Sådan planlægger du tilblivelsen af årsrapporten

Der er store fordele ved at planlægge processen for udarbejdelsen af årsrapporten i god tid. Både når det kommer til fx optimering af dine ressourcer, bedre stakeholder management og at få færre overraskelser ved behandlingen af særlige risikoområder tidligere i processen. Men hvordan planlægger du bedst tilblivelsen af årsrapporten? Det kan du blive klogere på i denne artikel.

Ved udarbejdelse af årsrapporten er der mange interessenter og ressourcer i spil. Processen indebærer en række fagligt prægede opgaver i Finance, involverer andre afdelinger og evt. eksterne rådgivere til kommunikationen samt overvejelser omkring, hvornår de relevante beslutningstagere skal involveres.

En velplanlagt proces kan derfor være af afgørende betydning for, at ressourcerne anvendes mest optimalt. Det giver dine medarbejdere bedre rammer til udarbejdelsen, medvirker til at revisionshonoraret bliver holdt på et minimum, ligesom den interne kommunikation til virksomhedens stakeholders bliver mere troværdig.

Måske din virksomheds aktiviteter, nøglepersoner, regnskabsregler og tidsplan er uændrede fra sidste år, men det er ikke argumenter for ikke at genbesøge planen fra sidste år.

Ledelsen er officiel afsender af årsrapporten, og derfor er de den væsentligste interessent for Finance-afdelingens opgave med at udarbejde den. Det gælder særligt CFO’en, som har det formelle ansvar for rapportens finansielle indhold. Det er derfor vigtigt, at I så tidligt som muligt får klarlagt forventningerne til opgaven ift. tidsforbrug, kvalitet og understøttelsen af CFO’ens behov for håndtering af de øvrige interessenter (særligt CEO’en og bestyrelsen).

Det er også vigtigt at få indarbejdet indvirkninger fra mere strategiske hensyn. Er der fx behov for frivillige ændringer i anvendt regnskabspraksis eller præsentationsvaluta, eller skal der ske en fuld konvertering til en anden regnskabsmæssig ramme (f.eks. fra Årsregnskabsloven til IFRS)?

Involveringen af eksterne rådgivere skal du også have afstemt tidligt i forløbet, da det kan have betydelig indvirkning på både tidsplan og ressourceforbrug. En god plan for indsamling af rapporteringspakker fra datterselskaber er også essentielt, da dette ofte er et område, hvor forsinkelser kan true den overordnede tidsplan.

I Danmark skal årsrapporten indsendes til Erhvervsstyrelsen senest seks måneder efter balancedagen. For børsnoterede virksomheder er fristen fire måneder. Ud over de lovgivningsmæssige krav er det vigtigt at definere interne deadlines for hver fase af årsrapport-processen, fra afslutning af bogføringen til ledelsens og revisorens underskrift.

Her er det vigtigt at du skaber et overblik over hver enkelt komponent i processen, hvorefter du kan estimere det nødvendige ressourcebehov. For at identificere eventuelle mangler i det nødvendige ressourcebehov, så kan det være en god ide at arbejde sig baglæns ud fra de ønskede deadlines.

Her skal du både tænke de eksterne og de interne deadlines ind, da I ellers ikke vil kunne vurdere, hvordan de harmonerer med hinanden. Desuden er det væsentligt at skelne imellem deadlines afledt af interessenterne og deadlines afledt af de involverede parter til udførelse af selve arbejdet forbundet med årsrapporten, hvilket typisk vil være finans, marketing, ESG-specialister og datterselskaber.    

I tidslinjen kan du få overblik over de deadlines fra interessenter, du skal være opmærksom på  – eksterne såvel som interne:

Hvor de ovenstående deadlines i tidslinjen sjældent giver anledning til udfordringer, så kan de operationelle deadlines ofte vise sig problematiske at imødekomme. Dette kan skyldes, at det tidsmæssige aspekt bliver undervurderet, at fx selve udførelsen, reviewet og opfølgningen herpå tager længere tid end beregnet, eller at udarbejdelse af skabelonen og opstilling i øvrigt af årsrapporten skulle have været outsourcet.

Det kan også være, at planen ikke har været detaljeret nok, hvilket har medført, at unødvendige overraskelser er kommet ind fra højre. Endelig kan der have været mangel på generel forventningsafstemning, hvilket dermed har skabt misforståelser, der i sidste øjeblik har skullet løses.

