en
da
Godt begyndt er halvt fuldendt, siger man … og der er noget om det: Det er nemlig vores erfaring, at hvis du ikke i god tid forbereder dig på det kommende års budgetproces, så vil du også næste år skulle leve med de samme problemer og uhensigtsmæssigheder, som du døjer med i indeværende år. Men hvordan forbereder du dig bedst muligt? Det får du vores bud på i denne artikel.
I langt de fleste virksomheder er den årlige budgetproces ikke bare særdeles omfattende. Den er også så indgroet, at det er svært – for ikke at sige umuligt – at lave væsentlige ændringer umiddelbart før, processen går i gang. Samtidig er det en opgave, hvor mange virksomheder på grund af travlhed med andre presserende opgaver ofte først kommer i gang med forberedelsen til næste års budgetproces i sidste øjeblik, og så bliver processen som oftest mere eller mindre en kopi af den fra året før.
Dette er selvfølgelig ikke et problem, hvis din virksomhed har en budgetproces, der er velfungerende hele vejen igennem. Så inden du ulejliger dig med at læse videre, så besvar først nedenstående spørgsmål på vegne af din virksomhed.
- Vil du betegne sidste års budgetproces som effektiv og udbytterig?
- Er budgettet relevant som sammenligningsgrundlag for den løbende resultatevaluering?
- Er budgettet for året fortsat et relevant pejlemærke for hele jeres virksomhed?
- Hjælper budgettet jer med at prioritere og træffe bedre beslutninger?
- Understøtter budgettet den ønskede adfærd i jeres virksomhed?
Hvis du kan svare ’ja’ til alle spørgsmålene, så er denne artikel ikke henvendt til dig, og så behøver du ikke læse videre.
Mærkbare gevinster ved optimerede processer
Velfungerende og dynamiske planlægningsprocesser har potentiale til at skabe store fordele på tværs af organisationen.
Nogle af de hyppigst forekommende fordele er en væsentlig reduktion i tidsforbrug, øget præcision i ‒ og relevans af – finansielle prognoser og øget medarbejdertilfredshed.
Den måske vigtigste gevinst er dog af mere strategisk karakter: Når planlægningsprocesserne er mere dynamiske, kan din virksomhed nemmere justere kursen efter ændrede markedsforhold, træffe hurtigere og bedre beslutninger og dermed opnå en konkurrencemæssig fordel.
Og jo før din virksomhed kommer i gang med at forberede jer til næste års budgetproces, jo bedre.
CFO Services
Sådan forbedrer du budgetprocessen i fire trin
Vi anbefaler, at du ser din virksomheds budgetprocesoptimering som en forandringsproces og derfor går til processen i fire trin:
- Trin 1: Erkendelse af situationen og dens konsekvenser (hvad er galt, og hvad betyder det?)
- Trin 2: Analyse og forståelse af baggrunden (hvorfor går det galt?)
- Trin 3: Design af løsningen
- Trin 4: Implementering af løsningen.
Lad os dykke yderligere ned i de fire forandringstrin for at gøre processen mere konkret.
Trin 1 – erkendelse af situationen
Vi anbefaler, at I starter med at gennemføre en evaluering af såvel jeres proces som af jeres specifikke brug af budgettet.
Jo flere relevante interessenter I inddrager, og jo mere specifikke I kan være, jo nemmere er det efterfølgende at gøre noget ved jeres konkrete udfordringer.
Trin 2 – analyse og baggrund
Når det gælder analyse og baggrund, så vil vi gerne fremhæve særligt to forhold, som ofte vanskeliggør budgetlægningen og forårsager de fleste problemer:
Det første er usikkerhed om markedsforhold mv. De fleste virksomheder opererer nemlig under forhold, som er vanskelige at forudse i hele budgetperioden. Derfor vil et budget, som er fastlagt for et helt år ad gangen og opgjort i nominelle værdier, uundgåeligt blive uaktuelt i løbet af budgetperioden.
