Jeudan: Fra tal­knusere til business partnere!

Ejendoms- og servicevirksomheden Jeudans historie går mere end 120 år tilbage, og den kommer til at fortsætte mange år frem, hvis det står til finansafdelingen. I denne artikel fortæller Heidi Madsen, underdirektør, og Peter Sichelkow Meincke, finansudviklingschef, om den transformation, Jeudan har sat i værk. Målet er en gennemgribende modernisering, der skal give finansafdelingen mulighed for at træde ind i rollen som business partnere for forretningen – og et af midlerne er en stærk systemunderstøttelse. Derfor har de bl.a. implementeret FP&A-toolet Workday Adaptive Planning.

Jeudan har hovedkontor på Bredgade 30 – i hjertet af Frederiksstaden, hvor de smukke, gamle bygninger ligger som perler på en snor.

Solen skinner ned på de toppede brosten i gården, og der emmer af liv i receptionen; medarbejdere og gæster mødes her – på vej til kaffebaren, hvor baristaen drevent og venligt langer cortadoer og americanoer over bardisken.

Vi bliver forsynet med kaffe og bevæger os gennem bygningens labyrintiske, lange gange og højloftede korridorer, inden vi ender i vores mødelokale.

På den anden side af bordet har Heidi Madsen og Peter Sichelkow Meincke taget plads. Vi har sat dem stævne for at høre om den transformation, som Jeudans økonomiafdeling er i fuld gang med.

Jeudan er en virksomhed i stærk vækst, der favner bredt med hele servicepaletten på ejendomsområdet indeholdt i én og samme virksomhed. Modsat andre virksomheder i samme branche kan man i Jeudan stifte bekendtskab med samtlige facetter af ejendomsdrift – fra investering til renovering, udlejning og vedligehold – hvilket giver stor variation i opgaverne samt en unik indsigt i finansiel styring af ejendomme.

Heidi fortæller, at hun har været i Jeudan i to år, og at hun er en del af det generationsskifte, der har været i økonomiledelsen. Et generationsskifte, der har betydet en modernisering af hele finansorganisationen. Det har indebåret en bevægelse væk fra en traditionel, regnskabsorienteret økonomifunktion til fordel for en indtræden i en mere proaktiv rolle som betroet sparringspartner for forretningen.

“Jeudan er ekspanderet ret voldsomt over en forholdsvis kort årrække. Og derfor er det vigtigt for os at sikre, at økonomi er gearet til at understøtte både en større organisation og den fortsatte vækst. Derfor har vi haft fokus på at få nye kompetencer ind i finansafdelingen og at give dem gode forudsætninger for at skabe værdi for forretningen”, siger Heidi og fortsætter:

“Derfor er det afgørende for os at få optimeret processerne og få skabt en stærk systemunderstøttelse. Før er der blevet brugt meget tid på at frembringe tallene – men knap så meget på at bruge dem. Og det skal vi have lavet om på. Vi skal have frigivet tid i økonomifunktionen til at lave kunde- og forretningsorienterede analyser.”

Forretningen er nemlig sulten efter at bruge de analytiske kompetencer, der sidder i finansfunktionen. Men indtil nu har de manglet systemunderstøttelsen til at lave analyserne – uden at det ville tage flere uger.

“Vi når faktisk ikke at producere særligt mange analyser, fordi vi skal bruge så mange mandetimer på det – så hele denne her gennemskuelighed ift. data er vigtig. Jeudan er børsnoteret og skal også bruge analyserne ift. at lave vores regnskaber. Vi så et klart potentiale i at optimere processerne omkring offentliggørelsen af vores regnskaber for herigennem at frigøre tid”, forklarer Heidi og tilføjer:

“Målet er at blive business partnere for forretningen – også for at kunne tiltrække gode og ambitiøse medarbejdere, da vi er blevet en langt mere udadvendt funktion med masser af spændende opgaver.”

“Det er afgørende for vores medarbejdere, at deres processer er effektive, og at de føler, at de skaber værdi. Hvilket også er en vigtig årsag til, at vi har fokus på at få styr på den her systemunderstøttelse og processerne og vores data – at vi gerne vil kunne tiltrække og fastholde finansfolk, der kan hjælpe med at drive virksomheden i den rigtige retning.”

Peter nikker smilende og tager ordet. Han har været en del af Jeudan siden årsskiftet og fortæller, at han kom ind i en økonomiafdeling, der var – og stadig er – i gang med en transformation.

