Undgå fejlslagen masterdate management-struktur

Fra fiasko til succes med otte 'key take-aways'

Vi ruller et nyt globalt ERP-system ud og strømliner dermed hele IT-porteføljen, som i dag består af over 100 systemer verden over. Sådan lyder businesscasen i en større international produktionsvirksomhed.

De nordiske lande er tredje bølge i udrulningen. Bortset fra et par måneders forsinkelse går virksomheden live som planlagt med, hvad der på det tidspunkt virker som en stor succes – indtil kunderne begynder at ringe …

Det tager 18 måneder og koster et tocifret millionbeløb at rette op på alle masterdatafejlene og gøre systemet stabilt. Set i bakspejlet er der flere alarmklokker, som bør ringe:

For det første lyder det næsten for godt til at være sandt, at ledelsen har besluttet, at de fire nordiske lande skal ”go live” samtidig. For det andet er det ene af de to foregående pilotlande meget komplekst og langt fra stabilt, da Danmark ”går live”.

Sidst, men ikke mindst, er ERP-implementeringen drevet af et centralt team med minimalt input fra brugerne af de nuværende systemer.

”Ved at forankre Masterdata i dine processer fra start bliver de en værdifuld del af din ERP-løsning.”

Fem udfordringer og konsekvenser, som får stor betydning

Som konsekvens oplever virksomheden flere udfordringer efter ”go live”:

1. Fakturering
Det første, du checker, efter du er ”gået live” med et nyt ERP-system, er, om du kan fakturere. Det kan virksomheden godt. Men fakturaen er på papir og typisk 200 sider lang, og ofte er både volumen og priser forskellige fra kundens forventninger.

2. Prissætning
Grundlaget for prissætningen i en produktionsvirksomhed er ofte råvarernes indkøbspris. Med forkerte masterdata bliver prissætningen forkert – og i sidste ende også faktureringen og lagerværdien. Det er en ond cirkel, der først stopper, når man retter fejlene i masterdata.

3. Lagervolumen
Virksomheden har produktlagre i hele landet. Alle produktbevægelser ind og ud af lagrene foregår ved hjælp af nomineringer i ERP-systemet. Nomineringerne er baseret på kontraktmasterdata, kundemasterdata og produktmasterdata. Det giver store udfordringer, da selv den mindste fejl i masterdata kan blokere processen og påvirke registreringen af til- og afgang i lagervolumen.

4. Værdiansættelse
Masterdataopsætningen har direkte indflydelse på, hvordan værdiansættelsen af produkterne bliver beregnet. For at være i stand til at lukke bøgerne bliver der ved første kvartalsafslutning foretaget korrigeringer for 250 mio. kr. på lageret.

5. Rapportering
Ved måneds- og kvartalslukninger bliver der brugt uendeligt meget tid på at lave manuelle korrektioner for at tilpasse regnskabet til de faktiske bevægelser og tage højde for alle fejlene. Specielt udfordringerne med lagerværdien, som bliver ændret over tid på åbne poster, giver store økonomiske op- og nedskrivninger.

Masterdataproblematikken er naturligvis ikke den eneste årsag til alle udfordringerne. Men da lagerstyring og produktprissætning er en meget stor del af ERP-systemet, bliver virksomheden ramt hårdt af alle de mange dimensioner, som er afhængige af masterdata.

Da det ser sortest ud, har virksomheden et udestående på næsten 2 mia. kr. i ubetalte regninger. Der må derfor store kapitalindsprøjtninger fra moderselskabet til for at holde likviditeten oppe. Det tager en større gruppe medarbejdere lokalt, centralt og offshore næsten et år at analysere alle fejlene, rette masterdata til og genfakturere alle kunder, før systemet er tilnærmelsesvis stabilt.

Fra fiasko til succes med otte 'key take-aways'

Hvad kan du så lære af eksemplet:

1. Involver altid forretningen i projektet med henblik på lokal forankring og ejerskab. Det begrænser afhængigheden af de ofte begrænsede centrale ressourcer, når systemet bliver overdraget efter ”go live”.

2. Skab lokal forankring og involvering i forarbejdet med at klargøre legacy-data til konvertering. Det gør det nemmere at finde fejlene hurtigt, hvis noget ikke virker på den anden side.

3. Implementer end-to-end masterdatastruktur og kontrol fra starten. Strukturen skal så vidt muligt styre alle ændringer centralt med adgangskontrol ved kritiske ændringer i masterdata.

4. Inddrag med fordel workflow-applikationer i masterdatakontrolorganet.

5. Implementer med fordel en centraliseret masterdata management-model.

6. Sikr masterdata-ejerskab i virksomheden – både i forretningen og i Finans.

7. Benyt ”neutrale” masterdata-stewards som primær kontakt til brugerne.

8. Vedligehold og opdater masterdata-modellen løbende for at undgå forældede data.

Til trods for de mange potentielle udfordringer, der er ved at implementere et nyt ERP-system, skal du ikke lade dig skræmme. For hvis businesscasen er gennemarbejdet, og din virksomhed kan se et potentiale, er det bare med at komme i gang.

Se det derudover som en oplagt mulighed for at få ryddet op i masterdata, og gør dig samtidig nogle tanker om, hvordan din virksomhed i fremtiden ønsker at håndtere masterdata, så masterdata bliver en driver – og ikke en hæmsko.