Opgør med bøvlede budgetark

Alle virksomheder af en vis størrelse kaster krudt efter finansiel planlægning. Men på trods af CFO'ens entusiasme for emnet kan planlægningsprocessen alligevel være præget af tunge manuelle processer og fremtidsscenarier, der er svære at spå om. Vores erfaring er, at problemerne bl.a. kan skyldes værktøjet – eller manglen på samme. For nok er Excel god til mange ting, men scenarieplanlægning er ikke en af dem. Så vi håber, at vi må præsentere dig for fordelene ved at bruge et finansielt planlægnings- og analyseværktøj i stedet.

Hvordan har andre så grebet de høje krav til deres finansielle planlægning an? Et godt sted at starte er at overveje, hvilke værktøjer du har i din finansielle planlægnings- og analyseværktøjskasse, næste gang du skal udarbejde et budget, forecast eller what-if-scenarie. Og hvorvidt det er de rigtige.  

Der findes nemlig en række dedikerede finansielle planlægnings- og analyseværktøjer, som er udviklet med ét specifikt formål – at hjælpe virksomheder som din med at levere deres finansielle planlægning nemt, effektivt og sikkert. 

Men inden vi springer direkte til alle guldkornene, vil vi tillade os at starte ved begyndelsen. For hvad er et finansielt planlægnings- og analyseværktøj egentlig?

Kort sagt er et finansielt planlægnings- og analyseværktøj et system, der er målrettet understøttelse af den finansielle planlægningsproces fra start til slut.  

Input til systemet er informationer fra andre relevante systemer og brugerindtastninger, og output vil typisk være en samlet pakke med bl.a. profit and loss statement, balance, cashflow og andre relevante rapporter for perioden i fokus.  

Det, som kendetegner den type værktøj til forskel fra BI- eller Analytics-software, er, at det … 

• • understøtter scenariestyring – altså at oprette, sammenligne og lagre forecasts, budgetter osv.
  • giver mulighed for brugerinput fra fx HR, som kan opdatere en ansættelsesplan for det kommende år
  • kobler historiske tal og finansielle planer, så du løbende kan sammenligne realiserede tal kontra forskellige finansielle scenarier 
  • inkluderer drivers som nøgleparametre, du kan justere ved fx inflation eller lønreguleringer
  • giver mulighed for at styre adgangen til diverse data (fx løninformationer).

Som nævnt er finansielle planlægnings- og analyseværktøjer sat i verden for at sætte strøm til planlægningsprocessen. Og dermed løse de typiske problemstillinger, der opstår ved at bruge regneark som det primære værktøj i processen.

I mange organisationer er Excel de facto-valget af IT-infrastruktur, når det gælder finansielle planlægnings- og analyseprocesser. Og regneark kan rigtig meget – alt fra at planlægge din mors fødselsdag til at konsolidere internationale koncerner. Dog har den fleksibilitet nogle skyggesider, som kan påvirke den finansielle planlægnings- og analyseproces negativt.

For eksempel kan det være besværligt at versionsstyre regneark – se Budget_2022_4+1_FINAL_V3 for dig på din desktop. Og det kan distrahere dig fra kerneopgaven at skulle dobbelttjekke og sammenholde versioner i ét væk for at sikre, at der ikke er sket en smutter. 

Derfor bliver livet væsentligt nemmere, når versionsstyring er indbygget som en kernefunktionalitet, så du aldrig er i tvivl om:

• At det altid er de seneste data og beregninger, du arbejder med
• Hvem der har lavet ændringer, og hvornår de er udført
• Hvilket finansielt scenarie der er tale om, og at du kan låse, lagre og administrere scenarierne fra centralt hold.

Tre vigtige pointer, da de mindsker risikoen for tidsspilde og fejl betydeligt. 

Derudover kan det være udfordrende at indhente data, som ender i en regnearksmodel. Det gælder både for data fra kilder såsom et ERP-, CRM- eller et lagersystem og for input, som du modtager fra medarbejderne.  

Indhentning af data – uanset om de stammer fra manuelt input eller hentes fra et system – faciliteres af planlægningsværktøjer. Finansielle planlægnings- og analyseværktøjer tillader nemlig, at du kan opbygge integrationer, som henter og transformerer data fra diverse systemer. Desuden bliver det mere overskueligt at modtage input fra brugerne, hvis du bygger brugervenlige systemunderstøttede inputformularer, som du kan dele via et link. Dette er med til at sikre, at dine finansielle planer er både akkurate og rettidige.

Og nåh ja – budgetfiler kræver ofte adgangsbegrænsning. Og det er besværligt at tildele adgang til visse informationer eller dele af modellen. Derfor må data klippes og klistres ind af en finansmedarbejder, og særskilte budgetfiler distribueres. Her kan inputformularer sikre, at både inputgiveren og finansafdelingen sparer tid og energi.

