Lessor: Succesfulde forandringer kræver et godt forarbejde

“Godt begyndt er halvt fuldendt”. Sådan lyder et gammel mundheld, og der er en stor grad af sandhed i det, hvis du står over for en udskiftning af din virksomheds ERP-system. Lessors CFO Michael van Straten valgte i forbindelse med en udskiftning af virksomhedens ERP-system at få lavet en grundig foranalyse – og det var der flere fordele ved. Analysen medførte bl.a., at Lessor har fået et langt bedre overblik over virksomhedens systemlandskab, fik minimeret risiciene ved systemudskiftningen og blev rustet til at vælge, hvilken ny ERP-løsning der passede bedst til virksomhedens behov.

Det er en gråvejrsdag i november. Blæsten river de rødgule blade af træerne, og de daler langsomt ned på græsset uden for Lessors kontor i Allerød. Vi har sat Lessors CFO Michael van Straten i stævne på kontoret, som er halvtomt, fordi en del af virksomhedens medarbejdere arbejder hjemmefra grundet covid-19.

“For at forstå udgangspunktet for vores ERP-projekt er I nødt til at have lidt historik”, siger Michael van Straten og forklarer, at Lessor oprindeligt er en familievirksomhed, der blev grundlagt af Fich-familien i 1972. Familien var programmører, og det har sat sit mærke på den nuværende ERP-løsning, der er præget af en masse specialprogrammerede moduler, fordi man gik ind og kodede en løsning, hver gang man skulle bruge det.

“Vores ERP-løsning, som vi desværre stadig har i dag, er en ret gammel NAV-løsning. Og problemet er egentlig, at det er en meget ’customized’ løsning med rigtig mange integrationer til forskellige andre systemer m.v.”, forklarer Michael van Straten og fortsætter:

“Det fungerede fint nok for Fich-familien, og egentlig var det et ganske udmærket system. Men vores behov er skiftet med tiden, og vi har tabt en del kendskab og erfaring, i takt med at Fich-familien er gået fra. Så da jeg startede i Lessor for to et halvt år siden, sad jeg med et system, jeg ikke kendte i detaljer, og som ikke kunne imødekomme de behov, vi har i dag. Så vi har skabt et parallelt rapporteringssetup i SQL, der fungerer godt nok, men heller ikke … godt nok,” siger han, trækker på smilebåndet og tilføjer: “Det er lige akkurat godt nok til at kunne dække vores behov, men hver gang vi har brug for flere detaljer og mere analyse, kræver det en masse arbejde.” 

Da Fich-familien stadig sad ved roret i Lessor, var der ingen eksterne krav til rapporteringen ud over kravene i forbindelse med årsregnskabet. Men i 2016 blev virksomheden købt af den nordiske kapitalfond Axcel, og i 2018 blev Lessor på rekordtid solgt til den amerikanske virksomhed Paychex, der havde en klar ambition om at accelerere Lessors vækst og tage markedsandele – først i Norden og Tyskland og senere i resten af Europa.

Med det nye ejerskab og de ambitiøse vækstplaner fulgte selvsagt skærpede krav til supportfunktionernes leverancer og dermed også en række ændringer i organisationen. I Finance blev kravene til rapporteringen skærpede, og det havde den daværende ERP-løsning svært ved at understøtte.

Michael van Straten blev en del af Lessor, lige efter at virksomheden blev solgt til Paychex, og det har fra starten været vigtigt for ham at sikre, at systemerne i Finance kunne imødekomme behovene i forretningen. Derfor fik Michael van Straten hurtigt fokus på en udskiftning af moderskibet: den gamle ERP-løsning med alle dens specialkodede løsninger og integrationer til systemer på tværs af forretningen.

For Michael van Straten blev det tydeligt, at det var vigtigt at få et overblik over hele det systemlandskab, der var koblet op på ERP-løsningen, for at han kunne minimere risiciene ved udskiftningen af ERP-systemet. Men at få det overblik og en god anbefaling til en ny ERP-løsning skulle vise sig at være vanskeligere end først antaget.

I første omgang rakte Lessor ud til en NAV-partner for at få en gennemgang af systemet og et forslag til en ny løsning. NAV-partneren kom med en opdateret version af Lessors gamle ERP-løsning, men det var ikke det, Lessor ønskede.

“Min tanke var ikke, at vi skulle genbruge den gamle løsning, men at vi skulle komme frem til en ny og mere enkel løsning,” siger Michael van Straten og fortsætter:

“Og det er jo problemet ved at gå direkte til en leverandør: De sælger det, de har på hylden. Og de sælger, hvad de kan. De har ikke nødvendigvis interesse i at komme med en bedre eller anderledes løsning – de er låst, ift. hvad de kan. Og jeg var ikke særlig tilfreds med hverken deres fremgangsmåde, deres rapport eller deres gennemgang.”

