en
da
Står du midt i et ERP-projekt og overvejer, om det er tid til også at ændre i din Financial Planning-platform? Så får du her ti konkrete dos og don’ts, der guider dig mod et vellykket resultat.
To systemprojekter simultant? Umuligt – eller? Inden du begynder, er der en række ting, du skal overveje.
Den vigtigste overvejelse af alle er: Har I ressourcerne til at håndtere begge projekter samtidig?
Beslutter du dig for, at du har de nødvendige ressourcer til at håndtere begge projekter på samme tid, er der gode nyheder. Når du læser videre herfra, får du nemlig ni dos and don’ts, du kan skrive dig bag øret, når du skal lave ændringer i din Financial Planning-platform – specifikt i Workday Adaptive Planning – mens dit ERP-projekt stadig er et mål i bevægelse.
Lad os springe ud i det.
1. Fastsæt en overordnet struktur
Det er nyttigt at få en fornemmelse af, hvordan den overordnede organisationsstruktur vil se ud fremadrettet, da det påvirker, hvordan både planlægningsmodeller og rapporter opbygges. Normalt har projektteamet en god ide om strukturen selv fra starten af et ERP-projekt, fordi det ofte var selve drivkraften for ERP-opgraderingen. Opsæt organisationsniveau-strukturen, så rapporteringen giver mening. ERP-systemet kan så spejle Workday Adaptive Planning-organisationsstrukturen. Du kan evt. lave en midlertidig struktur, så det bliver nemmere at bridge over i den nye.
2. Brug ikke krudt på at bekymre dig om ikke-kritiske detaljer
Workday Adaptive Planning tager højde for at detaljegraden, hvormed en organisation planlægger, rapporterer og sporer faktiske tal, sjældent er statisk i din General Ledger. Derfor er systemet bygget til at gøre det muligt for dig at ændre jeres registreringsramme og tilføje nye konti. Efter go-live får du rigelig tid til alle detaljerne, så du skal ikke bekymre dig om de små, ikke-kritiske detaljer, selvom det kan være nemt at hænge fast i at rette firmanavne, individuelle mappinger og andre småting.
3. Spild ikke tiden på at automatisere integrationer
Det giver ikke mening at bruge din energi på at opbygge og tilpasse dataintegrationer til systemer, der ændres eller endda er på vej ud. Derfor bør du i stedet bruge Workday Adaptive Plannings flat file-upload-funktion, mens du implementerer det nye ERP-system. Og husk ikke at forsømme datavalideringsprocessen.
Derudover skal du sørge for at udnytte den indbyggede ’Structure Update’-funktion til at automatisere omdøbning og omstrukturering af konti. Laver du større model-reviews, bør du anvende den medfølgende sandkasse for en kviktest, inden du går i produktion.
4. Byg den underliggende toplinje og operationelle modeller
Virksomheder laver typisk kompleks operationel modellering (Omsætning, COGS, Personnel Planning osv.), som er ret strategisk for virksomheden og opbygget uden for den finansielle model. Det er værd at overveje disse grundigt og bygge dem op på forhånd i Workday Adaptive Planning, velvidende at de senere kan integreres i den finansielle model.
5. Brug din FP&A-platform som et mapping- og revisionsværktøj
De fleste ERP-opgraderinger og -reimplementeringer indebærer en ny kontoplan. Når det sker, vil virksomhederne skulle konvertere eller mappe den gamle til den nye. Mens Excel kan bruges til mapping, er det bedst at opbevare det et sted og derefter anvende det på dine data på en centraliseret platform, hvor alle kan få adgang til det. Dette gælder både for beregninger og selve mappingen, som Workday Adaptive Planning kan facilitere via attributter. Denne mapping eliminerer også omarbejde, da mapping-tabellen vil være en kritisk del af ERP-implementeringen og vil skulle udføres under alle omstændigheder. At udnytte den vil hjælpe med at holde den finansielle planlægning synkron med ERP-systemet.
