Syv spørgsmål til din kommende ERP-leverandør

Du har måske gået og grublet over det længe. Og nu er du nået til den konklusion, at I skal have et nyt ERP-system. Du har måske endda besluttet, hvilket ERP-system det skal være. Så langt så godt. Men nu trænger det næste spørgsmål sig på: Hvem er den rigtige samarbejdspartner til at levere jeres nye ERP-system? For at kunne afklare det får du her syv spørgsmål, du kan stille din (måske) kommende ERP-leverandør.

Generelt er et ERP-projekt et forretningskritisk og dyrt projekt med potentielt store konsekvenser, hvis det ikke går som planlagt. Derfor er det vigtigt, at du vælger den helt rigtige samarbejdspartner. Og måske er ERP-implementeringen ikke lige dét, du har størst erfaring med.

Dét kan gøre det svært at navigere i de forskellige overvejelser, der følger med.

Så, hvordan bliver du klædt på til valget af en ERP-leverandør? Det kan du blive klogere på lige her. Du kan nemlig begynde med at stille syv vigtige spørgsmål til din ERP-leverandør, som led i jeres udvælgelsesproces:

Et ERP-projekt er som udgangspunkt et flerårigt projekt. Dit samarbejde med ERP-leverandøren skal derfor helst være et langt og lykkeligt ægteskab. Men skulle uheldet være ude, er det vigtigt at kunne skilles relativt smertefrit.

Undersøg derfor leverandøren, og vurder, om jeres løsning bliver bundet til dem som leverandør. 

Vi ser virksomheder, som bliver bundet til deres ERP-leverandører af følgende tre årsager:

1. De bliver solgt en on-premise-løsning, som er næsten umulig at flytte til en anden leverandør, i stedet for en cloud-løsning, der som udgangspunkt nemt kan flyttes.
2. Offentlige apps, som bag overfladen ikke er offentlige, som kun kan bruges, så længe I er kunder hos dem. Det kan gøre det svært at skifte leverandør, hvis de apps er kernen i jeres løsning.
3. Der bliver installeret apps udviklet af leverandøren, som andre leverandører ikke vil overtage og supportere.

Når du skal gennemføre dit ERP-projekt, er det ikke kun vigtigt, hvad leverandøren hedder. Det er i den grad også vigtigt, hvilket konkret team leverandøren stiller med. Du vil nemlig gerne være sikker på, at de har gjort det før med succes og har relevante erfaringer ift. lige præcis jeres forretning. Herudover vil du også gerne vide, at de har forskellige kompetencer, så der er styr på alt fra teknik til projektledelse, og I ikke er afhængige af en enkelt person.

Spørg derfor ind til de roller, de påtager sig, navngivne ressourcer pr. rolle for det team, der vil blive dedikeret til jer, og hvilke erfaringer de har.

Det er også en god ide at efterspørge relevante erfaringer med kunder, der minder om jer, og få dem til at uddybe, hvordan de vil løse kernen af jeres ERP-udfordring eller det største problem, I kæmper med i jeres nuværende løsning.

Som SaaS-virksomhed kan I fx spørge ind til, hvordan de vil løse fakturering af kontrakter måned efter måned og rapportere på SaaS-nøgletal. Er I en handelsvirksomhed, vil det være relevant at overveje, hvorvidt de har bygget integrationer til en webshopplatform før. Og ikke mindst – hvilke løsninger de kan tilbyde ift. optimering af jeres supply chain, fx mobile lagerscannere, forecast til indkøb osv.

Når din ERP-løsning skal bygges, vil nogle leverandører tilbyde en færdig konfiguration, som de tager udgangspunkt i og tilpasser til jer. Imens andre leverandører vil bygge næsten alt fra bunden. Sidstnævnte kan hurtigt give en forøgelse i projektets omfang og omkostning. Derfor kan der være fordele ved at finde en leverandør, der prioriterer en god prækonfiguration.

På den måde undgår du at genopfinde den dybe tallerken, men får gavn af en masse erfaring opsamlet i en best practice-opsætning. Så får du en gennemtestet løsning og kommer hurtigt ud over rampen.

Spørg derfor leverandøren, hvor meget der er prækonfigureret. Og vil du et spadestik dybere, kan du udforske, om nedenstående elementer er prækonfigurerede:

• Kontoplan
• Spærring af direkte bogføring på systemkonti
• Bogføringsopsætning
• Momsbogføringsopsætning
• Anlægsopsætning
• Periodiseringskoder
• Intercompany bogføringsgrupper

Før eller siden kræver jeres løsning andre kompetencer end ERP. Selv de dygtigste ERP-konsulenter kan ikke altid finde en god løsning inden for standard, hvorfor jeres implementering får brug for kodning, workflows og lignende. Eller måske I gerne vil have automatiseret en masse, lavet BI-rapporter og implementeret et CRM-system.