Derfor tog Michael van Straten efterfølgende fat i en af virksomhedens andre samarbejdspartnere for at få et alternativt forslag. Men han modtog igen et oplæg, der ikke var tilfredsstillende. Denne gang var ’scopet’ alt for voldsomt med unødvendige gennemgange af ting, der ville gøre projektet alt for stort og komplekst.

“Det var ikke det, jeg havde brug for – jeg har brug for en pragmatisk tilgang til projektet og for at få en kortfattet opsummering af en løsning ud fra en gennemgang af, hvad vi har i dag – både ift. et proces- overblik og ud fra et teknisk synspunkt, så vi kan gå ind og analysere på, hvad vi har i dag, og hvad vi har behov for i fremtiden”, forklarer Michael van Straten, der efterfølgende rakte ud til Basico.

“Og det var lige netop dét oplæg, Basico kom med, og dén opgave, Basico hjalp os med at løse. Det var et forholdsvis kort projekt, men et rigtig godt projekt. Jeg synes, at vi fik præcis den dokumentation og den oversigt, vi havde brug for. Dét, jeg fik af Basico, var et meget fint diagram over, hvordan vores systemlandskab så ud, så jeg kunne se, hvilke systemer der hang sammen og blev brugt til hvad. Og det gav os mulighed for at gå ind og se på, hvordan vi skulle erstatte de forskellige dele”, siger Michael van Straten og fortsætter:

Ud over det visuelle systemlandskab leverede Basico en matrix med detaljerede beskrivelser af alle identificerede dataforbindelser og en oversigt over forretningens ønsker til en fremtidig løsning – og Basico faciliterede en strategisk workshop for Lessors ledelse, hvor formålet var at identificere det foretrukne roadmap for den kommende ERP-implementering.

“Så vi fik et ’as-is’-billede, og på toppen af det har vi kunnet tegne vores ’to-be’-billede. Det har givet os en stor grad af sikkerhed at få overblikket, så vi har vidst, hvordan vi skulle erstatte de forskellige brikker. Det har gjort det muligt at tage fat de forskellige steder, uden at det hele er faldet sammen. Så det har været en meget vigtig forudsætning for projektets succes.”

Michael van Straten forklarer, at overblikket fra Basico har sat gang i mange tanker, fordi det medførte en erkendelse af, at det ikke bare var et standard- system, Lessor havde – og at en udskiftning af ERP-systemet ville have konsekvenser for hele forretningen:

“Det var en meget vigtig erkendelse, at vi var nødt til at kigge på en overordnet løsning, som kunne håndtere samtlige dele af forretningen.”

Michael van Straten forklarer, at han manglede overblik over, hvordan Lessors systemlandskab så ud forud for samarbejdet med Basico, og at han havde behov for at finde ud af, hvad NAV-løsningen snakkede sammen med:

“For vores NAV-løsning er ikke en NAV-løsning. Det er et gennemgribende IT-system, som kan alt plus lidt ekstra. Men jeg vidste ikke, hvor systemet havde fingre hen”, forklarer Michael van Straten og uddyber, hvorfor han ikke var villig til at lave en simpel systemudskiftning og efterfølgende se på behovet for udvikling:

“Hvis jeg bare hev NAV-brikken ud, så risikerede jeg, at hele huset faldt sammen. Det er også derfor, jeg har været meget forsigtig i min tilgang til vores projekt. For man kunne selvfølgelig bare køre frem og lægge et nyt Business Central-system ind og håbe på det bedste og lave ’on-the-fly’-development, men det ville ikke ende godt. Det ville resultere i et projekt, som man ikke har styr på, hvor budgettet stikker af – det har jeg set før. Og det ender ikke godt.”

Michael van Straten forklarer, at han godt ved, at han ud fra et teknisk systemperspektiv har været meget forsigtig ift. konsekvenserne af sit valg i forbindelse med ERP-projektet, da han ikke var villig til at risikere, at Lessors faktureringer ikke fungerede, eller at virksomheden mistede data.

Forsigtigheden skyldes bl.a., at Lessors produkt håndterer noget meget følsomt, og derfor var det ekstra vigtigt at minimere risiciene i forbindelse med projektet: “Folks løn er jo noget af det vigtigste i virksomheden. Hvis du har problemer med lønnen, så har man kæmpe problemer.”

Michael van Straten påpeger, at det kan være værdifuldt at få den rette rådgivning, hvis virksomheden står over for en kompleks system- og proces­opgradering, som en udskiftning af ERP-systemet er.

“Man skal planlægge ordentligt og tage sig god tid til projektet, for det er meget nemt at tage fat i et par leverandører for at få et tilbud og så vælge den bedste eller billigste løsning. Men så risikerer man, at man bare køber, hvad leverandøren gerne vil sælge. Så jeg synes, at det er godt at tage en tredjepart som Basico ind ift. at få et overblik over, hvad man har at arbejde med”, siger Michael van Straten og påpeger, at Lessor meget vel kunne have valgt at gå med tilbuddet fra den oprindelige ERP-partner, hvis de havde leveret et bedre stykke arbejde ift. overblik og analyse. 

