Landbrug & Fødevarer: Din ERP-implementering skal forankres indefra

Hvordan får du implementeret 86 regnskaber i et ensartet ERP-landskab? Det var den komplekse opgave, som Jens Bakke, IT-chef i Landbrug & Fødevarer, stod over for. Med en halvandet år lang, grundig foranalyse og derefter en opdeling af ERP-projektet i fem faser sikrede han det optimale overblik og dermed meget bedre mulighed for at vælge den rigtige løsning.

Da vi ankommer til Landbrug & Fødevarers kontor på Axelborg og træder inden for i den betagende bygning, bliver vi overvældet af den majestætiske atmosfære, der hviler over stedet. På vej op til vores interview bliver vi transporteret af en gammeldags paternosterelevator, hvis blide, kontinuerlige bevægelse næsten føles som en rejse tilbage i tiden.

Jens Bakke, IT-chefen hos Landbrug & Fødevarer, møder os med et stort smil i mødelokalet.

Allerede fra begyndelsen kan du mærke, at Jens Bakke er en passioneret mand med et fast håndtryk og en gnist i øjnene. Alle i rummet er klar over, at vi skal til at tage hul på fortællingen om et omfattende projekt, og inden vi går i gang, sipper vi en tår af vores varme kaffe.

“Det, der beskriver hele vores ERP-projekt, er: kompleksitet,” begynder Jens Bakke med et smil og snupper endnu en tår.

“Men for at forstå udgangspunktet for vores ERP-implementering er I nødt til at forstå, hvordan Landbrug & Fødevarer er skruet sammen som forretning,” fortsætter han og forklarer, at Landbrug & Fødevarer er en stor erhvervskoncern med en masse mindre organisationer, fonde og foreninger under sine vinger.

Og det betyder, at de har en perlerække af forskellige systemer, processer og metoder.

Da Landbrug & Fødevarer blev dannet i 2009, blev ikke kun mange organisationer samlet – det var også en sammensmeltning af forskellige kulturer. Så selvom organisationerne branchemæssigt kan have fælles interesser, har de vidt forskellige udgangspunkter og kulturer.

“Det er blandt andet en af grundene til, at det har været udfordrende at få vores processer alignet,” fortæller Jens Bakke.

Da Jens Bakke startede projektet for tre år siden, havde Landbrug & Fødevarer fire gamle ERP-systemer på tværs af organisationen. Man ønskede derfor at ændre den struktur, da teknologien var forældet, og på et strategisk plan hæmmede det udviklingen af virksomheden.

Derudover var der et stort potentiale for øget samarbejde på tværs af afdelingerne og en nedbrydning af siloer. Det vil vi dykke ned i senere, da vi først skal have alle detaljerne på plads.

Jens Bakke forklarer: “Over en periode på ti år har Landbrug & Fødevarer flere gange uden held forsøgt at erstatte de gamle systemer med en ny samlet løsning. Forklaringen er, at de gamle systemer var skræddersyet til de respektive områder, hvor de blev brugt. Der var derfor forskellige måder at løse ensartede opgaver på på tværs af den samlede forretning. For at kunne fungere i et fælles system var der således behov for en fælles model.”

Landbrug & Fødevarer administrerer ikke kun deres egne regnskaber, men også regnskaber for deres foreninger og fonde inden for branchen. Oprindeligt skulle de derfor flytte 86 regnskaber.

Med over 20 års erfaring inden for ERP-implementeringer vidste Jens Bakke, at håndteringen af denne komplekse opgave krævede en struktureret tilgang og et klart overblik over hele systemlandskabet, der var forbundet med den eksisterende ERP-løsning. Han begyndte derfor med en grundig kortlægning af de nuværende systemer og processer, identificerede kritiske behov og prioriterede dem herefter.

Det viste sig at være en lidt større opgave end forventet.

“Jeg forsøgte at opstille en fælles ramme, og det blev en stor del af min foranalyse,” fortæller Jens Bakke og fortsætter:

“Men der var rigtig mange detaljer på grund af vores mange forskellige systemer og processer. Vi skulle derfor rundt i hvert område af forretningen for at indsamle al den nødvendige viden. Og det er der, vi har haft en udfordring – for hvad skal systemet kunne? Det afhænger af, hvilket område du sidder i, og hvilke processer der kører.”

Jens var klar over, at det ikke var muligt at være alle steder på én gang, og at det ville tage flere år at lave en så omfattende analyse og interviewe alle i virksomheden. Men han vidste også, at det var nødvendigt at få skabt et ‘as-is’-billede på et sådant niveau, at deres ‘to-be’-billede kunne udarbejdes.

