Få styr på dit ERP-fundament med et Business Central Health Check

Har din virksomhed allerede implementeret Business Central, men oplever stadig alt for meget manuelt arbejde i finans, tunge Excel-ark ved siden af systemet og medarbejdere, der igen og igen klager over “implementeringen” eller brugen af systemet? Så er det måske ikke systemet, der er problemet – men måden, det er sat op på.

Det gode er, at du allerede har investeret i en stærk platform. For problemet er sjældent Business Central som system – men derimod den måde, det er tilpasset (eller ikke tilpasset) jeres specifikke behov.  

Så før du overvejer store forandringer eller måske endda at skifte ERP-system, vil vi i stedet anbefale, at du starter med at skabe klarhed over, hvad der faktisk skal ændres, så du kan få konfigureret systemet til netop din virksomheds forretning og processer. 

Og det har vi lavet en løsning til: Business Central Health Check. 

Et Business Central Health Check er en struktureret, teknisk gennemgang af jeres nuværende løsning, hvor vi vurderer opsætning, brug af moduler, apps og governance – med finans og risikostyring som udgangspunkt.

Vi bruger vores erfaring fra adskillige Business Central-implementeringer til at vise dig, hvor jeres løsning fungerer, hvor den kan optimeres, og hvor der gemmer sig reelle risici.

Det betyder, at vi – lidt som en erfaren mekaniker – kan åbne jeres “motorhjelm” og hurtigt se, om opsætningen hænger sammen, om de rigtige moduler er taget i brug, og om der er områder, hvor advarselslamperne burde blinke.

Du får altså et ærligt, finansfagligt blik ind i “motorrummet”, uden at du skal igennem endnu et stort ERP-projekt.

Formålet er nemlig ikke, at I skal starte forfra med et nyt ERP-system. I stedet er formålet at give dig et klart billede af, om din Business Central-løsning understøtter de finansielle kerneprocesser, som du forventer, at den gør.

For måske ved du, at Business Central kan understøtte automatiske rykkere, smartere bankafstemning og bedre godkendelsesflows – men kan ikke genkende det i jeres daglige arbejde. I den situation giver et Health Check dig et faktabaseret grundlag for at vurdere, om udfordringen ligger i systemet, opsætningen eller processerne.

Health Check’et er særligt relevant, når virksomheden allerede er gået live, og hverdagen har indfundet sig. Det kan være et år eller to siden, implementeringen blev afsluttet, og du som CFO'er enten kommet til efterfølgende eller kan først nu se, at løsningen ikke leverer den effektivisering, der var lovet.

Generelt ser vi typisk et tydeligt behov for et Health Check i tre situationer.

1. Ny CFO – gammelt system: Den første situation er, når du som CFO er ny i virksomheden og har overtaget en Business Central-løsning, du ikke selv har været med til at implementere. Du møder en hverdag, hvor der stadig arbejdes meget i Excel, sendes rykkere manuelt og generelt tastes meget manuelt – og du undrer dig over, hvorfor systemet ikke understøtter mere. 
2. Standardløsningen var for standard: Den anden situation er, når virksomheden har købt en standardimplementering hos et teknisk ERP-hus, der primært har haft fokus på at få systemet i luften hurtigt og til en attraktiv pris. Løsningen kører, men er aldrig blevet tilpasset jeres konkrete forretning, kompleksitet og rapporteringskrav. Det betyder ofte, at en stor del af potentialet står ubrugt hen, og at finansfunktionen kompenserer med manuelle processer. 
3. Virksomheden har ændret sig markant: Den tredje situation er, når virksomheden er vokset eller har ændret sig markant siden implementeringen. Flere selskaber, nye rapporteringskrav, mere avancerede processer eller øget fokus på governance kan betyde, at den opsætning, der engang var god nok til jeres behov, ikke længere matcher jeres behov. Her hjælper et Health Check med at afklare, om I kan bygge videre på det, I har, eller om der er områder, der kræver et mere gennemgribende løft. 

Fælles for alle tre situationer er, at du får et uafhængigt, finansfagligt blik på kvaliteten af jeres Business Central-løsning – uden at du behøver at igangsætte et stort projekt fra dag ét eller allokere interne ressourcer i en presset hverdag. 

Når vi gennemfører et Health Check, starter vi med opsætningen af de finansielle kerneprocesser.

Vi ser på kontoplan, dimensioner og den måde, jeres regnskaber er struktureret på, og vurderer, om det understøtter de rapporteringskrav og den styringsinformation, du som CFO har brug for. Vi ser også på, hvordan jeres koncernstruktur er opsat, og om konsolidering og eliminering af intern handel sker effektivt og korrekt.

Dernæst vurderer vi, hvor langt I er kommet med at udnytte Business Centrals standardfunktionalitet.