“Det havde været en kæmpe fejl, hvis jeg kigger tilbage i dag”,
siger Michael van Straten og uddyber, at man nemt kan komme til at tage en løsning, som ser godt ud på papiret, eller som lige er den bedste, man har på skrivebordet den dag.

“Men i dag har vi jo fået en meget bedre løsning, der om­favner hele forretningen, og som ruster os meget bedre til fremtiden, så det er vigtigt at tage sig tid til at gå tingene igennem en ekstra gang, og jeg kan godt anbefale at række ud til en tredjepart ift. rådgivning, for det er meget vigtigt, at dine rådgivere er uafhængige og kan rådgive dig om den bedste løsning for din virksom­hed – og ikke bare skal sælge det produkt, de har på hylderne.”

Michael Van Straten har mere end 17 års erfaring med strategisk ledelse af Finance i internationale virksomheder. Han er oprindeligt fra Sydafrika, hvorfra han er uddannet statsautoriseret revisor. Han begyndte sin karriere i Grant Thornton og har sidenhen arbejdet for virksomheder som Servest, Lumigon, Sysmex og Maersk.

Det var netop et job hos Maersk, der i sin tid førte Michael van Straten til Danmark. Han startede i Maersk i Cape Town og blev sidenhen tilbudt et job på Espla­naden. I dag har Michael van Straten dansk kone og familie, men tager med jævne mellemrum til Sydafrika, hvor han nyder at se venner og familie, spille golf og drikke god vin.

Michael van Straten blev en del af Lessor i juni 2018 – lige efter at kapitalfonden Axcel solgte Lessor til den amerikanske virksomhed Paychex, der har ambitiøse vækstplaner med Lessor.

Den løsning, Lessor efterfølgende er nået frem til, er en ’best-of-breed’-løsning, hvor Lessor har skåret alle unødven­dige mellemled og unødvendig udvikling væk ved at gå direkte til systemudbyderne og er gået efter at tilpasse virksomhedens processer, så de kan fungere med systemernes standardløsninger.

Det er der nemlig flere fordele ved.

For det første er det en uhyre cost-effective løsning, og for det andet har løsningen den fordel, at den fremtidssikrer virksomheden, da standardløsningerne vil gøre en fremtidig udskiftning af systemerne langt enklere – en stor fordel set i lyset af, at ERP-systemet tidligere havde en forventet levetid på mere end ti år, hvor levetiden nu typisk er reduceret væsentligt, fordi den teknologiske udvikling er accelereret.

“Mit formål med hele projektet er at komme frem til et simpelt system, der virker godt, er enkelt, nemt at forstå, nemt at opgradere i fremtiden, og som er cost-effective. Man kan bruge en helvedes masse tid på at finde en skræddersyet løsning, men det er ikke nødvendigt. Man kan spare en enorm masse tid, penge og irritation ved at tage en standard­løsning og acceptere den og indrette sig selv efter den”, forklarer Michael van Straten.

I stedet for at satse på et stort, komplekst ’one-to-rule-them-all’-system har Lessor valgt at fokusere på de omkringliggende systemer, hvor PSA bliver en vigtig kerne, og ERP-systemet i bund og grund bliver en ’finansskal’, der ikke skal kunne favne det hele, fordi de andre dele bliver angrebet separat.

“Nu har vi valgt en løsning, hvor vi har Microsoft Dynamics CRM, der håndterer vores kunde-facing-del, JIRA-servicedesk og JIRA-software, der håndterer al vores timeregistrering i vores professional services, og så kører vi alt videre i vores PSA-løsning Progressus, der håndterer faktureringen, periodiseringen m.v. – og for enden af vejen har vi Business Central, som egentlig kører en meget standard debet-kredit-bogholderi-ting. På toppen af det hele har vi Power BI, som er vores rapporterings­tool”, forklarer Michael og tilføjer stolt, at de netop har haft kickoff på PSA-løsningen til serviceteamet og samtidig har startet en demo på Business Central.

Det betyder, at Lessor har deres nye ERP-løsning inden for et par måneder, og de forventer at være ’live’ senest i juni 2021.

“Og den her løsning står i skarp kontrast til det oprindelige tilbud fra den første NAV-partner, som det ville tage 9-12 måneder at blive færdig med. Nu får vi en meget mere agil og standardiseret løsning”, afslutter Michael van Straten og smiler tilfreds. 

Derfor kan der være ting, der har ændret sig, siden vores artikler blev publiceret – de medvirkende kan have skiftet job, og verden kan være blevet vendt på hovedet af amerikanske præsidenter, kinesiske flagermus og andre katalysatorer for uventede begivenheder – you get the point. Vi håber, at du alligevel har lyst til at læse vores artikler og måske endda bliver lidt inspireret af dem.