en
da
At indføre Beyond Budgeting kan virke uoverskueligt; og ikke alle, som forsøger, opnår den ønskede succes. Derfor udviklede det internationale Beyond Budgeting-netværk et Implementation Framework tilbage i 2018. Dette framework har fungeret som inspiration for Basicos egne metoder og tilgange til at hjælpe virksomheder med at skabe varige forandringer, som virker i praksis. I artiklen her kan du blive klogere på, hvad Beyond Budgeting er, og hvordan Beyond Budgeting Implementation Framework kan understøtte effektfulde og varige forandringer.
Det internationale Beyond Budgeting-netværk har udviklet en metode, som kan hjælpe din virksomhed, når I skal gennemføre store forandringer. Metoden er udviklet til at indføre nye ledelses- og styringsmodeller i tråd med Beyond Budgeting-principperne, som du også bliver præsenteret for i artiklen. Men du kan med fordel også anvende den i andre forandringsprojekter.
Metoden er baseret på omfattende erfaringer siden netværkets start for 20 år siden – en periode med mange succeshistorier om, hvordan virksomheder har indført nye måder at arbejde på. Men der er også eksempler på virksomheder, som kun er lykkedes delvist eller slet ikke. Hver af disse erfaringer er unikke. Alligevel har de en del til fælles, som vi kan lære af. Det er på den baggrund – viden om, hvad der virker (og ikke virker) i praksis – at Beyond Budgeting-netværket har udviklet et Beyond Budgeting Implementation Framework.
Men inden vi introducerer den, så vil vi kort skitsere, hvad Beyond Budgeting-filosofien egentlig handler om.
Hvad er Beyond Budgeting?
Beyond Budgeting er navnet på en ledelsesfilosofi, som på trods af navnet handler om meget mere end budgettering og økonomisk planlægning. Navnet er et levn fra, da filosofien var i sin spæde start; dengang var det hensigten at finde ud af, om det var muligt at lede og økonomistyre uden traditionelle (og typisk meget omfattende) årsbudgetter. Det viste sig hurtigt at være muligt. Men det virkelig interessante var, at de virksomheder, som havde taget mere dynamiske ledelsesmodeller til sig, præsterede betydeligt bedre end deres konkurrenter.
Det, der gjorde forskellen, var dog ikke alene fraværet af årsbudgettet. For det afgørende for en konsekvent og konkurrencedygtig præstation er en sammenhængende ledelsesmodel.
Derfor handler Beyond Budgeting om at hjælpe virksomheder med at skabe sammenhæng i deres ledelsesmodel.
Mange forbinder ofte Beyond Budgeting med at indføre alternativer til den årlige budgetproces, som de fleste finder ineffektiv. Det er ikke mærkeligt eller forkert. Det er bare vigtigt at understrege, at selvom det kan være et passende sted at starte, så handler Beyond Budgeting om meget mere.
En virksomheds ledelsesmodel består af en række elementer, hvor de vigtigste (i overskriftsform) er: formål, værdier, strategi og processer, som du kan se illustreret i figur 1.
Ifølge Beyond Budgeting-ledelsesfilosofien skal disse elementer være afstemte og understøtte hinanden for at skabe en sammenhængskraft, som fører til markant bedre præstationer og højere effektivitet.
På engelsk har man udtrykket: ”Walk the talk”. Hos den troværdige og respekterede leder er der sammenhæng mellem det, du siger, og det, du gør. Når vi – lidt forenklet – overfører dette på virksomheder, er det dog de færreste, der kan leve op til det: Der mangler ofte en troværdig sammenhæng mellem formål, værdier og principper på den ene side og prioriteter, processer, regler, strukturer og systemer på den anden side.
Det fører i første omgang til, at troværdigheden og respekten bliver udfordret med risiko for, at der opstår en negativ spiral, som sidenhen går ud over motivation, adfærd, effektivitet, kunder og resultater. For tingene hænger sammen.
Omvendt forholder det sig for virksomheder med en sammenhængende ledelsesmodel: Her er der en sammenhængskraft, som øger tillid og motivation, og som igen fører til øget effektivitet, mere tilfredse kunder, bedre beslutninger, mindre stress, mindre spild, færre omkostninger osv.
