Fem gode råd til et godt partnerskab med dine leverandører

Det er ikke alle kunde- og leverandørforhold, der kræver et strategisk fit. I de situationer, hvor du kun har behov for, at leverandøren foretager en engangs­ydelse, ville det optimale være, at du indhenter to-tre tilbud og derefter vælger den leverandør, der tilbyder den laveste pris.

Det er dog vigtigt, at samme udvælgelses­metode ikke benyttes, når du ønsker at indgå i et længerevarende samarbejde, hvor der også er tale om et helt andet omkostnings­niveau i forbindelse med kontraktens løbetid. Den laveste pris er ikke altid lig med den bedste samarbejdspartner – eller for den sags skyld den bedste kvalitet. I længere­varende samarbejdsforhold bør kvalitet spille en stor rolle ved udvælgelsen af leverandør, men kemien mellem parterne bør ligeledes være en afgørende faktor for, at du indgår i et samarbejde med netop den leverandør.

Valget af samarbejdspartner kan ske gennem screening af markedet – eksempel­vis gennem en udbudsproces, hvor leverandører inviteres til at afgive tilbud på jeres ud­arbejdede materiale. Efter modtagelsen af de forskellige tilbud bør der afholdes en eller to forhandlingsrunder, hvor du har mulighed for at se leverandørerne med det mest attraktive tilbud an.

Gennem forhandlingsrunderne har du således mulighed for at finde frem til en samarbejdspartner med det økonomisk mest fordelagtige tilbud og ligeledes undersøge, hvilken af leverandørerne du har den bedste kemi med.

Et succesfuldt partnerskab kræver et godt samarbejdsgrundlag, hvorfor det er vigtigt for partnerskabet, at I får forventnings­afstemt, inden I påbegynder jeres sam­arbejde. Forventningsafstemningen bør afholdes i forbindelse med et opstartsmøde, inden kontrakten officielt træder i kraft.

På mødet er det vigtigt, at I får talt kontrakten, de aftalte ydelser og de opsatte KPI’er igennem for at sikre, at I begge har den samme forståelse af eksempelvis, hvad der menes med 'kvalitet'. På den måde vil alle parter have samme forståelse af kontrakten og de ydelser, der skal leveres.

Forventningsafstemningen vil lige­ledes være konfliktforebyggende, da I sammen har sikret en fælles forståelse af kontrakten. Den fælles forståelse af kontrakten vil være medvirkende til at minimere fortolkningstvivl i løbet af jeres samarbejde.

Uanset hvor god kemi I har, og hvor godt I har forventningsafstemt, ja så kommer du ikke udenom, at der skal udarbejdes en kontrakt, der regulerer jeres sam­arbejdsforhold. Her kan I dog med fordel gøre op med tanken om, at kontrakten kun er et rent juridisk dokument, der gemmes i en mappe og først tages frem ved en eventuel konflikt. I bør i stedet se kontrakten som et levende strategisk instrument.

Det skyldes, at det er de færreste kontrakter, der ikke tilpasses eller ændres i løbet af et samarbejdsforhold. Ved at tilføje proaktive bestemmelser til kontrakten fra den spæde start vil det blive lettere for jer at genforhandle dem. Proaktive bestemmelser er eksempelvis antal kvadratmeter, antal spisende i en kantine, rapportering og lignende.

Ved at gøre disse bestemmelser proaktive vil det blive lettere for jer at op- eller nedskalere eksempelvis antallet af kvadratmeter eller antallet af spisende i jeres kantine.

At kontrakten får indarbejdet proaktive klausuler og bliver anset som værende et levende strategisk instrument vil dermed bevirke, at I ikke skal bruge for megen tid (og for mange penge!) på at genforhandle de betingelser, hvor fleksibiliteten er vigtig.

Mennesket er – af ren natur – opportunistisk og handler derfor som udgangspunkt ud fra egen interesse og med fokus på at maksimere egen nytte. Uanset hvor god kemi der er i jeres partnerskab, vil der fra begge parters side altid eksistere opportunisme og et ønske om maksimering af ens egen nytte.

I et partnerskab er det dog vigtigt, at fokus flyttes fra den rettighedsbaserede tilgang (jeg’et) til den interessebaserede tilgang (vi’et). Det er derfor vigtigt at sikre, at I begge skaber og får værdi i samarbejdet. I kan derfor drage nytte af at have fokus på at sikre, at partnerskabet lykkes, eksempelvis hvordan du sikrer opfyldelse af kontrakten på den mest proaktive måde.

Ved at flytte fokus til den interesse­baserede tilgang er der ligeledes en større chance for, at leverandøren får et tættere tilhørsforhold til jeres virksomhed. Det tættere tilhørs­forhold vil ligeledes være med til at sikre, at ­I får den ønskede kvalitet af de leverede ydelser – eksempelvis at rengørings­personalet føler sig som en del af jeres virksomhed og dermed også påtager sig større ansvar for opgaven, hvilket dine ansatte vil kunne mærke.

Skal vendingen “At tale rent ud af posen” være dit mantra?

Kommunikation i et partnerskab er nok – ud over at vælge din leverandør med hjerne og hjerte – et af de vigtigste råd. Det er vigtigt, at I ikke kun kommunikerer i forbindelse med opfølgnings-, standup-, eller status­møder, men at I løbende har en dialog. For den løbende dialog vil sikre, at eventuelle uoverensstemmelser tages i opløbet, eksempelvis utilfredshed med en leverance, og ikke først når uoverensstemmelsen er eskaleret.