Sådan opnåede SDC en besparelse på 25%

Siden Henrik Buchholt Bachs tiltrædelse som CFO i 2013 har den primære opgave været at opbygge en tidssvarende og forretningsorienteret finance og business support-organisation grundet en stigende omsætningsvækst. Omdrejningspunktet har således været at etablere nye teams, som har fokus på de opgaver, som er værdiskabende og understøtter forretningen. 

Dette har bl.a. medført re-design af organisationen i Finance & Business Support resulterende i nye opgaver og processer og heraf afledt en omprioritering af fokusområder og opgaver. På denne baggrund valgte SDC i foråret 2014 at påbegynde en proces, der skulle lede frem til en outsourcing af facility management-området.

Facility management-afdelingen er organisatorisk forankret i Finance & Business Support-funktionen og blev primært drevet af egne medarbejdere. Der var aftaler med en række forskellige leverandører og 17 egne medarbejdere med opgaver inden for bl.a. kantine, mødeforplejning, rengøring, intern service og reception. Disse opgaver er ikke SDC’s kerneforretning, og SDC ville derfor gerne se på muligheden for at outsource dem. Men på baggrund af de mange nye tiltag og det høje aktivitetsniveau i organisationen havde der ikke været tid til at komme i gang med denne opgave.

”Det er vigtigt at arbejde struktureret og have stor fokus på detaljerne, når man skal udarbejde et godt og solidt udbudsmateriale”, siger Henrik Buchholt Bach. "Derfor bad jeg i juni 2014 Basico om hjælp, da Basico kom med den struktur og faglige viden, som vi havde brug for”. Basico arbejdede tæt sammen med SDC’s Facility Manager Claus Bach og fik på relativ kort tid kortlagt, struktureret og dokumenteret omkostninger, frekvenser, kvalitets- og serviceniveau mv. på facility management-området, dvs. kantine, rengøring, vinduespolering, måtter, reception, intern service, vicevært, bygningsvedligehold, tekniske anlæg, udendørsarealer, sikkerhed mm. Der er tale om et samlet bygningsareal på næsten 34.000 kvm, hvoraf ca. halvdelen er udlejet til tredjepart.

Tidsplanen for udarbejdelse af udbudsmaterialet strakte sig fra medio juni til primo august. I denne periode blev såvel den baseline, som skulle være rammen for arbejdet samt de nødvendige servicebeskrivelser fastlagt, og der blev udarbejdet et egentligt udbudsmateriale. Dette materiale blev præsenteret for fem potentielle leverandører i slutningen af august måned. Sammen med udbudsmaterialet havde SDC valgt selv at udforme den kontrakt, som skulle regulere de fremtidige leverancer. Dette for at sikre SDC det bedst mulige grundlag for benchmark, når de indkomne tilbud skulle leveres og forhandles. SDC havde udvalgt fem potentielle leverandører, som blev inviteret til møde hos SDC, således at de kunne se lokationerne og få udleveret og gennemgået udbudsmaterialet.

”Medio september modtog vi indikative bud fra fire leverandører og valgte derefter at gå videre med to leverandører, som afgav et detaljeret tilbud. Herudfra valgte SDC at gå i detailforhandlinger med en leverandør”, fortæller Henrik Buchholt Bach. ”Vi var på udkig efter en leverandør, som modsat SDC har facility management som kerneområde, og som kunne formå at løse opgaven, så alle følte en forskel og et kvalitetsløft i hverdagen. Dermed kan vi selv i endnu højere grad koncentrere os om vores kunder og levere gode IT-løsninger til dem til konkurrencedygtige priser. For ud over kvalitetsløftet har vi opnået en umiddelbar besparelse på over 25% årligt."

Coor Service Management vandt opgaven og startede op pr. 1. november 2014. ”Vi har lavet en 4-årig aftale med Coor, der har overtaget 15 af vores 17 medarbejdere på FM-området”.

SDC’s baseline var på knap 23 mio. kr. årligt, og med en outsourcing har SDC opnået en besparelse i niveauet 25-30% pa. målt i forhold til deres baseline. Endvidere har SDC fået en partner/leverandør, der har facility management-området som sin kerneforretning. ”Vi har fastholdt det eksisterende kvalitets- og serviceniveau, men har samtidig øget servicetilbuddet til vores medarbejdere med mulighed for at få vasket bil, afleveret rensetøj, købe takeaway i kantinen mm. Alt sammen noget, der gør hverdagen lettere for vores medarbejdere”, fortsætter Henrik Buchholt Bach.

”SDC’s Facility Manager, som også er ansvarlig for ombygninger og andre projekter, har den daglige dialog med Coor”, siger Henrik Buchholt Bach. ”Det er væsentligt for os at have en tæt dialog med Coor, da facility management-området hele tiden er i udvikling, og det er vigtigt at tilpasse samarbejdet løbende. Dels hvis det skal udvides med flere opgaver til Coor, men i særdeleshed også for at sikre en høj bruger- tilfredshed hos vores medarbejdere i hverdagen”.

”SDC har et godt samarbejde med Coor, men vi har fokus på, at det skal udvikles, og at der er behov for øget fokus på de "blødere" KPI’er. Så vi har bedt Basico om input til det videre arbejde med implementeringen og den fortsatte udvikling, da Basico har erfaringer og viden, som vi kan have glæde af – og ikke mindst, så vi ikke bare kan fastholde, men også forøge vores besparelse på sigt”, fortæller Henrik Buchholt Bach.

SDC har valgt en høj grad af outsourcing for selv at kunne fokusere på udviklingen i kerneforretningen, hvor koncernens omsætning vokser, og da væksten i stigende grad ligger i de øvrige nordiske lande, giver dette projekt mulighed for rent ledelsesmæssigt at fokusere mindre på facility management og mere på forretningen. ”Jeg er meget tilfreds med vores beslutning om outsourcing, dels på grund af besparelsen, men også fordi det har givet Finance & Business Support mulighed for i stigende grad at fokusere på en lang række andre opgaver, som giver stor værdi i koncernen på mange områder”, siger Henrik Buchholt Bach.

”Det er svært at nå det hele på én gang, og vi var tæt på at udskyde outsourcing-udbuddet, men beslutningen om at inddrage Basico i processen har betydet, at vi fik en væsentlig bedre og mere styret udbudsproces og ikke mindst et mere detaljeret udbudsmateriale, hvilket i sidste ende har betydet langt bedre priser fra leverandørerne og mere transparens i forhold til tilbuddene. Derfor har det i den grad tjent sig ind, så mit råd til andre er: investér gerne i detaljering og dokumentation ift. udbud. Det kan betale sig at have gjort et godt og professionelt forarbejde og alliere sig med en professionel partner med fokus på detaljen tidligt i processen”, siger Henrik Buchholt Bach.