en
da
Planlægning er alfa og omega i alle virksomheder: Der skal træffes strategiske valg (og fravalg), og disse skal omsættes i handlingsplaner. Der skal prioriteres, koordineres og kommunikeres, så alle i virksomheden kender den udstukne retning og ambitionerne. Den rette planlægningsproces kan således understøtte og bidrage til, at der arbejdes målrettet og effektivt, og at virksomheden samlet set leverer bedst muligt under de givne forhold. Læs her hvordan.
I stort set alle virksomheder udarbejdes der et årsbudget, som har en central og meget vigtig rolle i virksomhedens planlægning. Årsbudgettet udgør bindeleddet mellem de langsigtede strategiske planer og den løbende operationelle opfølgning. Når årsbudgetprocessen er gennemført, foreligger der konkrete mål for alle dele af virksomheden, og der er udarbejdet en økonomisk plan, som måned for måned viser, hvordan resultat, balance og likviditet forventes at udvikle sig. Endelig bruges processen også til at fastlægge rammer for ressourceforbrug i hele virksomheden; dvs. hvor mange må der ansættes, og hvor meget må de faste omkostninger og investeringer udgøre.
Når vi taler med virksomheder om deres planlægningsprocesser, så nikker stort set alle genkendende til, at årsbudgettet har de formål, som er beskrevet ovenfor. Og jeg gætter på, at det også er tilfældet i din virksomhed.
Udfordringerne ved planlægningsprocessen
Når vi spørger ind til kvaliteten af – og tilfredsheden med – årsbudgetprocessen, så er der også stor enighed: Ingen udtrykker tilfredshed med processen, og de samme to problemer bliver altid fremhævet:
-
Vi bruger alt for mange ressourcer på at lave budgettet. Udbyttet står slet ikke mål med indsatsen.
-
Forudsætningerne ændrer sig altid. Allerede få måneder inde i budgetåret er det uanvendeligt til vores løbende operationelle opfølgning.
Det forhold, at virksomheder ønsker, at årsbudgettet skal udtrykke både mål (som gerne skal være ambitiøse) og forventninger (som gerne skal være så realistiske som muligt), er ikke alene en udfordring; det er en logisk umulighed at opnå dette i det samme ene talsæt.
En anden hæmsko handler om den usikkerhed, som knytter sig til fremtiden. På trods af den ofte ganske betydelige usikkerhed så anvendes budgettet til at udtrykke mål i absolutte tal, og det bruges til at fastlægge rammer for fremtidigt forbrug af ressourcer. Også her er det indlysende og logisk, at det ikke lader sig gøre at ’ramme rigtigt’ og prioritere optimalt et helt år i forvejen.
I mange virksomheder er udfordringerne ganske omfattende. Ud over de mange spildte ressourcer, som alle italesætter, så kan processen og brugen af årsbudgettet gå ud over kvaliteten af de valg og beslutninger, som løbende skal tages. Samarbejdet mellem de forskellige dele af virksomheden kan også blive negativt påvirket, hvis de enkelte afdelinger sætter egen målopfyldelse over virksomhedens. Når ledelse og medarbejdere belønnes for at opnå individuelle budgetmål, er der herudover en betydelig risiko for, at dette påvirker virksomhedens samlede resultater negativt; dette bekræftes af omfattende forskning.
Hvis du er nysgerrig og gerne vil læse mere om udfordringerne ved den gængse budgetproces, så er her et link til artiklen ”The Case for Moving Beyond Traditional Budgeting”.
Baggrund for den traditionelle planlægningsproces og tankegang
For over 100 år siden blev begrebet Budgetary Control lanceret. Mange mener, at det er grundstenen til den årsbudgetproces, som er så udbredt i dag. Begrebet blev lanceret i bogen af samme navn, og bogens forfatter var James McKinsey, som siden lagde navn til McKinsey & Co. Og selvom mange af os har pakket skolebøgerne væk, så er det relevant at dykke ned i hans tanker fra dengang.
McKinsey fremlagde nemlig et koncept med at udarbejde en plan (et budget), som du efterfølgende bruger som værktøj til at måle, om virksomheden (og de enkelte afdelinger) præsterer som ønsket, ved at sammenligne de opnåede resultater med planen (budgettet).
Som nævnt ovenfor så er en af de helt store udfordringer i forbindelse med planlægning den iboende usikkerhed, som er knyttet til vurderingen af, hvad der venter i fremtiden. Du kender sikkert selv til, at det kan være svært at vide – med bare nogenlunde sikkerhed – hvad der vil ske i de kommende tre-seks måneder. Vil efterspørgslen stige … og med hvor meget? Og hvad med priser og valutakurser?
Den gode McKinsey var allerede dengang bevidst om denne helt fundamentale begrænsning ved denne metode.
”When the market conditions are uncertain and variable, it is desirable to make the budget period as short as possible, in order that revisions in plans can be made more easily. Estimates are always difficult to make with accuracy, and in a period of uncertain market conditions this difficulty is greatly increased. For instance, it was impossible for a firm in January 1921 to estimate accurately its sales for the year, and if correct estimates for the year had been made, it would have been entirely a matter of accident.”
McKinsey indså således, at evaluering af resultater ved at sammenligne med en plan (budget) kun giver mening inden for en relativ kort, overskuelig og planbar tidshorisont.
Med hensyn til budgettets omfang og format så skrev han dengang:
”The usual length of the budget period is for three, six, or twelve months. Some firms state their general plans for one year in advance so as to have a goal to work for, but work out detailed schedules for only one month at a time.”
Den måde, hvorpå budgetlægningen har udviklet sig og anvendes her anno 2024, kan derfor siges at være i modstrid med de oprindelige råd og intentioner bag metoden.
Hvad er dit næste skridt?
McKinsey opfordrede allerede for 100 år siden til at bygge dynamik ind i din planlægning, så processen er tilpasset omgivelserne. Og måske er det nu tid til at overveje, hvordan denne tankegang kan blive indarbejdet i din virksomheds planlægningsprocesser.
Hvis du kan genkende de førnævnte udfordringer og ønsker inspiration eller hjælp til at implementere ændringer i din virksomheds planlægningsprocesser, så er du velkommen til at række ud.
Vi har erfaring med at hjælpe virksomheder med at udvikle og implementere mere dynamiske og effektive planlægningsprocesser, som adresserer og løser alle de førnævnte udfordringer. Sammen med jer kan vi udvikle og implementere præcis de processer, som bedst hjælper jer med at præstere bedst muligt under de givne forhold.
