Derfor er arbejdskapital en af CFO’ens vigtigste værktøjer

Hvor struktureret arbejder du med jeres arbejdskapital? Har du en dybdegående indsigt i jeres egne tal og de faktorer, der kan forbedre eller forværre jeres likviditet? Ved kontinuerligt at arbejde med jeres arbejdskapital kan du ikke kun sikre stærke processer, men også skabe et solidt fundament, hvis krisen rammer din virksomhed. I usikre tider bliver arbejdskapital nemlig en strategisk løftestang for kontinuitet og succes – og hvordan du anvender den bedst, kan du blive klogere på i denne artikel.

Vores erfaring viser, at der ligger et betydeligt likviditetspotentiale i at optimere interne processer og arbejdsgange på tværs af hele jeres værdikæde. Ved systematisk at arbejde med disse processer kan din virksomhed opnå væsentlige forbedringer i cash flowet og reducere afhængigheden af eksterne finansieringskilder.  

Den forretningsmæssige værdi ved dét er, at det kan styrke jeres økonomiske fleksibilitet og skabe positiv bundlinje fx gennem reduceret debitortab og færre lagernedskrivninger. Desuden ruster det jer til at håndtere fremtidige udfordringer og udnytte vækstmuligheder.   

Men alfa og omega er at have god indsigt i jeres egne tal og de faktiske drivers, der frigør kapital – eller det modsatte.

En analyse af 250 nordiske virksomheder med en omsætning på over 2 mia. kr., udarbejdet af McKinsey viser en betydelig variation på tværs af sektorer i, hvor høj en grad af likviditetspotentialet, der er indfriet. En variation, som indikerer, at der er et stort potentiale for forbedring – selv blandt de virksomheder, der allerede har en god Cash Conversion Cycle (CCC).

Figur 1 viser McKinseys undersøgelse af de tre elementer i CCC: Days Sales Outstanding (DSO), Days Payable Outstanding (DPO) og Days Inventory Outstanding (DIO), og resultaterne viste næsten den samme store variation inden for de enkelte brancher ‒ selv inden for top-kvartil-virksomhederne.  

Det er iøjnefaldende.  

Figuren understreger nemlig, at selv virksomheder med en lav CCC har interne processer, der kan forbedres, og at det er nødvendigt at dykke ned i de enkeltstående elementer. 

Er vi allerede godt i gang med at overbevise dig om, at det altså er nu, du skal arbejde med din arbejdskapital? Så er jeres fakturering et oplagt sted at starte.  

Figur 1 viser nemlig, at de bedst performende virksomheder har fejl i under 4% af alle udgående fakturaer, imens de dårligst performende har tre gange så mange fejl i deres fakturering. Disse fejl resulterer i højere omkostninger og dårligere Days Sales Outstanding (DSO), hvilket negativt påvirker virksomhedens cash flow. 

Men hvad skal du så gøre for at opnå fejlfri fakturering og dermed forbedre arbejdskapitalen?  

Her er det afgørende, at du fokuserer på de fire nøgleprocesser: (1) salgsprocessen, (2) kreditstyring, (3) ordrestyring og (4) fakturering. For ved at optimere disse områder kan du reducere fejlprocenten i fakturaerne, hvilket fører til lavere omkostninger og bedre DSO.  

Hvilke opmærksomhedspunkter, du kan have særligt fokus på i de fire nøgleprocesser, dykker vi ned i her:  