Inden vi dykker ned i, hvordan selve ERP-implementeringen fandt sted, tager Jens Bakke endnu en tår af kaffen og tænker lidt. Han vil gerne understrege, at før du kaster dig over implementeringen af et nyt ERP-system, er en af de vigtigste discipliner foranalysen.

“Hvert ERP-projekt er unikt, og foranalysen er en afgørende brik for projektets succes. Det går ofte galt, hvis ikke du har forstået kompleksiteten eller har misforstået noget inden implementeringen. Derfor gravede vi et spadestik dybere for at finde roden til udfordringerne og brugte 1,5 år på foranalysen. På den måde kunne vi få flere detaljer på plads og diskutere, hvad ‘to-be’-tilstanden skulle være.”

Systemvalget ender på Microsoft Dynamics 365 Business Central, da systemet blev vurderet til at kunne understøtte forretningens behov. “To af vores fire ERP-systemer var i forvejen Navision-løsninger, der har samme udgangspunkt som Microsoft Dynamics 365 Business Central, hvilket betyder en vis genkendelighed for en del af brugerne. De to andre var Unik og Schilling, og brugerne arbejdede ikke på tværs af systemerne. De kendte derfor primært til brugen af ‘eget’ system,” fortæller Jens med et smil.

Han fortsætter: “Med det som grundlag udarbejdede jeg et udbudsmateriale, hvor jeg undlod at liste alle standardfunktioner. I stedet fokuserede jeg på de krav, der krævede specialudvikling, da jeg kender produktet indgående. Det materiale sendte vi til fire leverandører, og til sidst valgte vi én af dem.”

Med foranalysen godt i gang og valget af leverandør på plads kan vi nu påbegynde fortællingen om implementeringen af ERP-systemet.

På grund af projektets kompleksitet besluttede Jens Bakke at opdele implementeringen i fem forskellige go live-datoer. Oftest vil tilgangen være en stor Big Bang-lancering, hvor alt bliver rullet ud samtidig, men det havde været en for stor opgave at håndtere på én gang og derfor opdelingen i faser.

“Jeg lavede nogle regler for, hvordan vi kunne inddele implementeringen i flere bølger afhængig af kompleksitet. Hvis vi havde taget alle 86 regnskaber på én gang, havde det været svært at følge med og løse eventuelle problemer. Og det var også nødvendigt at dele det op, fordi der endnu ikke var helt fastlagte processer. Vi udviklede en detaljeret plan for ERP-implementeringen, som inkluderede kommunikation og træning for at sikre, at alle berørte parter var informeret og klar til ændringerne,” forklarer Jens Bakke og viser deres omfattende projektplan.

Første fase indeholdt de mest simple regnskaber, og det gjorde det muligt for medarbejderne at lære brugergrænsefladerne at kende, da ikke alle havde samme udgangspunkt og erfaring med Navision.

Projektgruppen oprettede et standardregnskab, som dannede grundlaget for alle de andre regnskaber i den første bølge.

Når de efterfølgende rettede fejl eller tilføjede ny funktionalitet i de regnskaber, der allerede var implementeret, opdaterede de samtidig standardregnskabet.

Efterfølgende gik de videre til en mere kompleks fase og justerede standardregnskabet baseret på de nye erfaringer, så tidligere fejl kunne undgås. På den måde kunne de gradvist bygge videre på deres viden.

I januar 2024 lancerede de den femte og sidste pulje, som både var den største i volumen og den mest komplekse.

Ved at anvende denne systematiske tilgang kunne de gradvist migrere og integrere de forskellige regnskaber og processer og dermed sikre en mere ensartet og effektiv drift.

Og mange af brugerne havde allerede erfaring med Navision, hvilket gjorde overgangen lettere for dem.

Derimod stod de medarbejdere, der tidligere arbejdede i Schilling, over for en stejl læringskurve, da systemerne og funktionaliteten var mere forskellige. Det gjorde det vanskeligt for Jens Bakke at planlægge en uddannelse, der passede til alle. Han valgte derfor at tilbyde almen undervisning, velvidende at det ikke nødvendigvis ville opfylde hver enkelt medarbejders behov, men med det formål at sikre, at alle kunne vænne sig til den nye løsning.

Jens Bakke tager ordet og smiler: “I bund og grund er der ingen, der gider forandringer. Jeg har været i branchen i mange år, og når der sker forandringer, så skal det nye være ligesom det gamle. Bare bedre,” griner han.

