Business Central, kan du med fordel have en manuel validering, hver gang en ny opdatering af Shopify-integrationen rulles ud, og inden din bogføring sættes i gang igen. For har du sat bogføringen på automatpilot, kan det skabe et gevaldigt oprydningsarbejde, hvis logikken for momsberegning pludselig er ændret. 

Forhåbentligt fanger de automatiserede kontroller fejlen, men … hvad nu hvis? 

Hos Hårklinikken har vi løst det ved at lave en BI-rapport, som afstemmer omsætning og moms imellem Business Central og Shopify, så de nemt kan følge op på fejl og dokumentere omsætning i forbindelse med månedsluk og revision. 

Den vigtige pointe er her, at det er væsentligt, at du medtænker budget til tilpasningerne af specialdesignede integrationer og kontroller, der understøtter netop jeres behov i dit samlede budget. 

Sidst – men bestemt ikke mindst – har du meget at vinde ved at gennemgå processer, rettigheder, datastruktur m.v. i det system, du vil integrere med, inden du overhovedet begynder din integration. For ellers bliver det med al sandsynlighed en unødigt sej og bekostelig affære at lave integrationen. 

Det kan fx give problemer, hvis dine medarbejdere kan slå et fritekstsalg ind i kassen. For hvordan skal ERP-systemet bogføre det? Eller hvis du sælger en pakkeløsning indeholdende tre varer, og varerne kun figurerer individuelt på dit lager. For hvordan skal ERP-systemet så genkende pakkeløsningen og bogføre salget? 

Så ved at gennemgå processer, rettigheder, datastruktur m.v. finder du ud af, om dine processer følger en struktur, som du smidigt kan sætte på formel og efterfølgende forvente, at integrationen kan ’sætte på formål’. 

Eller du finder ud af, at processerne er et kaos, som du er nødsaget til at sætte på formel, før du begynder integrationen.

Der er mange veje til Rom, også selvom én vej virker mere oplagt end andre. Derfor kan du med fordel overveje flere mulige udrulningsstrategier, hvis du ligesom Hårklinikken har flere processer og systemer, du skal implementere. 

Vi udrullede alle processer selskab for selskab. Men vi kunne også have gjort det proces for proces på tværs af selskaberne. Især i dette tilfælde, hvor Hårklinikken ikke havde lagerprocesser i deres gamle økonomisystem. Desværre glemmer de fleste at udfordre rækkefølgen for implementeringen af systemerne, da det for mange virker mest naturligt at gøre det selskab for selskab. 

Da Hårklinikken er delvist ejet af en kapitalfond og som nævnt er i vækst, oplevede finansfunktionen stigende krav til rapportering og konsolidering. Så det ville have givet finansfolkene med hænderne i rapporteringen en anden proces at udrulle rapporteringsprocessen i alle lande på en gang. Hvilket formentlig havde givet større arbejdsro, hvorefter man ville have kunnet fortsætte med de resterede processer. 

På trods af det valgte Hårklinikken en udrulning selskab for selskab. 

Det skyldes bl.a., at der i Hårklinikkens tilfælde hurtigst muligt skulle bruges en erstatning for det lagersystem, de brugte i produktionsselskabet. Fordi lagersystemet som konsekvens af et opkøb fra en konkurrent pludselig blev fjernet fra markedet. 

I tillæg til det var der stor forandring og oprydning i fx Shopify. Hvilket betød, at det havde været uendeligt svært at skabe fremdrift på vareprocesserne, hvis udrulningen ikke var sket netop selskab for selskab. 

I bagklogskabens klare lys havde det ideelle nok været en hybridstrategi med det bedste fra de to verdener, hvor Hårklinikken havde startet med udrulning af finans på tværs af landegrænser og derefter fortsat med vareprocesserne selskab for selskab. 

Dine superbrugere er nøglen til forankring af ERP-systemet. For efter implementeringen drager ERP-konsulenterne videre til deres næste projekt. Der vil oftest stadig være mulighed for support, men for at få forankret ERP-løsningen i virksomheden vil jeres projektdeltagere og især superbrugerne være nøglen. 

Derfor er det væsentligt, at du får talt om og afklaret dine skattede projektressourcers roller efter go-live. Så de ved, hvad de skal tilbage til, og kan se sig selv spille en vigtig rolle i forankringen af ERP-systemet og hjælpe med at få læring og viden til at sætte sig fast i hele organisationen. 

Har du fx ikke en superbruger, som agerer intern support, risikerer du, at alle dine medarbejdere skriver om det samme til din ERP-rådgiver, og alligevel bliver viden ikke forankret i virksomheden, næste gang udfordringen opstår. 

Du kan derfor få stor forretningsmæssig værdi ved at have aftalt med din ERP-leverandør at udnævne én person internt, som al dialog med din ERP-leverandør går igennem – så sikrer du intern sparring, forankring af viden og effektivt samarbejde.