Besparelser på 17,5% i KMD

”I 2012 tager vi i KMD det første skridt mod en mere professionel facility management-funktion. Men vi erkender hurtigt, at vi stadig har processer, vi kan digitalisere og optimere. Måden, vi arbejder med vores leverandører på, trænger ligeledes til en bedre struktur for at reducere kompleksiteten, og vi har jobfunktioner, hvor vi ønsker at skabe et mere spændende og udfordrende jobindhold til de tilbageværende medarbejdere”.

Sådan beskriver Katrine Grathe, Senior Category Manager i KMD, motivationen for at nytænke og udvikle deres facility management(FM)-funktion. Målsætningen er ligeledes at realisere de ønskede besparelser på 15%.

Læs med her, og få indblik i, hvordan KMD når i mål, og få inspiration til at lykkes med optimeringstiltag på facility management-området, som giver penge på bundlinjen.

Katrines vigtigste rolle som intern projektleder er at realisere de ønskede besparelser på 15% hurtigst muligt.

Men hvis alle ressourcer er bundet i driften, kan det være svært at finde de nødvendige kræfter til at udvikle og optimere. En situation, du måske genkender?

KMD vælger derfor at tilknytte en rådgiver, som kan se på situationen med friske øjne.

”I valg af rådgiver har vi stort fokus på at finde en medspiller, der forstår, at det er i implementeringen, det gælder – de skal ikke bare levere skrivebordsarbejde. Vi er ikke interesseret i komplicerede løsninger, som vi ikke selv kan implementere, og som vil efterlade vores organisation i et kaos med alt for få medarbejdere, samt leverandøraftaler og processer, vi ikke kan arbejde med. Derfor er det vigtigt at få tilknyttet en FM-specialist som Basico med kendskab til ledelses- og driftsansvar for en serviceorganisation, som evner at udarbejde enkle SLA’er og KPI’er på alle serviceområder”, fortæller Katrine.

I et optimeringsprojekt som KMD’s er det alfa og omega at have en systematisk og detaljeorienteret tilgang til at identificere de områder, der skaber besparelser.

Alle leverandøraftaler bliver gennemgået, og arbejdsprocesser bliver studeret ned til mindste detalje ved at observere arbejdsgange og interviewe medarbejdere for at få indblik i optimeringsmulighederne.

”Der kommer meget uundværligt input fra disse interviews, og mange af de implementerede anbefalinger stammer fra disse”, uddyber Katrine. Eksempelvis digitalt selvbetjent gæsteregistrering, herunder også elektronisk parkeringsregistrering i stedet for fysiske parkeringskort og et nyt setup for intern service, hvor samarbejdet med rengøringsleverandøren bliver udnyttet mere optimalt (jf. oversigt over optimeringstiltag nedenfor).

”Tidligere kom der f.eks. fire forskellige medarbejdere/leverandører i alle print-/kopirum på samtlige lokationer og løste daglige opgaver vedr. affald, rengøring, opfyldning, check m.v. Nu løser en person/leverandør alle opgaver, og vi sparer derved mange skridt og ressourcer”, fortæller Katrine.

Alle delelementer af analysen resulterer i tre større optimeringspotentialer:

• Centralisering og digitalisering
• Færre medarbejdere i den tilbageværende FM-organisation med fokus på øget arbejdsglæde i form
  af mere spændende og udfordrende jobindhold
• Færre leverandører.

For at nå i mål udarbejder KMD i samarbejde med Basico en solid plan, der sikrer fundamentet for implementeringen (jf. projektplanen ovenfor). Kontrakter med eksterne leverandører og interne jobbeskrivelser bliver tænkt sammen og udspecificeret, så arbejdsfordeling og snitflader bliver knivskarpe. De bliver også standardiseret, så de er ensartede og gennemskuelige; et tiltag, der gør det nemmere at arbejde med dem i dagligdagen.

Derudover er hovedfokus på at opkvalificere de tilbageværende medarbejdere i KMD’s facility management-organisation. Fra at være udførende på de daglige opgaver skal de nu styre kontrakterne og håndtere leverandørsamarbejdet. En opgave, der tidligere var ledelsens.

Der er mange eksempler på, hvordan dagligdagen har ændret sig for den interne FM-organisation i KMD. Før optimeringsprojektet arbejdede KMD med 59 KPI’er til kvalitetsgennemgang af udendørs arealer: Har græsset den rigtige højde? Er træerne beskåret korrekt m.v.? For at skabe bedre dialog mellem gartner og KMD bliver antallet af KPI’er reduceret til 17. Kvalitetsopfølgningen bliver yderligere simplificeret ved at erstatte et omfattende Excel-ark med et overskueligt oversigtskort over matriklen. Tiltag, som gør hele kvalitetsmålingen mere overskuelig og danner grundlag for et langt mere konstruktivt og udviklende samarbejde.

I samarbejde med Basico realiserer KMD besparelserne pr. 1 april 2016 i henhold til tidsplanen på seks måneder (jf. projektplanen ovenfor). I oktober 2016 bliver det verificeret, at facility management i KMD har opnået en årlig besparelse svarende til ca. 17,5% af scope, hvilket overstiger målsætningen på 15%. Herudover er alle løsninger og serviceaftaler skalerbare med fokus på løbende optimering, så KMD fremadrettet ikke blot sikrer, men også øger besparelserne.

Når I vælger jeres leverandør-setup, skal I tage udgangspunkt i jeres kerneforretning. Hvad er jeres behov? Hvilke ressourcer har I internt? Hvad er det optimale setup for udvikling af jeres kerneforretning? I skal derfor overveje jeres optimale FM-setup grundigt ift. følgende løsninger:

• • Én leverandør (IFS)
  • Én eller flere leverandører, der håndterer flere områder (multi)
  • Specialiserede leverandører inden for forskellige områder (single services)
  • Eget regi.

Det er en stor fordel, hvis alle jeres løsninger og serviceaftaler er skalerbare. Det vil sige, at I kan skalere op og ned, når i oplever ændrede forhold.

• • I udlejer lokaler/bygninger og har ikke længere brug for jeres serviceleverandører til at varetage en opgave som f.eks. rengøring.
  • Færre medarbejdere, der skal bespises i kantinen.