Sørg også for at bruge Workday Adaptive Plannings mapping-funktioner som et revisionsværktøj, da det har en klar og umiddelbar fordel.
6. Skab ét enkelt rapporteringsmiljø
Workday Adaptive Planning kan give regnskab og finans ét enkelt rapporteringsmiljø til både før- og efter-data samt til nye versus gamle allokeringer. Det kan det, fordi data fra både det gamle og det nye ERP-system nemt kan importeres, mappes og bearbejdes. Betragt det som en mulighed for at forbedre og omforme måden, hvorpå rapportering og analyse udføres – og undgå derfor blot at konvertere gamle rapporter til det nye ERP-system eller den opdaterede Workday Adaptive Planning-platform.
7. Husk at være fleksibel
Det er vigtigt, at du sørger for at kommunikere med dine nøgleinteressenter under dine projekter – særligt regnskabsafdelingen. Det er afgørende, da der sandsynligvis vil ske ændringer i omfang og design undervejs. Hvis du har styr på ERP-implementeringen, vil du kunne tilpasse din Workday Adaptive Planning-model til at imødekomme ændringerne.
Det er også en god idé altid at have en forbindelse mellem regnskab og FP&A. Der vil ofte være ændringer i hierarkier (fx cost centre og kontoplan), og det er derfor afgørende, at de nye konti bliver tilføjet til din Workday Adaptive Planning-rapportering.
8. Hold det helt simpelt
Kompleksitet gør læringsprocessen hårdere og længere for andre brugere på sigt. Start med en detaljeret plan for dine projekter, og hav specifikke resultater i tankerne imens. Men forsøg ikke at gøre alt på én gang. Start med en liste med tre must-haves. Kort sagt: Gør ikke tingene for komplicerede – små iterative ændringer er mest effektive.
9. Du bør ikke vente
Skift af ERP-system betyder ikke, at organisationen stopper med at lave finansiel planlægning, eller at bestyrelsen og ledelsen ikke har brug for rapporter under projekterne. Arbejdet skal fortsætte. Mange organisationer, der udsatte et hovedeftersyn af FP&A-processer, fortæller, at de fortrød den beslutning, da de måtte lide under brugen af regneark i yderligere et til to år, fordi deres virksomheds ERP-projekt blev forsinket. Og i den periode led den finansielle styring under forældede processer og værktøjer.
For erfarne finansprofessionelle kan fordelene ved at gå videre med en opgradering af planlægningssystemet opveje risiciene og omkostningerne ved at vente på, at en ERP-implementering afsluttes. Og det er klogt at trække på erfaringer og værdifuld viden – dos and don’ts – fra andre, der har været der før.
Artiklen, du netop har læst, har sin oprindelse hos vores samarbejdspartner Workday. Vi har læst, hvad de har skrevet, oversat til dansk og drejet pointerne over til din favør, så du kan blive klogere på Workday Adaptive Planning, AI, ML mv. Vi håber i hvert fald, du fik gavn af at læse artiklen. Er du interesseret i få fingre i originalen? Så hop over i Workdays læringsunivers.
Vælg et rapporterings- og planlægningsværktøj til din SaaS-forretning
Cloud-baserede finansielle planlægnings- og analyseværktøjer som Workday Adaptive Planning kan være med til at løse de ’klassiske’ problemstillinger, som langt de fleste SaaS- og abonnementsforretninger bokser med. Men de kan også hjælpe finansfunktionen med at nå deres ambitioner om at levere et output, som løfter den samlede forretning.
Så overvejer du at hoppe ud af Excel-tyranniet og ind i et cloud-baseret rapporterings- og budgetværktøj, er du meget velkommen til at række ud til Partner Morten Boldsen for en uformel snak om, hvad vi kan gøre for dig og det teknologiske fundament i din finansfunktion.