Den samme adgangsproblematik gælder selvfølgelig også for rapporteringen, hvis du anvender regneark. Men du kan nemt opstille og administrere det i et finansielt planlægnings- og analyseværktøj, hvis en medarbejder kun skal have adgang til et enkelt cost center, en enkelt rapport eller lignende. 

CFO'ens rolle har ændret sig markant igennem de senere år. Det daglige fokus bevæger sig i en strategisk retning, hvor finansafdelingen analyserer og formidler konsekvenserne af interne og eksterne forandringer. Leverancen er i denne kontekst oftest en form for 'what-if-scenarie' eller en sensitivitetsanalyse, hvor de problematikker, vi har nævnt tidligere, kan spænde ben for både kvalitet og aktualitet. 

Skal finansteamet 'igennem møllen' med manuelle behandlinger af data og klargøring af filer, kan sådanne forespørgsler hurtigt udvikle sig til en ægte tidsrøver med en lang række personafhængigheder igennem organisationen. Lige præcis disse udfordringer er finansielle planlægnings- og analyseværktøjer udviklet til at mindske.

For med sådan et værktøj kan du oprette eller kopiere scenarier, opdatere underliggende data og justere drivers på kort tid, så du begrænser tidsforbruget og antallet af involverede medarbejdere til et minimum. Det er især tilfældet i slutningen af forecasting-processen, hvor der er ’fri leg’ for finans, som kan vende og dreje diverse drivers for at udforske organisationens muligheder og risici uden at påvirke de indhentede data eller skabe arbejde for andre i organisationen.

Desuden udvider du potentialet for at udforske kommercielle muligheder, så snart de kommer på finansafdelingens 'radar'. Det kunne for eksempel være muligheden for at opsøge et nyt kundesegment eller ændre det nuværende produktionsmix. Her forandrer du finansafdelingens rolle fra at rapportere ’after the fact’ og fremskrive tal til en proaktiv aktør, der er med til at sætte retningen og forme organisationens fremtid. 

Det er helt åbenlyst, at der går mange timer – hvis ikke dage – med at forberede og konsolidere diverse data, der oftest alligevel skal opdateres efter budgetmøderne.

Et finansielt planlægnings- og analyseværktøj gør det nemt at opdatere input – også for medarbejdere uden for finansfunktionen – uden at gentage en masse manuelt arbejde. Det er især relevant, når uventede forandringer opstår i markedet, som kræver, at finans smider alt, hvad de har i hænderne, og kaster sig over at kortlægge konsekvenserne. 

Værktøjet hjælper dig med at udføre beregnings- og konsolideringsprocessen øjeblikkeligt og uden behov for manuelt arbejde. Så du ikke risikerer, at et glemt klik på ’refresh’-knappen påvirker slutresultatet.  

Du reducerer i stort omfang sandsynligheden for 'smuttere’ og formelfejl, som ellers først bliver opdaget alt for sent i budgetprocessen. For i næsten alle finansielle planlægnings- og analyseværktøjer kan du låse logikkerne, så brugerne kun kan se deres input og resultatet af dem – det er kun administrator, der kan påvirke alt indimellem. Den store fordel ved det er, at du altid kan levere din finansielle planlægning med ro i maven.

For dem uden for finansafdelingen kan sammenhængen mellem deres kerneopgaver og finansafdelingens processer og analyser være kryptiske, for at sige det mildt.  

Et finansielt planlægnings- og analyseværktøjs kernefunktion er at oversætte operationelle informationer såsom HR’s ansættelsesplan, produktionens forventede indkøb osv. til finansielle data. Men én ting er at lave den korrekte beregning baseret på disse informationer; noget andet er at fastholde dette link og at kunne formidle det over for resten af organisationen på en måde, hvor et tal ikke ’bare’ er et tal. For det er nøglen til at øge ejerskabet over de input til finansafdelingen, som resten af organisationen kommer med.

Et mere komplet datasæt skaber gode vækstbetingelser for et grundigt og fleksibelt analysearbejde, som kan gå et spadestik dybere uden input fra tekniske eksperter. Derudover får du bedre mulighed for at få dem, som sidder tættest på specifikke områder, til at validere outputtene.

Når vi hjælper med at digitalisere og automatisere en finansfunktion, sammensætter vi applikationer og værktøjer, der opfylder netop dit behov. På en måde, så løsningen komplementerer data, processer og de mennesker, der knokler bag linjerne bedst muligt. 

I Finance IT Services giver vi dig den rådgivning og assistance, du skal bruge for at øge værdien af krydsfeltet mellem økonomifunktionen og IT – særligt i forhold til optimering, tilpasning og bedre anvendelse af økonomifunktionens mange IT-systemer. Læs mere om vores ekspertise her.