Arbejdstidsregistrering rykker ind på danske arbejdspladser

Folketinget har vedtaget en ændring af arbejdstidsloven, der pålægger dig som arbejdsgiver at stille et system til rådighed, der kan registrere dine medarbejderes arbejdstid. Ændringen træder i kraft den 1. juli 2024. Baggrunden for lovændringen er en stigende bevidsthed om vigtigheden af arbejdstidsregistrering for at sikre dine medarbejderes sikkerhed og sundhed.

Hvad betyder registrering af arbejdstid?

Registrering af arbejdstid er ikke helt det samme, som mange forbinder med tidsregistrering.

Tidsregistrering er et velkendt fænomen inden for overenskomstdækkede og tekniske industrier, IT samt serviceorienterede brancher såsom advokatfirmaer og konsulenthuse. Medarbejdere i disse brancher tidsregistrerer, hvor mange timer de har brugt på en enkelt opgave.

Imidlertid adskiller de nye krav sig fra denne praksis ved at fokusere på arbejdstid frem for det opgavespecifikke tidsforbrug.

Hvis en af dine medarbejdere arbejder fra kl. 8 til 16, inklusive en selvbetalt frokostpause på 30 minutter, er det kun nødvendigt at registrere den samlede arbejdstid på 7,5 timer – uden at specificere de præcise tidspunkter for arbejdets start og slut.

I det nævnte eksempel er det dog vigtigt at bemærke, at enhver variation fra de aftalte 7,5 timer, uanset om det er mere eller mindre, betragtes som en afvigelse, og at den faktiske arbejdstid for den pågældende dag derfor skal registreres.

Hvad indebærer de nye krav?

Inden vi giver dig vores bedste råd til, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med implementeringen, så får du her et kort overblik over de nye krav:

Du skal indføre et ’objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem’.

Det betyder, at du skal bruge ressourcer på at få etableret et tidsregistreringssystem, der kan dokumentere den enkelte medarbejders daglige arbejdstid og dermed understøtte de eksisterende regler i arbejdstids- og arbejdsmiljøloven.

Det er ikke et lovkrav, at systemet er digitalt, men forandringen glider nemmere, når det understøttes af en smart løsning. Senere i artiklen vil vi gå dybere ind i, hvorfor det er tilfældet.

Du skal være opmærksom på bestemte medarbejdere.

Ifølge de nye krav er der mulighed for at undtage visse medarbejdere, der kan kaldes ’selvtilrettelæggere’. Begrebet fremgår ikke som definition i loven, men det er allerede blevet en populær samlebetegnelse for de medarbejdere, der selv kan tilrettelægge deres samlede arbejdstid.

Selvtilrettelæggere kan undtages fra 48-timers-reglen, og som følge af det skal selvtilrettelæggere ikke registrere tid. Det skal også nævnes, at reglerne ikke gælder for ledelsen og specifikke erhverv.

I grove træk handler de nye krav om, at følgende tre regler overholdes:

Hviletid: 11-timers-reglen
Arbejdstid: Max. 48 timer om ugen som et gennemsnit over 4 måneder
Fridøgn: 1 ugentligt fridøgn.

Fem råd til at implementere de nye krav

Både vores People & Payroll Services, Legal Services og Finance IT Services har dykket ned i lovgivningen og italesat nogle vigtige overvejelser, du kan tage højde for i forbindelse med de nye krav:

Igangsæt en assessment, hvor du definerer, om nogle af dine medarbejdere er selvtilrettelæggere eller ej..

Denne proces kan være vanskelig og tidskrævende afhængigt af de data, der er tilgængelige i dag – så begynd hellere i dag end i morgen. People-funktionen skal sammen med forretningen analysere, hvilke medarbejdere i virksomheden der efter de nye krav kan anses for at være selvtilrettelæggere.

Udarbejd et tillæg til de eksisterende ansættelseskontrakter.

Når du har identificeret selvtilrettelæggerne, skal du udforme tillæg til deres ansættelseskontrakter, hvoraf det fremgår, at de er undtaget fra beskyttelsesreglerne om hviletid, arbejdstid og fridøgn.

Undersøg, hvad du kan forvente ift. sanktioner og myndighedskontrol.

Med reglerne følger en udvidet sanktionsbeføjelse fra Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet har beføjelse til at forbyde eller begrænse lønmodtagernes mulighed for at arbejde mere end 48 timer om ugen af sikkerheds- eller sundhedsmæssige årsager.

Sanktionerne i forbindelse med implementeringen af et tidsregistreringssystem, der ikke opfylder kravene om at være ’objektivt, pålideligt og tilgængeligt’, er fastlagt i arbejdsmiljølovgivningen. Derfor er det Arbejdstilsynet, der er tilsynsmyndighed og har beføjelsen til bl.a. at udstede påbud og bøder.

Opdater jeres medarbejderhåndbog, onboarding-programmer og GDPR-dokumenter.