“Afdelingen tæller 30 medarbejdere, og den er fortsat forholdsvis transaktionstung. Men der er en stærk vilje til at supportere resten af Jeudans forretning som finance business partnere; det er en balancegang at åbne døren for finance business partnering-delen kontrolleret. Vi skal være skarpe på, hvordan vi skal bruge vores tid for at skabe størst mulig værdi, så vi når dertil, hvor systemerne klarer en del af de opgaver, der tidligere har trukket mange timer. For vi oplever en kæmpe efterspørgsel på vores analyser fra forretningen – de vil os virkelig gerne”, fortæller Peter.

Heidi indskyder, at de derfor også har taget hul på at bygge et finansdatawarehouse. Indtil videre med data fra det ene af Jeudans ERP-systemer; at få data fra virksomhedens andet ERP-system står også på listen: “Det vil virkelig styrke os at få det på plads. For hvis alle vores data ligger derinde, er der én sandhed”, forklarer Heidi.

Jeudan anvender to ERP-systemer: Dynamics NAV og Unik Bolig – og det er data fra sidstnævnte, der er flyttet ind i det finansielle datawarehouse. Unik Bolig er virksomhedens ejendomssystem og det system, der bl.a. bliver brugt til at opkræve leje. Derudover anvender Jeudans projekt- og serviceselskab Dynamics NAV.

“Så vi har to ERP-systemer, men analyse- og planlægningsopgaven har tidligere været lavet i Excel. Rigtig mange Excel-ark og komplekse Excel-modeller. Oprindeligt egenudviklet og meget svært at overtage. Og dermed er der en væsentlig risiko for, at der opstår fejl”, fortæller Heidi.

Hun pointerer, at det derfor har været centralt at få skabt en gennemskuelig og intuitiv systemunderstøttelse med ’drilldown’: “Man skal kunne starte i toppen og arbejde sig ned i tingene. Det er nødvendigt, hvis vi skal kunne understøtte vores ledelse og forretning ordentligt”.

Derfor valgte Jeudan som noget af det første at implementere Adra Task Manager for at skabe overblik over kerneopgaverne i økonomi og sikre, at de blev løst. “Det var fundamentalt at få skabt et overblik over årshjul, tidsplaner osv.”, forklarer Peter og tilføjer:

“Vi fandt hurtigt ud af, at vi manglede noget på hele økonomiplatformen ift. budgetter og konsolidering – for at få os væk fra vores mange tidligere processer.”

Peter forklarer, at det har været hans opgave at finde ud af, hvor de skulle starte, ift. hvor det ville gøre den største forskel at ændre på processer og systemer.

“Et Financial Planning & Analytics (FP&A)-tool var det mest oplagte sted at starte. Vi stod med et nyt team, havde overtaget den eksisterende budget- og værdiansættelsesproces bestående af 700 komplekse Excel-filer og modeller og skulle vælge, om vi ville dykke ned i dem, eller om vi skulle implementere et FP&A-tool. Det var afgørende for os at fremtidssikre organisationen og skabe et bedre grundlag for vidensdeling, og derfor var det ikke noget svært valg.”

Da vi spørger ind til, hvad der var vigtigt ift. valg af FP&A-tool, svarer Heidi, at en af de allermest basale behov var, at systemet skulle kunne klare både budget- og konsolideringsdelen. De havde tidligere haft kig på et isoleret konsolideringssystem, der var forholdsvis simpelt, men som stadig ville indebære en del manuelle arbejdsgange.

“Men vi har fået en masse nye medarbejdere ind det sidste års tid, og det åbnede virkelig vores øjne for, hvor kompleks vores budgetproces var. Det betød, at det nærmest blev førsteprioritet, at vi skulle have noget, der også understøttede budgetprocessen.”

“Derefter startede processen med at sammenligne de forskellige, mulige systemer og vurdere deres fordele og ulemper. Peter fortæller, at valget faldt på Workday Adaptive Planning (Adaptive), fordi det var meget intuitivt. ”Det var afgørende, fordi budgetterne skal ud at leve i forretningen, og ikke-økonomi-folk skal kunne navigere i FP&A-systemet. Og der er Workday Adaptive Planning utroligt brugervenligt”, siger Peter og fortsætter:

“Økonomi kan jo lave deres tal i de fleste systemer, men det her skal også kunne bruges af andre. Det var en nem brugerflade. Og det er et gennemprøvet tool, som vi havde tillid til.”

