Done by Deer: ERP-foranalysen som forretningsværktøj

Den danske virksomhed Done by Deer er kendt for sine funktionelle og æstetiske produkter til babyer og småbørn. Og på alle produkterne står virksomhedens slogan 100% friendly. Men 100% friendly er mere end bare et slogan – det er også en vigtig rettesnor indadtil i forretningen, fortæller Done by Deers Head of Finance, Thomas Hejbøll, da vi taler med ham om den foranalyse, Done by Deer valgte at få lavet i forbindelse med, at de skal skifte ERP-system. 

”Vi laver jo børne- og babyprodukter, så selvfølgelig har vi et fokus på, at alt har den bedste kvalitet og lever op til de rigtige standarder, men kvalitet og pålidelighed er faktisk også vigtigt internt,” fortæller Thomas Hejbøll over en Teams-forbindelse fra virksomhedens hovedkontor lidt uden for Silkeborg.  

For Done by Deer arbejder hele tiden på at gøre sig selv mere friendly, så de kan imødekomme kunder og samarbejdspartnere i finans, rapportering og salg på en bedre og mere brugervenlig måde. Og det indebærer bl.a. at forbedre forretningens systemer og processer. 

Men hvorfor var et ERP-skifte blevet nødvendigt for Done by Deer? 

”Vi har et gammelt ERP-system fra 2014, da vi startede med C5, men det er ved at være end-of-life nu. Vi oplever, at det er mere ustabilt, og der er ikke så meget support på det længere,” fortæller Thomas Hejbøll. 

Og et ERP-system, hvor mængden af nedetid stiger, mens mængden af support er nedadgående, udgør en stor forretningsrisiko. For når ERP-systemet ikke virker, går stort set alle andre processer inden for salg, lager og logistik også i stå. 

Samtidig er der også en forretningsrisiko i, at systemet var ved at blive ufleksibelt og svært at fremtidssikre for Done by Deer. 

”Hvis vi ikke kan udbygge systemet tilstrækkeligt til at lave effektive processer, og hvis vi ikke kan få integrationer med eksterne systemer, eller hvis de integrationer er usikre, fordi vi skal flytte for mange filer mellem systemer og ikke kan bygge broer imellem dem – så er der også en risiko.”  

Thomas Hejbøll er stille et øjeblik. ”Til sidst var vi nået dertil, hvor vi kunne se, at nu er det nu.” 

Men at skifte ERP-system er en stor opgave med mange berøringsflader i organisationen og derfor også mange stakeholders. Og her var foranalysen en stor hjælp til at navigere i opgaven, fortæller Thomas Hejbøll. 

”Vi har selvfølgelig hele tiden haft en idé om, hvilke systemer der findes, men vi har ikke detailkendskab til dem. Så derfor havde vi brug for at finde ud af, hvilket system der ville passe godt til os,” fortæller han. 

Samtidig var foranalysen også en måde at drive stakeholder management op mod bestyrelsen.  

”Den var et vigtigt værktøj til at få vores bestyrelses opbakning. Vi ville gerne kunne vise dem, at vi ikke var gået med det første, det bedste tilbud, vi fik, men at vi faktisk har undersøgt, hvad der passer til os, og hvad der passer til den udvikling, vi skal ind i." 

Og netop forståelsen for, hvad der passede til Done by Deer, var grunden til, at de valgte Basico som deres foranalyse-partner, forklarer Thomas Hejbøll: 

”Basico kom med en CFO-tilgang. I forstod vores processer i finansafdelingen og fokuserede på, hvad det er for en forretning, systemet skal passe til, i modsætning til de andre udbydere, som havde mere fokus på selve systemerne, og hvad de kunne.” 

For et ERP-skifte handler om meget mere end de enkelte ERP-systemers tekniske specifikationer. Og det var ledelsen og de andre involverede i Done by Deers ERP-projekt bevidste om. De fleste af dem havde nemlig allerede erfaring med ERP-projekter, hvilket havde givet dem en realistisk sans for opgavens omfang: 

”Vi ved alle sammen, at det ikke bare er så enkelt, at man sætter strøm til et nyt system, og så kører det. Der er masser af forberedelse. Og der er masser af change management, for der vil også være nogle processer, der bliver udfordret i det her. Og så skal vi vælge, om det er processen eller systemet, der skal ændres.” 

Og her har den procesorienterede tilgang hjulpet Done by Deer med at stille de rigtige spørgsmål, når de blev udfordret på deres forretningsgange. 

”Vi har haft en del interne diskussioner om, hvad vi vægter højest. Er det fx, at noget er billigere, men tager længere tid? For al effektivitet har jo en omkostning, og spørgsmålet er, om omkostningen kan betale sig.” 

Noget af det, der konkret er sket, er, at Done by Deers systemlandskab med det nye ERP-system bliver mindre i stedet for større. 