Når virksomheder oplever udfordringer, skyldes det mange forskellige forhold, men udfordringerne er ofte usynlige og derfor opstået helt ubevidst. Alt for sjældent er man opmærksom på, at årsagen kan være en manglende sammenhæng i ledelsesmodellen.
En af grundene til, at vi ser en stigende interesse for Beyond Budgeting, er, at mange virksomheder i dag faktisk erkender den manglende sammenhæng. Andre grunde er, at virksomheden ønsker at gøre op med de utidssvarende styringsmetoder, som har været anvendt i de seneste årtier. Imens andre ønsker at finde en erstatning for den årlige budgetproces.
Men fælles for alle er spørgsmålet: ”Hvordan gennemfører vi den ønskede forandring?”. Det er her, at Beyond Budgeting Implementation Framework kommer ind i billedet. Men hvorfor har det været nødvendigt at udvikle metoden?
Derfor fungerer traditionelle ’change management’-processer ikke
Traditionelle ’change management’-processer kan være udmærkede, hvis:
- Der ikke er behov for at ændre mindset, og
- Det er muligt at beskrive målet (’to-be’) nøje.
For sådanne processer er typisk lineære i deres logiske design, som fører fra beskrivelsen af ’as-is’ til gennemførelsen af ’to-be’-situationen.
Men det går ofte galt, når virksomheder anvender traditionelle implementeringsmetoder til at indføre Beyond Budgeting – eller andre store forandringer.
Forestil dig, at din virksomhed konstaterer nogle væsentlige problemer, som I ønsker at løse, fx en tung og uhensigtsmæssig budgetproces. Det udmønter sig i en ’as-is’-beskrivelse. Med denne i hånden nedsætter I en projektgruppe (ofte med deltagelse, eller under ledelse, af PMO), som straks går i gang med at designe nye processer og systemer, som skal adressere de konstaterede problemer. Men da I ikke adresserer behovet for at udfordre eksisterende mindset og antagelser, så fører den ellers tilsyneladende logiske tilgang alene til symptombehandling. Den løser altså ikke de grundlæggende problemer og fører derfor ikke til de ønskede resultater.
Det, der mangler, er en tilbundsgående forståelse af, hvorfor din virksomhed oplever de pågældende problemer – en forståelse, som ledelsen også skal have. For uden denne fører selv velplanlagte og -gennemførte projekter alene til symptombehandling.
Problemet er hverken Beyond Budgeting eller metoden. Det er kombinationen af de to. For traditionelle forandringsprocesser kan jo fungere fint i andre og enklere sammenhænge, bare ikke her. Som Einstein sagde: “Problems cannot be solved with the same mindset that created them.”
Sådan bruger du Beyond Budgeting Implementation Framework
På baggrund af mere end 20 års iagttagelser har vi derfor udarbejdet en metode, som er illustreret i følgende model (figur 2):
Figuren viser, hvordan Beyond Budgeting Implementation Framework er en cirkulær model, der inviterer til refleksion. Og det er ikke tilfældigt, at refleksionen er placeret midt i figuren. Refleksionsfasen er nemlig et afgørende skridt til at få brugt den læring, vi har oparbejdet i de øvrige faser. Det vil sige, at selvom du har bevæget dig igennem faserne: Engage, Study, Design og Do, har dit projekt ikke nået et slutpunkt. Refleksionsfasen kan nemlig (og vil oftest) sende dig tilbage til en af de andre faser, hvor der er ny viden at udnytte og mere arbejde at gøre.
Metoden er kendetegnet ved fire nedenstående forhold:
- Den tager hensyn til, hvordan din virksomhed tilgår Beyond Budgeting:
- Nogle starter med at være nysgerrige over for, hvordan man kan bruge Beyond Budgeting; de er måske frustrerede over, at eksisterende processer er utilstrækkelige, og ser Beyond Budgeting som en løsning.
