Clever: Når vækst giver pladsproblemer

Markedet for elbiler er vokset eksplosivt, og det har givet pladsmangel på kontoret hos Clever, der har Danmarks største markedsandel på ladenetværket. I denne artikel kan du læse om, hvordan de lykkedes med at imødekomme pladsmanglen, og få indsigt i, hvad du skal være opmærksom på, hvis din virksomhed skal udvide sit lejemål.

Clevers kontorbygning er af den slags, der giver enhver ejendomsmægler lys i øjnene. Med en beliggenhed på Teglholmen i Københavns Sydhavn er der udsigt til vandet fra alle de store vinduer, og på gaden står erhvervsbygninger og nybyggede lejligheder side om side med små cafeer, specialbutikker og supermarkedskæder.

I Clevers reception møder vi Stine Hödar-Rasmussen og Nicoline Øhlenschlæger Villadsen, der har sagt ja til at fortælle om, hvordan de seneste års eksplosive vækst inden for deres branche har ført til, at Clever har måttet udvide sit kontor ikke bare én, men flere gange. Og ikke mindst om, hvordan og hvorfor Clever valgte at søge ekstern rådgivning til deres udvidelses- og ombygningsprojekt.

“De første ti år, Clever eksisterede, var du nærmest lidt nørdet, hvis du købte en elbil,” fortæller Stine og smiler. “Men de sidste par år er markedet for elbiler eksploderet, og de er virkelig blevet allemandseje.”

Den udvikling har også medført, at det går godt for Clever – rigtig godt, faktisk. På få år er de vokset fra ca. 30 til 300 mennesker, og hver måned byder de i gennemsnit velkommen til 10 nye kolleger.

“Det største, der er sket for mig i den periode, var, da vi gik fra at være en klassisk hierarkisk organisation til medledelse,” fortæller Nicoline. Medledelse er en ledelses- og samarbejdsform, der giver de enkelte teams på arbejdspladsen fuld autonomi til at lede sig selv.

“Vi er vækstet med 100 nye mennesker om året de sidste to år, og vi ser ud til at gøre det igen for tredje år i træk. Og her har medledelse gjort os i stand til at vækste i det tempo, som vi har, uden at det har medført en masse ledelseslag og bureaukrati,” uddyber Stine.

Til gengæld har væksten skabt pladsproblemer.

“Vi kom hurtigt i bekneb for steder, hvor du kunne sidde ved et bord med din computer. Så vi indførte fl exible seating,” fortæller Nicoline.

Men der blev ved med at komme nye kolleger. Og selvom det er de enkelte teams, der fastsætter rammerne for fleksibilitet, arbejder de fleste af Stine og Nicolines kolleger ofte fra kontoret.

“Det er vigtigt for os, at her er rart at være, og så tager vi de pladsproblemer med, der så kommer,” siger Nicoline. Og det har tilsyneladende virket. “Under coronanedlukningerne skulle vi nærmest puffe folk hjem, fordi de hellere ville være herinde. Så vi prioriterer, at her er rart at være. Og så finder vi plads.”

“Ja, og vi tænker smart,” fortsætter Stine. “Vi har lavet nogle spilleregler for at skabe plads til alle. Fx fjerner vi vores ting, hvis vi ved, at vi skal være væk i mere end en time, så din kollega, der lige kommer fra et langt møde, kan få en plads. Vi har nogle små kasser, som du kan have dine ting i, så det ikke er svært at flytte dig fysisk. Men du kommer aldrig ind på Clever og mangler et sted at sidde. Du vil allerhøjst sidde et sted, du ikke havde forestillet dig, at du skulle sidde den dag.”

Da det blev tydeligt, at flexible seating ikke var nok til at imødekomme den store tilvækst af kolleger, begyndte Clever at overveje andre løsninger.

“Vi kunne mærke, at vi overhovedet ikke havde lyst til at flytte fra det her,” siger Stine og slår ud med armen mod resten af kontoret og udsigten i baggrunden. “Vi var så glade for kontoret og området og alle de muligheder, vi har her, så vi ville blive her, og så måtte vi finde en måde, det kunne lade sig gøre på.”

Det blev hurtigt tydeligt, at drømmen om mere plads krævede nogle kompetencer, Clever ikke selv havde i huset. Derfor allierede de sig med eksterne eksperter. Opgaven gik bl.a. ud på at undersøge, om de virksomheder, Clever på det tidspunkt delte kontorbygning med, var interesserede i at flytte til andre lokaler, og herefter forhandle betingelser for naboernes fraflytning og Clevers overtagelse af de nye lokaler med
naboerne og udlejeren.

Og det samarbejde blev hurtigt en succes.

