Penneo: Fra Google Sheets til et robust og systemunderstøttet kontrolmiljø

At være børsnoteret er som at spille i Champions League inden for compliance – kravene er høje og skiftende, og du skal konstant være på tæerne for at holde dig foran. Det ved Casper Nielsen Christiansen, der som CFO for Penneo har ført selskabet fra startup til børsnotering – en proces, der bl.a. skabte behovet for et nyt system, der kunne understøtte et mere robust kontrolmiljø og dermed sikre deres ’license to operate’.   

Lad os begynde med at spole tiden tilbage til 2018.      

Her tiltræder Casper Nielsen Christiansen som CFO i Penneo, som han beskriver som "en klassisk digital startup med 20 medarbejdere og en deltidsbogholder." Og herfra går det stærkt: To år senere bliver Penneo børsnoteret. Dog uden, at finansfunktionen var skaleret til de fremtidige krav, der fulgte med.  

"På det tidspunkt brugte vi faktisk bare Google Sheets, hvor der også var Audit Logs, så revisionen kunne se, at vores medarbejdere havde udført deres opgaver, klikket dem af og gemt dokumentationen," fortæller han.  

Men efterhånden som compliance-kravene steg, var Google Sheets ikke længere nok. 

"Til et årligt committee-møde blev jeg bedt om ikke kun at bruge Google Sheets til at føre log," fortæller han med et smil. "For selvom du kan se i Google Sheets, hvornår ting er lagt op, og om det er redigeret mv., så er det ret godt gemt. Du kan ikke på en simpel måde vise frem, at du har styr på dine ting." 

For at få skabt noget klarhed i al kompleksiteten blev det tydeligt, at finansfunktionen havde brug for en mere systemunderstøttet tilgang.  

"Når du går på Børsen, er det ikke nok bare at kunne tallene – du skal kunne dokumentere alt, hvad du gør, og vise, at du har styr på dine processer, nøgleopgaver og kontroller," forklarer han, mens han udfører stable-bevægelser med armene for at demonstrere de nye krav. 

Løsningen blev Impero – en compliance management-platform, der skulle medvirke til at understøtte Penneos interne kontroller og dokumentationen deraf.   

"Det har givet os et meget bedre og mere transparent overblik," siger Casper Nielsen Christiansen og fortsætter: "Systemet samler alt i et intuitivt dashboard, der viser vores kontroller. Det gør det nemt at dokumentere, at opgaven er udført til tiden og i høj kvalitet." 

Samtidig fungerer Impero som en slags arbejdsmanual; arbejdsbeskrivelser kan lægges ind som step-by-step-guides, så alle ved, hvad der skal til for at udføre en kontrol korrekt. Det eliminerer risici, hvis en nøglemedarbejder bliver syg eller går på barsel, og skaber et klart billede af, hvem der gør hvad og hvornår. 

"Det er både virkelig effektivt og trygt – uanset hvem der sidder ved roret," understreger han.   

"Når først du har gjort forarbejdet, er det fedt at have et værktøj, der både fungerer i hverdagen og i nye situationer. Du behøver ikke have alt i hovedet – du kan plotte det ind i systemet, og så hjælper Impero med at prioritere og holde styr på deadlines, så kontrollerne bliver gennemført uden at bremse andre processer." 

Implementeringen af Impero handlede også om at sikre, at løsningen blev en integreret og værdiskabende del af organisationen. For der er en afgørende forskel på at installere et system og at implementere det. 

"Basico afholdt workshops og hjalp med at implementere Impero til vores setup. Det skabte en proces, hvor vores team kunne arbejde sig godt ind i det nye system uden at blive overvældet af en stor, tung implementering fra scratch. Vi fik en effektiv implementering, så vi efter 30 dage havde et stærkt system og en forståelse for, hvad et stærkt kontrolmiljø egentlig er," fortæller Casper Nielsen Christiansen.  

Han uddyber: "Før vi fik Impero, føltes det som om, at hver gang vi nåede et mål, lagde vores revision et nyt mål og lag ovenpå. Så det var guld værd at få nogle udefra, der er eksperter i netop det, og som kunne hjælpe med at skabe et kontrolmiljø, der var stærkt nok til de konstant stigende krav." 

Og her reflekterer han også over en vigtig pointe:

Penneo har sidenhen oplevet en stor modenhed i deres kontrolmiljø, der nu både tilfredsstiller de regulatoriske krav og fungerer som et effektivt arbejdsredskab i hverdagen. Systemet er skalerbart og kan vokse med virksomhedens behov, samtidig med at det holder compliance-omkostningerne nede.  

"Meget af det, der er endt i Impero, er noget, vi gjorde i forvejen. Men nu kan vi nemt efterbevise det over for den eksterne revision. De er glade, og jeg har et værktøj, som virker i hverdagen, samtidig med at det minimerer en masse risici. For når du har alle arbejdsopgaverne i et system, er du mindre sårbar over for uforudsigelige ting," forklarer Casper Nielsen Christiansen. 

For ham handler det nemlig om at finde balancen mellem skudsikker compliance og en operationel hverdag, der hænger sammen. Og det er en balance, som alle virksomheder – uanset størrelse og ejerskabsstruktur – kan lade sig inspirere af.