Hos Aller skaber digitalisering af HR-processer mere tid til forretningen

Hvad gør en CFO, når hele HR-afdelingen stopper med få måneders mellemrum? Det ved Martin Tørnes, CFO i Aller Media A/S, for det skete for ham i foråret. Derfor har vi mødt ham til en snak om, hvordan man sætter en midlertidig HR-strategi uden HR-medarbejdere, og om, hvordan Aller bruger digitalisering og automatisering af HR-processer til at skabe nærvær i forretningen og gennemsigtighed over for medarbejderne.

... Vil du hellere høre artiklen? Så hop direkte til vores lydartikler her. 

I foråret 2023 var Martin Tørnes en meget presset CFO. Aller havde nemlig på få måneder mistet hele sin HR-afdeling – først sagde den daværende HR-direktør op, og inden for de næste måneder forsvandt flere og flere medarbejdere, indtil der kun var to HR-business partnere tilbage, som også sagde op kort tid efter. 

“Man kan ikke bare sætte sin HR-afdeling helt på standby. Der er jo altid nogle personaleudfordringer, som skal håndteres i en virksomhed, lige fra sygdom til adfærd. Så vi hyrede en interim HR-chef og en HR-konsulent til at hjælpe med at holde skansen,” fortæller han.

Før de mange opsigelser havde HR været et selvstændigt område i direktionen, men da den tidligere HR-chef stoppede, tog Martin HR ind under sit område. Her traf han og direktionen en strategisk beslutning om at omdøbe afdelingen til People & Culture. Navneskiftet skulle vise medarbejderne, at afdelingen var på vej et nyt sted hen.

“Jeg ved godt, at det er populært at rykke fra HR til People, men navneskiftet er faktisk meget strategisk for os. Vi vil vise, at vi skal have fokus på vores medarbejdere og kultur – og vi ville væk fra bare at se vores medarbejdere som ressourcer,” fortæller Martin. “Vi har jo ikke produktionsmaskiner stående, som skal spytte møtrikker ud i en vis fart. Vi lever af at have dygtige medarbejdere, og de skal vide, at vi arbejder for, at de har en god arbejdsplads.”

Siden den tid, hvor Allers HR-afdeling bestod af to interimsmedarbejdere, er den nye People & Culture-afdeling vokset – bl.a. fordi de har ansat en Head of People. Men Martin har beholdt området under sig. For det er vigtigt, at den nye Head of People kan fokusere på at skabe en People & Culture-afdeling, der kan være der for forretningen.

“Når du sidder i en direktion, så er der meget, som tager din tid fra at kunne gøre det, der er allervigtigst, som er at få etableret en afdeling, nogle processer og nogle strukturer, som medarbejderne og lederne kan få gavn af. Så derfor vurderede vi, at det lige nu er bedst, at jeg varetager People-sporet op imod direktionen,” forklarer Martin.

Generelt er det en prioritet for Martin at lette de administrative byrder, så medarbejderne har tid til at være nærværende. Det kommer også tydeligt til udtryk, når vi taler om processer og strukturer, som han ser som et strategisk fokuspunkt for Aller.

“Jo mere vi kan få systemer til at understøtte vores processer, desto bedre. For jo mere vi standardiserer, automatiserer og digitaliserer vores processer, jo mere tid får vi til det, vi egentlig gerne vil. Og det er at være nærværende over for vores forretningspartnere,” siger Martin.

“Hvis vi kan få frigjort tid hos medarbejderne, kan vi både lykkes med at få effektiviseret deres arbejdsopgaver og øge serviceniveauet ud mod forretningen,” forklarer han og uddyber: “De fleste medarbejdere har et felt, som de motiveres af, og det er lige meget, om det er inden for økonomi, HR eller IT. De motiveres ikke af at sidde og lave processer. De motiveres af at forstå og understøtte forretningen, dens udfordringer og dens strategi. Og det er jo den vision, vi i direktionen skal tale ind i over for medarbejderne, for det er det, der er formålet med at digitalisere.”

Især fremhæver Martin Allers rekvisitionsproces som noget, der har haft gavn af at blive digitaliseret. Den har nemlig både sparet tid og reduceret risikoen for fejl.

“Vores gamle rekvisitionsproces var i pdf-format, og det var unødigt besværligt, for hvis jeg havde for travlt og glemte at videresende eller vedhæfte den rigtige fil, så strandede processen. Og fordi rekvisitionerne kom ind via mail, var de umulige at finde, hvis jeg kom til at lægge dem i den forkerte mailboks,” fortæller han.

“Nu får jeg rekvisitionerne ind elektronisk og skal bare trykke ’approve’ eller ’reject’, og så ryger de det rigtige sted hen. Så det er et godt eksempel på processer, vi skal have standardiseret og automatiseret, så vi kan bruge vores tid på noget andet end at håndbære papirer og pdf’er.”