- I andre tilfælde har ledelsen erkendt behovet for en større forandring, fx et ønske om at blive en mere agil og dynamisk virksomhed.
- I første eksempel starter du i ”engage-fasen”, mens du i andet eksempel starter i ”study-fasen”
-
Rækkefølgen af de enkelte faser er givet og skal følges.
-
Der er tale om en cirkulær proces Og der er tale om en kontinuerlig forandring.
-
Løsningerne (’to-be’) er ikke givet på forhånd, men bliver udviklet løbende i takt med, at din virksomhed opnår viden og indsigt i de enkelte faser.
-
I kan med fordel indføre Beyond Budgeting lidt ad gangen. Det betyder, at I foretager adskillige runder bestående af study-design-do-reflect.
-
I takt med den øgede indsigt vil I typisk få mod på at gå længere og gennemføre forandringer, som var utænkelige til at begynde med.
-
-
Metoden fører til løsninger, som er unikke og tilpasset den enkelte virksomheds helt særlige forhold. Herved skaber I løsninger, som afføder væsentlige konkurrencemæssige fordele.
Et centralt element i metoden er kontinuerlig læring. Derfor er det vigtigt, at I tager læring med fra hver eneste fase. Da I ikke præcis kan forudse, hvordan det vil ske, eller tidshorisonten, så er det fx muligt at eksperimentere og prøve ting af, inden I skalerer op. Læringen opnår I primært indefra, dvs. på baggrund af en analyse og forståelse af virksomhedens særlige forhold og dens præstationer. Hvordan og hvorfor er resultaterne, som de er? Hvad virker og virker ikke? Og ikke mindst: Hvorfor?
I skal gennemføre ’study’-fasen, før I går i gang med at designe nye processer. Formålet er at sikre, at ledelsen er bevidst om forandringerne, og hvorfor de er nødvendige. I denne fase ville det også være en ekstern rådgivers rolle at planlægge og gennemføre et forløb, som sikrer den nødvendige læring og indsigt.
En velgennemført ’study’-fase er uvurderlig. Dels sikrer den et langt bedre og vidensbaseret grundlag at designe ud fra, dels sikrer den ledelsens forståelse af de eksisterende problemer og en solid opbakning til den efterfølgende implementering.
For at kunne gennemføre store forandringer er det vigtigt at udfordre ledelsens antagelser. Det er præcis det, som sker i ’study’-fasen i denne metode.
Basico Change Model er inspireret af Beyond Budgeting Implementation Framework
Siden Beyond Budgeting Implementation Framework blev skabt tilbage i 2018, har vi i Basico fundet os inspireret af deres metode og med afsæt i den udviklet Basico Change Model.
En model, som er et centralt element i vores rådgivning og projekt- og forandringsleverancer. Projektmodellen bidrager til varig og værdifuld forandring ved at sikre en grundig forståelse af problemerne og ved at sikre, at forandringerne bliver forankret i organisationen. Desuden er læringselementet en væsentlig del her – ligesom i Beyond Budgeting Implementation Framework.
Formålet med Beyond Budgeting
Beyond Budgeting-netværkets formand, Bjarte Bogsnes, udtrykker dets formål sådan:
”The purpose of Beyond Budgeting is to create agile and more human organisations.”
Det betyder, at såvel strategien som processerne er tilpasset og afspejler den virkelighed og dynamik – herunder særligt den konkurrencesituation – som virksomheden befinder sig i. Det betyder endvidere, at processer (systemer og strukturer) er tilpasset og afspejler virksomhedens værdier og ledelsesprincipper.
Står du over for krævende forandringer?
Basicos metoder og tilgange til gennemførelse af effektive og varige forandringer tager udgangspunkt i Beyond Budgeting Implementation Framework.
Det betyder, I kan få assistance og støtte til at drive forandringen, så processen i størst muligt omfang adresserer de reelle udfordringer, maksimerer intern læring og sikrer ejerskab og forankring i organisationen.
Lyder det interessant? Så ræk endelig ud, så tager vi en uforpligtende dialog om, hvordan vi kan give dit forandringsprojekt de bedste betingelser for at blive en succes.