Her ser vi bl.a. på, om I aktivt bruger relevante moduler som anlæg, lager, projekter eller abonnementer, og om muligheder som automatiske rykkere, bankintegration, godkendelsesflows og digital dokumenthåndtering er sat op. Vores erfaring er, at mange virksomheder stadig arbejder overraskende manuelt på områder, hvor Business Central tilbyder moden, standardiseret funktionalitet.

Governance fylder også meget i vores gennemgang, hvor vi bl.a. ser på rolle- og rettighedsstrukturen, funktionsadskillelse, godkendelsesregler og beskyttelse af kritisk opsætning. Samtidig vurderer vi, om jeres brug af apps og extensions er hensigtsmæssig, og om der er overlap, uhensigtsmæssige afhængigheder eller områder, hvor standardfunktionalitet kunne erstatte tilpassede løsninger. 

Hele formålet med gennemgangen er at omsætte de tekniske observationer til noget, der giver mening for dig som CFO: risiko, effektivitet, kvalitet og governance.

Health Check’et skal kunne passe ind i din virksomheds travle hverdag. Derfor har vi designet Health Check’et, så det giver maksimal indsigt med minimal belastning af dine medarbejdere.  

Forløbet begynder med et kort indledende møde, hvor vi sammen afklarer jeres forretningsmodel, kompleksitet og den måde, Business Central bruges på i dag.  

Her drøfter vi også de væsentligste frustrationer og bekymringer, du har i forhold til systemet, og aftaler, om der er særlige områder, vi skal have ekstra fokus på. 

Derefter aftaler vi en sikker adgang til jeres Business Central-miljø. Når adgangen er på plads, kan vi gennemføre det tekniske review uden at trække organisationen igennem et langt workshopforløb. Vi gennemgår opsætning, moduler, apps, rettigheder og udvalgte processer ud fra en fast struktur, som vi har udviklet på baggrund af vores øvrige Business Central-projekter. 

Når analysen er gennemført, samler vi vores fund i en skriftlig rapport. Her beskriver vi, hvad vi har gennemgået, hvad vi har identificeret, og hvorfor det er relevant. I rapporten anvender vi en trafiklystilgang, så det hurtigt bliver tydeligt, hvilke områder der fungerer, hvilke der med fordel kan forbedres på sigt, og hvor der er behov for handling, enten fordi der er en reel risiko, eller fordi potentialet for gevinst er stort. Rapporten gennemgår vi sammen på et afsluttende møde, hvor du får mulighed for at stille opklarende spørgsmål og drøfte mulige næste skridt.

Et Business Central Health Check giver dig først og fremmest klarhed. Du går fra en situation, hvor du måske primært hører “støj” fra organisationen, til et konkret overblik over, hvad der ligger bag. I stedet for at skulle gætte på, om løsningen grundlæggende er forkert, eller om der “bare” er brug for justeringer, får du en tilstandsrapport, der skelner mellem kosmetiske forbedringer, egentlige risici og større udviklingsmuligheder. 

Du får også et prioriteringsværktøj. For de væsentligste fund vurderer vi, hvad der skal til for at adressere dem. Nogle tiltag kan være relativt enkle justeringer af opsætning eller aktivering af standardfunktionalitet, mens andre kræver mere involvering fra forretningen eller egentlig projektledelse. På den måde kan du vælge at starte dér, hvor indsatsen er rimelig, og gevinsten tydelig. 

Endelig får du et uafhængigt blik. Vi er ikke et teknikhus, der først og fremmest lever af at udvikle tilpasninger. Vi kommer med udgangspunkt i finans og governance og er vant til at sidde på CFO-siden af bordet. Det betyder, at vores anbefalinger er styret af, hvad der skaber værdi, styring og tryghed i din økonomifunktion – og ikke af salg af bestemte tekniske løsninger.

I den perfekte verden begynder alle ERP-implementeringer med en grundig foranalyse, hvor processer, behov og ambitioner kortlægges, før systemet sættes op. I praksis bliver den analyse ofte skåret ned eller helt sprunget over, særligt i mindre og mellemstore virksomheder, der ønsker en hurtig og økonomisk implementering. 

Det efterlader mange med en løsning, der fungerer på overfladen, men ikke er tilstrækkeligt tilpasset virksomhedens faktiske processer og kompleksitet. Vores Health Check tager højde for den virkelighed ved først at fokusere på det tekniske fundament. Vi ser på, hvad der kan bringes i orden alene ved at justere opsætning, udnytte standardfunktionalitet og få styr på governance. 

Hvis Health Check’et viser, at de største udfordringer ligger i arbejdsprocesserne omkring systemet, kan næste skridt være et mere dybdegående procesreview. Her taler vi med nøglemedarbejdere på tværs af finans, salg, indkøb, lager, produktion og andre relevante funktioner, kortlægger as-is og to-be og hjælper med at udarbejde et konkret roadmap. Men det tager vi først hul på, hvis det faktisk er nødvendigt. På den måde undgår du at investere i et stort projekt, før du ved, hvor problemet reelt ligger.