At rekvisitionsprocessen er blevet digital, har også haft den bonuskonsekvens, at Martin har fået bedre overblik over, hvilke rekvisitioner han har fået ind i tidens løb, og hvilke han har godkendt og afvist.

Martins næste store digitaliseringshåb er, at People & Culture får en systemunderstøttet proces for performance management, som hele forretningen kan få glæde af.

Men for Martin handler det ikke om at sætte rigide mål op og overvåge medarbejderne. I stedet skal processen give medarbejderne og lederne bedre mulighed for at forventningsafstemme.

“Performancemålingerne kan hjælpe med at skabe overblik og dialog, så medarbejderne kan lufte deres ønsker for, hvilken retning deres arbejdsliv skal udvikle sig i, og blive enige med deres ledere om, hvilke forventninger der er til deres arbejde. For det er også en stressfaktor for medarbejderne, hvis de ikke ved, hvad der forventes af dem. Men det, vi måler på, skal give mening, og der skal være gennemsigtighed om, hvorfor og hvordan vi måler,” siger Martin.

Og systemer spiller en vigtig rolle i den proces. Bl.a. i form af et people-system, der kan håndtere de processuelle dele af performance management, helt ned til at sende påmindelser om, hvornår næste møde skal bookes, og hvilke dokumenter der skal udfyldes inden samtalen.

People-systemet kan også håndtere Allers HR-masterdata om medarbejderne og på den måde hjælpe med at skabe overblik over videreuddannelse, opkvalificering og trivsel.

“Hvis der fx er meget fravær i en afdeling, kan vi se det og gå i gang med at undersøge, om der er noget galt i afdelingen, eller om fraværet bare er tilfældigt,” forklarer Martin. “For hvis der er en stresssituation i en afdeling, skal vi jo have løst den, inden det ender i sygemeldinger eller opsigelser.”

Aller har også planer om at bruge peoplesystemet til en anden proces, de har været i gang med:

“GDPR er også et område, hvor vi har fået skabt nogle processer og regler for, hvad vi gemmer, og hvor vi gemmer det,” fortæller Martin. “Vi har fået strømlinet og ryddet op i alle de data, vi har liggende, og vi er i gang med at lægge alle de nødvendige personfølsomme oplysninger ind på de relevante medarbejderprofiler i people-systemet, så de ligger i et miljø, der er GDPR-compliant,” fortæller han.

Da vi spørger Martin, hvad hans bedste råd er til andre virksomheder i samme situation, falder svaret prompte: 

“Undgå at blive personafhængig. Og sørg for at have nogle processer, der faktisk fungerer, så al viden ikke forsvinder, når en medarbejder stopper eller bliver syg. Helt basale ting som, hvor vi slår nye stillinger op, eller hvordan vi håndterer aftaler og kontrakter,” siger Martin. “Selvfølgelig vil det altid skabe et dyk, når en person stopper, men du kan minimere det dyk ved at have fordelt opgaverne, så alle, der arbejder med et bestemt område, ved lidt om, hvad de andre laver.”

Det råd gælder ikke kun for people-området, men også i alle andre afdelinger. Og set i bakspejlet er der endnu en ting, Martin gerne ville have gjort:

“Vi skulle måske have staffet mere op med interimskonsulenter, så vi havde haft tid til at etablere nogle standardprocesser, og ikke bare have fokuseret på at have driften i gang, men også have brugt tid på at få udviklet noget. Og så måtte vi tage den investering, det ville være.”

Men hvad er så det næste skridt for Allers People & Culture-afdeling? For det første skal den nye afdeling etableres helt, for der er stadig åbne headcounts. Og så har den nye Head of People også en spændende opgave foran sig:

“Hun skal beslutte, hvilken rolle People & Culture skal indtage, og hvad deres prioriteter er. Ud over selvfølgelig at lære Aller at kende, for vi er et hus med forskellige faggrupper, og hvert brand har næsten sin egen kultur. Så det er en vigtig opgave at finde ud af, hvordan People & Culture skal binde det hele sammen.”

• Rekvisitionsproces
  Har du ikke allerede gjort det, er rekvisitionsprocessen en oplagt kandidat til at blive digitaliseret. For det første er det en proces, der bruges af hele organisationen, og for det andet mindsker den risikoen for de fejl, der uvægerligt opstår, når du har travlt.
• Performance management-proces
  Overvej at implementere et HR-system, der bl.a. kan hjælpe med den processuelle del af performance management, så du kan koncentrere dig om at afholde samtalen med dine medarbejdere.
• GDPR-proces
  Hvad skal gemmes, hvad skal slettes, og hvor skal oplysninger opbevares? HR håndterer alt fra ansættelseskontrakter til sygemeldinger, og det betyder, at der er mange personfølsomme oplysninger i afdelingen. Med en proces for, hvordan I håndterer dem, kan I altid finde det, I har brug for, uden at komme i karambolage med Datatilsynet.