1. Gør salgsprocessen smidig med en gennemarbejdet standardaftale
   En effektiv salgsproces begynder med et tydeligt kontrakt- og aftalegrundlag. Det fundament er afgørende for at minimere risikoen for leverancetvister senere. Når alle parter er enige om vilkårene fra begyndelsen, skaber det ikke kun klarhed, men også tillid. Det betyder, at når vi når til fakturerings- og inddrivelsesprocesserne, er der et solidt aftalegrundlag at læne sig op ad.
   Vi har ofte erfaret, at den tid, der investeres i at gennemgå virksomhedens standardaftaler og vurdere eventuelle afvigelser i forhold til risiko, afledte omkostninger og kompleksitet, er godt givet ud. Denne omhyggelige forberedelse kan nemlig spare din virksomhed for mange hovedpiner og ressourcer senere hen. Det handler om at skabe en robust ramme, der både beskytter virksomheden og fremmer en smidig og effektiv salgsproces. 
2. Øg din reaktionsevne med kreditstyring efter en fastlagt kreditpolitik
   At sælge til kunder med både betalingsevne og -vilje er en hjørnesten i din virksomheds succes. Derfor er det vigtigt at få etableret en stærk kreditpolitik, der klart definerer, hvilke kunder din virksomhed ønsker at handle med, og hvilke kreditoplysninger det er nødvendigt at indhente.
   I krisetider kan udviklingen gå hurtigt, og det er derfor afgørende, at alle kunder løbende vurderes i henhold til den fastlagte kreditpolitik. Og din virksomhed skal være parat til at tilpasse sig de skiftende økonomiske forhold og reagere hurtigt på advarselssignaler.
3. Skab effektiv ordrestyring med klare roller og ansvar
   Når du har indgået en vigtig salgsaftale, gælder det om, at aftalen eksekveres hurtigt og effektivt. Her spiller ordrestyring en central rolle. Hvis du har en klar plan og en præcis fordeling af roller og ansvar, skaber det en gennemsigtighed, der gør hele ordreprocessen mere smidig og effektiv.
   En veldefineret ordrestyring betyder, at der ikke er nogen forvirring eller misforståelser undervejs. Alle involverede parter ved præcis, hvad der forventes af dem, og hvordan de skal bidrage til at få ordren gennemført. Det øger ikke kun effektiviteten, men også tilliden blandt teammedlemmerne, hvilket er afgørende for en vellykket eksekvering af salgsaftalen.
4. Placér fakturering så tæt på levering som muligt
   Fakturering handler ikke kun om at sende en regning; det er en nødvendig del af din virksomheds cash flow, og derfor skal processen være så effektiv som muligt.
   Det gode ved fakturering er, at det ofte kun kræver optimering af interne processer. Ved at fakturere så tidligt som muligt efter levering og sikre, at der er et tæt tidsmæssigt sammenfald mellem levering og fakturering, kan du reducere forsinkelser og forbedre likviditeten. Erfaring viser, at der ofte er to-tre dage at hente på dette område, hvilket kan gøre en stor forskel for den enkelte virksomheds økonomi.

Selv om du måske allerede kender dine drivere for arbejdskapital, er potentialet ved en struktureret og fokuseret indsats, selv i kortere perioder, ofte langt større end forventet. 

Med de nuværende renteniveauer er der en åbenlys god business case for at optimere arbejdskapitalen. Men den største økonomiske gevinst ligger ofte gemt andre steder, såsom: 

• Færre nedskrivninger på kundeudeståender og forbedrede kundedialoger 
• Færre nedskrivninger på varelager samt bedre indkøb og samarbejde mellem indkøb og salg 
• Mere professionel dialog med leverandører, da mange virksomheder stadig betaler en væsentlig del af deres leverandørfakturaer for tidligt. 

Det er vigtigt at understrege, at finansafdelingen ikke kan løse disse udfordringer alene.  

Forretningen skal involveres, da det ofte er dem, der "ejer" processerne. Ved at involvere hele organisationen og fokusere på de skjulte gevinster i arbejdskapitalen kan du opnå betydelige forbedringer i både likviditet og økonomisk performance. En struktureret tilgang til arbejdskapitaloptimering er derfor ikke kun en nødvendighed, men også en yderst strategisk fordel for jer. 

En effektiv styring af jeres arbejdskapital er fundamentet for at drive sund vækst på både top- og bundlinjen. Men det er altafgørende, at du har den reelle indsigt i jeres arbejdskapital. Gå til formularen via knappen nedenfor, og modtag en highlevel-analyse af din virksomheds arbejdskapital og forbedringspotentiale direkte i din indbakke.