Det er vigtigt, at du udarbejder og formidler en klar og tydelig politik for tidsregistrering og arbejdstid. Selvom den nye lovændring ikke kræver, at du specificerer præcise tidspunkter for udført arbejde, kan det være en nyttig indsats. Med en detaljeret registrering kan du nemlig nemt dokumentere arbejdsmiljølovgivningens krav om 11 timers daglig hvile, og at det ugentlige fridøgn overholdes.

Derudover skal de nye regler implementeres i din organisations GDPR-processer og eventuel anden dokumentation. På den måde føler dine medarbejdere sig bedre klædt på til at håndtere denne forandring.

Tag dine change management-briller på.

Som People-ansvarlig skal du være mindst lige så fokuseret på forandrings- og kommunikationsopgaven, hvis tidsregistrering som koncept er nyt for medarbejderne i din virksomhed. Som nævnt tidligere er baggrunden for den nye lovændring et ønske om beskyttelse af medarbejdere, og det er vigtigt at formidle det budskab klart til dine kollegaer.

De fleste danske arbejdspladser dyrker en kultur præget af ’frihed under ansvar’; vi er vant til selvbestemmelse og til at påtage os ansvaret for vores egne opgaver. Derfor må du ikke undervurdere vigtigheden af at udarbejde en effektiv kommunikationsplan og sikre, at ledelsen i din virksomhed er aktivt involveret i dette projekt.

Dét er en forandringsopgave. Og når du forbereder din kommunikations- og implementeringsplan, har du bedre mulighed for at undgå unødvendig modstand i organisationen

Derfor skal du vælge en digital løsning

Der er en høj grad af metodefrihed for, hvordan din virksomhed kan sikre registrering af arbejdstid. Lovændringen indebærer dog et ret omfattende krav til dig som arbejdsgiver, da du skal anvende et system, der er ’objektivt, pålideligt og tilgængeligt’, hvorfor vi anbefaler, at du vælger en digital og integreret løsning.

Der er en række operationelle og strategiske grunde til dette, da du som arbejdsgiver så vil kunne dokumentere de lovpligtige tiltag:

Du kan nemt opbevare de registrerede data i fem år efter udløbet af den periode, som udgør grundlaget for beregning af den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid for medarbejderen.
Du sikrer, at medarbejderen har adgang til egne data under hele ansættelsesforløbet.
Du kan mindske menneskelige fejl og sikre nøjagtige optegnelser af arbejdstider, hvilket er afgørende for, at din virksomhed kan overholde den nye lovgivning.
Du sparer tid for både medarbejdere og HR-afdelingen, da det fjerner behovet for manuel beregning af arbejdstimer. Digitale tidsregistreringssystemer kan ofte integreres med andre HR- og lønsystemer, hvilket sikrer en strømlinet proces fra tidsregistrering til lønudbetaling.
Du får et klart overblik over arbejdstimerne og har mulighed for at indstille påmindelser, der sikrer, at du kan reagere rettidigt ved behov for op- eller nedskalering af arbejdsindsatsen. For at beskytte dine medarbejderes helbred, især i forhold til stress, kan det tiltag være gavnligt.

Når du skal udvælge et system, så husk at være opmærksom på …

Rapportering

Det er vigtigt, at dine medarbejdere har et klart overblik over, om deres rettigheder er sikret. Din virksomhed skal løbende kunne kontrollere, at medarbejderen overholder loven, så der kan tages affære, hvis det ikke er tilfældet. Det er særligt vigtigt, hvis myndighederne efterspørger dokumentation, eller hvis dine medarbejdere klager over deres rettigheder.

Integration

Start med at undersøge, om jeres eksisterende systemer, fx jeres økonomisystem (ERP-system), allerede indeholder de funktioner, du skal bruge, eller om de kan udbygges med nye moduler.

Arbejdsmønstre

Det er vigtigt at tage hensyn til, hvordan dine medarbejdere arbejder, da det stiller krav til jeres valg af system. Er de meget på farten, eller sidder de ved computeren hele dagen? Arbejder de oftest inden for det samme tidsrum, eller kan deres arbejdstider variere?

Hvis dine medarbejdere er meget på farten, er det nemmere for dem at registrere deres arbejdstid via deres mobiltelefon.

Loven stiller ikke krav om, at arbejdstiden skal registreres på bestemte tidspunkter eller over en specifik periode. Dog skal registrering af arbejdstiden være pålidelig, hvilket betyder, at der ikke må gå for lang tid mellem hver registrering.

Opbevaring af data

Hvis du overvejer at bruge en ’nem’ løsning som fx Excel eller en lignende hurtig løsning, skal du være opmærksom på, at du skal opbevare dataene i fem år. Det betyder, at hvis du senere ønsker at implementere et mere omfattende system, kan det blive mere besværligt at importere masterdata (al registrering) til det nye system. Det kan derfor være en fordel at starte med det rigtige system fra begyndelsen.

Har du brug for hjælp til at komme videre?

Så er du velkommen til at række ud. Vi er vant til at hjælpe vores kunder med implementering af forandringer og hjælper både med systemimplementeringer, juridiske udfordringer, interim projektledelse og rådgivning.