Heidi tilføjer, at det også var vigtigt at fremtidssikre organisationen ved at vælge et system, der giver mulighed for at vækste i den ene eller anden retning.

Derudover passede Workday Adaptive Plannings standardsystem langt hen ad vejen til Jeudans behov, hvor der skulle noget mere tilpasning til med nogle af de andre systemer, de havde på radaren. Og det var en vigtig pointe:

“Vi kommer jo fra noget meget komplekst og tidskrævende at sætte sig ind i, så vi er blevet meget opmærksomme på, at det er nemmere at få assistance til noget, der er standard. Det er også nemmere for os selv at drifte et standardsystem efterfølgende – og ligeledes nemmere at sætte nye medarbejdere ind i et standardsystem”, siger Heidi.

“Hvis det er en chef, der gerne vil se tingene mere aggregeret, så kan man det – men man kan også give specialisten indsigt i de mindste detaljer. Systemet faciliterer begge typer af ’kunder’, og det er en enorm styrke ved Workday, at du både får overblikket og kan dykke ned i detaljerne”, forklarer Peter og tilføjer, at det også var vigtigt, at systemet kunne integreres med ERP-systemerne, så de altid kan finde tilbage til kilden.

“Der er en stor tryghed i, at vi kan regne med, at det, der står i Workday Adaptive Planning, er det rigtige. Vi skal bruge toolet i både budget- og konsolideringsprocessen, så det her er både et ’live’-år og et læringsår. Vi kommer både til at danne os vores første erfaringer fra drift og at få en fornemmelse for, hvad vi fremover kan bruge Workday Adaptive Planning til – og hvordan vi får mest muligt ud af toolet. Men det skal også lige finde sit leje i Jeudan. Det er lidt ligesom at have fået nøglerne til en ny bil, hvor man lige skal lære koblingspunktet at kende og finde ud af, hvor meget man skal trykke på speederen, for at den accelererer.”

Next up: Nem adgang til nøgletal og dashboards

At have konsoliderings- og budgetsystemet på plads betyder, at finansafdelingen kan lave fast close på regnskabsrapporteringen, og at de har fået effektiviseret budgetopfølgningen. Det frigiver tid til at tage hul på det næste punkt på transformationsagendaen: at sætte de finansielle data i deres datawarehouse under lup.

“Det betyder, at vi kan komme på banen ift. at finde ud af, hvilken rapportering og hvilke analyser vi løbende skal udarbejde til de forskellige forretningsområder. Derudover ligger der en opgave i at finde ud af, hvordan vi sørger for, at vores ledere får nem adgang til nøgletal og dashboards, så de har de styringsredskaber, de har brug for”, forklarer Heidi.

Derudover står det på to-do-listen at få Jeudans Dynamics NAV-data ind i det finansielle datawarehouse og at koble forretningsdata med de finansielle data ift. at indtage rollen som business partner. Men Heidi understreger, at en af deres vigtigste prioriteter er at klæde lederne af de forskellige forretningsområder bedre på til at træffe oplyste beslutninger:

“Det er meget vigtigt for os at stille de her dashboards til rådighed for vores ledere, så de har nem adgang til deres nøgletal og styringsparametre og løbende kan se, hvordan de udvikler sig. Det er jo ikke godt nok, hvis vores ledelse skal sidde og vente på at finde ud af, hvor forretningen er på vej hen. Så det er meget vigtigt for os at stille det her til rådighed”, afslutter Heidi.

Når vi hjælper med at digitalisere og automatisere en finansfunktion, sammensætter vi applikationer og værktøjer, der møder netop dit behov. På en måde, så løsningen bedst muligt komplementerer data, processer og de mennesker, der knokler bag linjerne. 

Derfor består Finance IT Services af et team, som har såvel solid forståelse for regnskabsprocesser og økonomistyring som digitale kompetencer. 

Illustrationen herunder viser Finance IT Services’ digitaliseringscirkel, som består af de kompetencer, vi kan bringe i spil, når de finansielle processer i din virksomhed skal digitaliseres – med et holistisk udgangspunkt. 

Med andre ord giver vi dig den rådgivning og assistance, du skal bruge for at øge værdien af krydsfeltet mellem økonomifunktionen og IT – særligt i forhold til optimering, tilpasning og bedre anvendelse af din IT-understøttelse.