Det andet forhold er, at budgettet meget ofte har adskillige forskellige formål. I de fleste virksomheder bruges årsbudgettet fx til:
- At fastsætte (ambitiøse) mål for året
- At estimere (realistisk), hvordan indtjening, likviditet mv. forventes at udvikle sig i løbet af året
- At disponere (eller: sætte rammerne for) omkostninger, investeringer og ansættelser
- At fastlægge de finansielle mål, som indgår i bonusprogrammer.
Konsekvensen ved at bruge årsbudgettet til alle disse formål er uundgåeligt, at flere budgetformål løses suboptimalt.
Også her (i trin 2) anbefaler vi, at I involverer så mange relevante interessenter som muligt, så I opnår en bred forståelse for behovet for forandring.
Trin 3 og 4 – design og implementering
Når din virksomhed har evalueret jeres nuværende budgetproces og har opnået tilstrækkelig forståelse for jeres udfordringer, er det tid til at designe jeres løsning og derefter at implementere den.
Selvom design og implementering egentlig er to forskellige faser, har vi i denne artikel slået dem sammen til et punkt. Hvad der er en god løsning på din virksomheds udfordringer i budgetprocessen, samt hvordan denne løsning helt konkret skal se ud – for slet ikke at tale om, hvordan den skal implementeres og forankres i virksomheden ‒ afhænger af jeres specifikke situation og forhold, som er afdækket i de to første trin.
Med fare for at generalisere tør vi dog godt give eksempler på elementer, som har indgået i løsninger, som vi har hjulpet kunder med at gennemføre. Fælles for elementerne er, at de sigter mod at tilføre en øget dynamik og agilitet i budget- og planlægningsprocesserne.
- Forenkling af budgettets format og omfang
- Indførelse af finansielle forecasts, som opdateres løbende og ved væsentlige ændringer i forudsætninger (fx i form af rolling forecasting)
- Øget tydelighed i mål og ambitioner oppefra
- Adskillelse af (ambitiøse) mål fra (realistiske) forecasts
- Adskillelse af godkendelsesprocesser fra budget
- Øget brug af relative KPI’er i stedet for faste (nominelle) tal – både som mål og til den løbende resultatevaluering
- Øget brug af grafik til at illustrere den faktiske resultatudvikling
- Begrænsning af månedlig variansanalyse i forhold til budget
- Ændring af bonusprogrammer, så de ikke længere baseres på finansielle mål fra budgettet.
Bemærk, at hvert af sådanne tiltag nøje skal overvejes, afstemmes med hinanden og tilpasses jeres konkrete situation.
Kom godt i gang med Budget 2026
Som nævnt tidligere i denne artikel er det optimalt at begynde din virksomheds budgetprocesoptimering, mens erfaringerne fra seneste budgetproces stadig er friske, og før kalenderen fyldes med andre prioriteter.
Helt konkret foreslår vi, at du griber opgaven an ved at kortlægge, hvem der vil være de relevante nøgleinteressenter, så I sammen kan evaluere din virksomheds budgetproces. Brug resultaterne til at skabe konsensus om behovet for forandring i virksomheden. Herefter kan I sætte et dedikeret team til at analysere jeres udfordringer i dybden og bruge den viden til at designe en forbedret proces inspireret af principperne i denne artikel.
Selv små forbedringer kan skabe betydelig værdi, så vær ikke bange for at starte i det små og bygge videre på succeserne.
En bedre vej til planlægning og økonomistyring
Vi finder inspiration i Beyond Budgeting, der har til formål at undgå de typiske problemer og uhensigtsmæssigheder, som er forbundet med klassisk budgettering, og erstatte dem med en mere dynamisk og holistisk tilgang.
Det handler ikke om at fjerne årsbudgettet og slet ikke om at droppe planlægning og målstyring, men i stedet om en ændret tilgang til styring i den enkelte virksomhed. Resultatet er enklere og langt mere effektive planlægningsprocesser … og bedre resultater for virksomheden.
Er du interesseret i at høre mere, eller vil du gerne læse en case-artikel om, hvordan Beyond Budgeting-tilgangen har hjulpet vores kunder, så kontakt Senior Partner Anders Olesen.
Har du brug for sparring om din virksomheds budgetproces?
Hvis du ønsker hjælp til at gennemføre en evaluering af jeres budgetproces, så I er bedre rustet til processen for 2026, så kontakt Anders Olesen.