”Vores oprindelige idé var, at vi skulle have et ERP-system og så nogle systemer ved siden af, der så at sige kunne snakke sammen med ERP-systemet,” fortæller Thomas Hejbøll. ”Det udfordrede I og fik mig til at forstå, at det ville eliminere nogle risici, hvis vi kunne få de her funktioner ind i selve systemet i stedet for.” 

Generelt set hilser Thomas Hejbøll muligheden for at udfordre forretningen velkommen. Derfor har han været meget involveret i hele arbejdet med foranalysen og oplever, at det har givet ham et grundigt kendskab til virksomhedens finansielle processer. 

”Det er en god måde også for mig at komme helt ind og forstå hele forretningen og de data, der ligger til grund for hele vores forretningsstrategi,” fortæller han. ”Så når jeg skal udfordre den, ved jeg, hvilke systemmæssige udfordringer der ligger bagved, lige som jeg også har en langt bedre forståelse for, hvor og hvordan vores data opstår.” 

For at læne sig tilbage og ikke engagere sig er ikke en mulighed for den moderne finansleder, som ikke bare skal have styr på tallene, men som også skal kunne udfordre forretningen og være sparringspartner for bestyrelsen. De data, der flyder gennem et ERP-system, udgør nemlig grundlaget for, at Thomas Hejbøll som Head of Finance kan levere et finansielt maskinrum, der fungerer – og for, at han kan have tillid til, at de tal, han går ud med, også er de rigtige. 

Og det peger på et dilemma, moderne finansledere ofte står i: Det er dit ansvar, at der er styr på tallene, og at du kan stole på dem, men du har ikke nødvendigvis tiden til at sætte dig ind i, hvordan de opstår. 

Men ERP-skiftet handler ikke kun om risiko. Et nyt system vil også give nye muligheder for, hvilken oplevelse Done by Deer kan tilbyde både kunder og interne samarbejdspartnere: 

”I en ERP-kontekst kan vores slogan om at være 100% friendly oversættes til bedre systemer og bedre processer ‒ fx at vi ikke skal sidde og taste alting. For når vi får det nye ERP-system, har vi mulighed for at gøre alle de manuelle, kedelige opgaver mere automatiske,” fortæller Thomas Hejbøll. 

”Med det nye system får vi en nemmere og mere elektronisk bestillingsproces, som både vil komme kunderne og os selv til gode. For i et nyere og opdateret system vil alt det, vi i dag selv skal bygge ind i vores system, komme automatisk – lige fra måden, vi sender følgesedler på, til, hvilke data kunden får med.” 

Spørger du Thomas Hejbøll, er der ingen tvivl om, at ERP-foranalysen allerede er ved at have tjent sig ind, alene i form af bedre kendskab til forretningens processer og systemlandskab. 

Og når de skal implementere det nye system, vil foranalysen også komme Done by Deer til gode. 

”Vi ved, hvor vi skal lægge særligt fokus. Vi ved, hvor vi har nogle udfordringer, som vi skal have en løsning på, og vi har et værktøj, vi kan bruge til at vurdere, hvordan de forskellige ERP-systemer og deres opsætning passer til vores behov,” fortæller han og afslører, at de faktisk allerede har brugt foranalysen i deres vurdering af de potentielle leverandører. 

”Den gav os et rigtig godt billede af, om de forstod, hvad vi havde brug for, og hvordan vi skulle bruge systemet. For der var altså nogle leverandører, hvor vi med det samme kunne se, at de enten ikke havde læst foranalysen eller ikke havde forstået den – så dem skulle vi ikke bruge.” 

Men hvad er det næste, der skal ske i ERP-projektet hos den friendly silkeborgensiske virksomhed? 

”Vi er i dialog med nogle mulige leverandører, som har lavet nogle workshops med os for at finde ud af, hvilke af de ting, vi har brug for, systemet allerede kan, og hvad vi skal have bygget ovenpå – og ikke mindst, hvad der så skal bygges nu, og hvad vi kan vente lidt med,” fortæller Thomas Hejbøll.  

Herefter skal de træffe det endelige systemvalg, og så starter sidste fase af forberedelserne, inden de kan gå live med det nye ERP-system i løbet af 2026. 

”Vi er ikke et sted, hvor der er nogle regler, vi ikke lever op til, så selvom vi gerne vil på hurtigst muligt, skal vi ikke haste processen. Det skal fungere ordentligt, når vi kommer på det nye system,” forklarer han. Og hvis han kunne give et råd til andre finansledere, der står over for et ERP-skifte, er svaret klart: 

”Involver dig i processen. Det giver den bedste måde at få forståelse for ikke bare ERP-systemet, men for hele forretningen. For at gennemgå processerne, og hvordan de hænger sammen, på den måde, vi har gjort i forbindelse med foranalysen, giver dig et fuldt billede af, hvordan din virksomhed er strikket sammen.” 

Han tænker sig om et øjeblik, inden han afslutter: 

”Det giver dig også en rigtig god mulighed for at udfordre processerne lidt på forkant og måske plante et frø til fremtidige forbedringer.”