Undersøg derfor, hvilke kompetencer leverandøren besidder samlet set. De rigtige kompetencer vil styrke leverancen og jeres forretning – både på kort og langt sigt.

Når du skal vælge leverandør, vil du gerne være sikker på, at vedkommende har en gennemtænkt tilgang og plan for, hvordan de går til projektet. Undersøg derfor, hvordan de griber projektet an, og vurder, om det giver mening.

Som udgangspunkt er det relevant at finde en balance mellem forskellige projektstyringsmodeller, herunder vandfaldsmodellen og en agil proces. Vandfaldsmodellen imødekommer de samme behov som den løsning, I allerede har, og med den agile proces mindsker du kompleksiteten. Og det kræver en grundig foranalyse at fange den nødvendige kompleksitet og de metoder, du ønsker på dine projekter.

Alt det, som kan betegnes som en videreudvikling, ift. hvad I kan i dag, anbefaler vi at drive som efterfølgende faser efter en agil projektmetode. Det gør, at projektet ikke bliver unødigt komplekst.

Med et nyt ERP-system følger et behov for undervisning og support af jeres medarbejdere, som skal lære det nye system at kende. Der kan være stor forskel på, hvor meget og hvordan leverandører tilbyder uddannelse og support.

Er uddannelse noget, som sker fysisk hos dem, on-site eller remote? Og er det standard-kursusmateriale, eller tilbydes der on-site sidemandsoplæring til lige præcis jeres behov? Underviser de jeres superbrugere, som derefter skal undervise og supportere jeres øvrige brugere, eller underviser og supporterer de alle jeres brugere? Der er mange spørgsmål, du kan stille.

Vi anbefaler, at du også spørger ind til, hvor meget dokumentation, i form af procestegninger og arbejdsbeskrivelser, der vil blive udarbejdet i løbet af projektet, som jeres medarbejdere kan læne sig op ad efterfølgende.

I overgangsfasen, indtil I overgår fuldstændig til det nye system, får I givetvis brug for ekstra support, så undersøg, hvor længe implementeringsteamet er dedikeret, før I overdrages til decideret support.

Overvej også, om der er garanteret svartid, statistik for leverandørens gennemsnitlige svartid og løsning af sager, åbningstider, hvilke kanaler supporten sker igennem, hvor højt supporten rates af kunderne, og hvilke afregningsmodeller der er for support. 

Så kan du bedre vurdere, hvorvidt du tror, det imødekommer jeres behov ud fra dit kendskab til dine medarbejderes systemforståelse.

Hvis jeres IT-afdeling har særlige krav til GDPR og IT-sikkerhed, eller hvis I køber en on-premise-løsning, som hostes af jeres leverandør, så husk at undersøge, hvordan de håndterer GDPR og IT-sikkerhed. For her er det rigtig ærgerligt at få overraskelser sent i processen.

Normalt omhandler det første spørgsmål altid økonomi. Men vi har gemt det til sidst, fordi det er vigtigt at være varsom. Vi har flere eksempler på virksomheder, der valgte den billigste løsning, men ikke var opmærksomme på, at de blev bundet til leverandørens mangelfulde løsning.

Så hvordan finder du den rigtige pris?

Du kan spørge ind til den forventede økonomi for projektet. Herunder afregningsmodel med forudbetaling versus løbende afregning eller slutafregning. Og få afklaret timepriser, rabat i forbindelse med projektet samt timepris for support efterfølgende.

Når priserne sammenlignes på tværs af leverandørerne, skal det vejes op imod, hvor højt de scorer på de andre parametre, som de forrige seks spørgsmål afdækker. Fordi … det kan hurtigt blive dyrt at vælge den billige løsning.

Hvis der er markant forskel på prisen for hele projektet, vil vi slå et slag for, at du overvejer forudsætningerne. Det kan være, den ene leverandør har indregnet tid til at hjælpe jer med at komme i gang, indlæse og opsætte stamdata, teste og dokumentere processerne osv., mens den anden leverandør kun leverer en råinstallation og standardkonfiguration, og I selv skal klare alt andet.

Det var syv spørgsmål ud fra vores erfaringer, der gerne skulle gøre dig klogere på de leverandører, I snakker med. Og ikke mindst – stille jer stærkere til at vælge imellem dem. Spørgsmålene kan dog sjældent stå alene, og en udvælgelsesproces er ofte en kompleks affære.

Læs denne og flere artikler i magasinet Content her.

Når vi hjælper med at digitalisere og automtisere en finansfunktion, gør vi en dyd ud af at sammensætte de applikationer og værktøjer, der møder netop dit behov. På en måde, så løsningen understøtter data, processer og de mennesker, der knokler bag linjerne.