Noget, der hurtigt blev tydeligt, var nemlig, at der er stor forskel på en almindelig indflytning og på at overtage et lejemål fra en anden virksomhed midt i en lejeperiode. Ved en overdragelse har udlejer nemlig ikke en gevinst ved at sætte lejemålet i stand. Derfor er det en hårdere forhandling, hvor du ofte skal overtage nogle af byrderne og udgifterne fra de fraflyttende lejere.

Der kan dog alligevel være penge at spare, men det kræver, at du fra begyndelsen er opmærksom på at få defineret de udgifter, der kommer, når din virksomhed skal fraflytte lejemålet en gang i fremtiden – også selvom I tænker, at der er lang tid, til det sker. For det er ofte under fraflytningen, at de største udgifter ligger.

Når du forhandler en overdragelse, er det også vigtigt at huske, at du ikke bare overtager lejemålet, men også kontrakten fra den fraflyttende virksomhed. Derfor skal du være særligt opmærksom på at få skriftlig godkendelse fra udlejer og søge reetableringsfritagelse for alle nye tiltag, du laver i det overtagede lejemål.

Hvis du laver tilpasninger, står lejemålet nemlig ikke længere som beskrevet i den overdragede kontrakt. Og det betyder, at hvis du ikke har fået en tilladelse og en reetableringsfritagelse, vil du enten selv skulle
sørge for at føre lejemålet tilbage til den oprindelige indretning eller betale udlejer for at gøre det ved fraflytning.

Efter overdragelsesforhandlingerne var Clever klar til at gå i gang med selve ombygningen og indretningen af andensalen.

Men selvom Nicoline er glad for at indrette, var hun ikke helt tryg ved at skulle gå i gang med den store opgave, det ville være at stå for ombygningen af den nye etage.

“I starten følte jeg mig virkelig på dybt vand. Så jeg har været glad for at have fået hjælp og sparring udefra. Det har også givet mig en bedre forståelse for den hårde del af facility management – den del, der handler om de love og regler, du som virksomhed skal tage hensyn til, når du indretter en arbejdsplads eller bygger om. For selvom jeg elsker at indrette, var der meget, jeg ikke vidste, fx om hvor du skal placere branddøre, eller hvor du skal sikre ekstra udluftning. Det ved jeg meget mere om nu, og det gør også, at jeg føler mig klar til at gå i gang med vores nye andensal selv,” siger hun og fortsætter:

“En anden fordel ved ekstern sparring er, at du får et blik udefra, som kan se dine blinde vinkler. Vi har fx værdsat at blive mindet om, at hvis noget ikke er skrevet ned i en kontrakt, så kan vi faktisk ikke være sikre på, at det er en aftale,” byder Stine ind. “Så tingene er virkelig kommet til at stå snorlige i vores leverandørkontrakter på en måde, de ikke har gjort før. Og i mellemtiden er vi vokset til at kunne lykkes med opgaven selv.”

Clever har desuden fundet en løsning på, hvordan alle kan komme med deres store og små ønsker til indretningen, uden at det ender med at tage for meget tid fra den gruppe, der sidder med facility-ansvaret.

“Noget af det første, vores eksterne rådgiver anbefalede os at gøre, var at indføre parkeringspladsen,” siger Nicoline og forklarer, at parkeringspladsen er et stykke papir, hvor hendes kolleger kan hænge en post-it med deres ønsker. Hver uge samler Nicoline ønskerne sammen og gennemgår dem på det ugentlige facility-møde, så de kan holde øje med, hvad folk beder om, og se, om nogle ønsker går igen. 

Og den løsning bliver anvendt i stor stil.

“På parkeringspladsen bliver der spurgt om alt!” siger Nicoline entusiastisk. “Alt fra papskilte i forskellige farver til nye rum. Det er virkelig alt, man kan bede om her, og så ser vi på, hvad der kan lade sig gøre. Fx var der rigtig mange, der ønskede sig mødelokaler, hvor de kunne lukke døren. Så det fik de, da vi overtog fjerdesalen.”

De tidligere lejere af fjerde etage havde nemlig efterladt en række traditionelle mødelokaler, da de flyttede ud. Stine og Nicoline havde ellers forestillet sig en mere dynamisk indretning med et stort gardin, der skulle fungere som skillevæg, så det samme lokale kunne fungere som enten loungeområde, arbejdspladser eller mødelokaler. Men fordi flere af kollegerne ønskede sig klassiske mødelokaler, beholdt Clever rummene, som de var, da de tidligere lejere flyttede ud.

Og nu er det altså andensal, der er klar til at blive renoveret og indrettet. Da vi forlader Clever, kan vi ikke lade være med at kigge ind ad døren til den tomme andensal. På en af væggene er der malet farveprøver op i støvede grønne og jordfarvede nuancer, og gulvet er dækket af afdækningspap. Nicoline har fortalt, at indretningen af andensal virkelig skal emme af Clever med højt til loftet, store fællesarealer og masser af planter. Selvom etagen er helt tom nu, er det ikke svært at forestille sig, at den snart vil være fuld af liv.