“Men begrænsningerne i de gamle systemer var så store, så mange var rigtig glade for de nye muligheder i det nye system. Tidligere var vi afhængige af mapper, og man skulle ofte finde en specifik mappe for at hente en vejledning til en bestemt proces. Den nye gennemsigtighed vil også reducere fejl i fremtiden – især når viden flyder på tværs af afdelinger,” uddyber Jens Bakke og holder en tænkepause.

“Nu har vi et ensartet udgangspunkt, og vi har allerede standardiseret mange processer. Det har nedbrudt siloerne blandt medarbejderne, systemerne og afdelingerne. Fx dem, der arbejdede i Schilling, kontra
dem, der arbejdede i Navision – de fik ikke udnyttet det fylde potentiale af hinandens kompetencer. Nu kan medarbejderne tage over for hinanden, når de er syge, og hvis der er spidsbelastning, så kan en anden hurtigere træde til,” siger han.

Vi kunne fortsætte den gode snak med eksempler på, hvordan den digitale transformation har båret frugt, men vi er nysgerrige og har en håndfuld spørgsmål til Jens Bakke.

Derfor spørger vi ind til de gode råd, Jens Bakke har til virksomheder, der står over for en kompleks system- og procesopgradering, som fx udskiftning af et ERP-system.

Det første umiddelbare svar kommer prompte fra Jens Bakke: “Hyr nogen med kendskab til ERP-implementeringer,” smiler han. Han fortsætter: “Når I skal implementere et ERP-system, så er det allervigtigste, at I fokuserer på den interne forankring. I gennemsnit skifter danske virksomheder ERP-system hvert 10. år. Derfor er det sjældent, at nogen har prøvet det mere end én gang i en virksomhed. Og de, der har, har måske kun været med på sidelinjen.”

Jens Bakke har også siddet på den anden side af bordet som ERP-leverandør.

Derfor ved han, at det ofte er leverandøren, der driver processen, men at medarbejderne skal have de rette forudsætninger for at nå i mål. Det er uhyre vigtigt, at der er en dedikeret supportfunktion, interne medarbejdere eller superbrugere, der forstår de spørgsmål, leverandørerne stiller, ellers kan der hurtigt opstå en glidebane for projektet.

I forlængelse deler han sit andet råd: “Faseopdelingen af vores ERP-implementering har været afgørende for vores succes, da det har gjort opgaven overkommelig. Så jeg vil anbefale, at du tager projektet i små bidder, er bevidst om jeres processer og har en klar vision for fremtiden. Overvej, hvilke udfordringer du skal have løst. Det er meget nemmere at uddanne dine medarbejdere, når du har fastlagt den ønskede proces,” uddyber han.

Jens Bakke påpeger også, at det er lige så vigtigt at få den rette rådgivning udefra, hvis virksomheden ikke selv har erfaring på området. Det er nemlig nødvendigt med et bindeled mellem forretningen og ERPleverandøren.

“Her kommer Basicos konsulenter ind i billedet, og de befinder sig i spændingsfeltet mellem forretning, vejledning og kodning. De fokuserer på, hvad løsningen skal være, og sikrer, at den er forretningsmæssigt sammenhængende. Og det er en stor fordel, at man internt kan oversætte spørgsmålene korrekt, så beslutningstagerne i virksomheden forstår, hvad de tager stilling til, samt hvad fordelene og ulemperne er.”

Det er tydeligt, at Jens Bakke har fået skabt et solidt fundament med en ensartet platform. Men inden vi afrunder interviewet, spørger vi ind til, hvad det næste skridt på Landbrug & Fødevarers digitale rejse er:

“Vores næste skridt er at ensarte vores processer yderligere. Der er stadig nogle procesområder, der kræver endnu mere fokus – og det involverer hele forretningen, ikke kun regnskab.”

“Jo mere ensartet, vi kan gøre processerne, jo bedre kan medarbejderne løse opgaver på tværs af områder og samtidig tage over på hinandens opgaver. Den digitale transformation har ikke kun effektiviseret processerne, men også fremmet samarbejdet og fleksibiliteten blandt medarbejderne. Det har resulteret i et mere sammenhængende og produktivt miljø,” afslutter Jens Bakke med et tilfreds smil.

Når vi hjælper med at digitalisere og automatisere finansfunktioner, skræddersyer vi applikationer og værktøjer, der opfylder dine behov. Vi gør det på en måde, der sikrer, at løsningen bedst muligt understøtter data, processer og de mennesker, der knokler bag linjerne.

Illustrationen viser Finance IT Services’ digitaliseringscirkel, som repræsenterer de kompetencer, vi kan bringe i spil, når de finansielle processer i din virksomhed skal digitaliseres – altid med et holistisk udgangspunkt.