Baseret på opbrydning af årsrapportens elementer skal der allokeres ansvarlige personer til både udførelsen og godkendelsen samt udarbejdes et estimat på tidsforbruget. I tilknytning hertil skal der med hver enkelt person foretages en grunding forventningsafstemning på, hvad de skal udføre, og hvilket output det skal føre med sig.

Det kan være god ide at starte  med at samle op på sidste års proces. På den måde kan I sikre, at fejlene fra året før ikke gentages. I praksis opnås dette bedst igennem en god evalueringsproces, hvor alle involverede parter i årsrapport-processen samles.

Vi anbefaler, at alle involverede parter kommer til orde i evalueringen, herunder både finans, ledelse og eksterne interessenter som revisorer, da projektstyreren aldrig sidder med det fulde overblik og derfor kan mangle vigtige detaljer om, hvorfor en deadline måtte være skredet. Målet er at få identificeret de elementer, der skabte forsinkelser eller problemer, og sikre, at disse håndteres bedre næste gang. En struktureret agenda for evalueringsmødet kan være gavnligt for at sikre, at alle nødvendige emner bliver drøftet.

Årsregnskabsloven regulerer alle erhvervsdrivende virksomheder uanset juridisk form eller størrelse. Denne er bygget op omkring en såkaldt ”byggeklodsmodel”, der definerer, hvilke regler en virksomhed er omfattet af ift. regnskabsaflæggelsen. Alt afhængigt af størrelsen på din virksomhed falder du ind under én af de fire regnskabsklasser A, B, C eller D. Hvilken regnskabsklasse du tilhører, er afhængigt af opgørelsen af lovbestemte størrelsesgrænser, der går på nettoomsætningen, balancesummen og gennemsnitligt antal ansatte.

Det centrale her er, at du får forholdt dig til, om du er eksponeret for ændring i regnskabsklassen ift. sidste år, herunder stillingtagen til, om der måtte være sket ændringer i lovgivningen. Her er det væsentligt at bemærke, at størrelsesgrænserne for alle regnskabsklasser netop er blevet forhøjet med ca. 25% med virkning for årsregnskaber godkendt efter 1. juni 2024. I praksis betyder dette, at hvis du på lovens vedtagelsestidspunkt endnu ikke har aflagt din årsrapport 2023, så vil du kunne anvende de nye størrelsesgrænser. Dette fordrer, at du på to af hinanden følgende år har været under to af de tre nye størrelsesgrænser, hvilket i denne situation vil være regnskabsårene 2022 og 2023.

Aflægger du efter IFRS (frivilligt eller under krav), så er det vigtigt at være opmærksom på, at du også er underlagt overholdelse af IFRS-bekendtgørelsen, der indeholder supplerende oplysningskrav.

Kravene til ledelsesberetningen afhænger af din virksomheds regnskabsklasse. Årsregnskabslovens bestemmelser gælder desuden, hvis du aflægger regnskab efter IFRS, da IFRS ikke stiller krav om en ledelsesberetning som en særskilt bestanddel af årsrapporten.

De nuværende oplysningskrav fokuserer hovedsageligt på at beskrive virksomhedens væsentligste aktiviteter, årets udvikling sammenlignet med sidste år og forventninger til det kommende år. Disse krav anses som relativt ukomplicerede og minder om en opsummering af den interne rapportering. Dog er det væsentligt at tage stilling til kravene vedrørende samfundsansvar i god tid. Disse omfatter din virksomheds forhold til miljø, herunder indsatsen for at reducere klimapåvirkningen, samt sociale forhold, arbejdsforhold, menneskerettigheder og indsatsen mod korruption og bestikkelse. Centralt her er, hvordan du integrerer samfundsansvar i forretningsstrategien, om du har en politik for samfundsansvar, og hvordan denne omsættes til konkrete handlinger.

Det er særligt vigtigt at være forberedt på de fremtidige krav til samfundsansvar, da de nuværende regler frem mod januar 2026 vil blive erstattet af mere omfattende og komplekse krav i EU’s direktiv om bæredygtighedsrapportering (CSRD). CSRD fastsætter rammerne for bæredygtighedsrapportering, mens de tilhørende bæredygtighedsstandarder (ESRS’erne) præciserer oplysningskravene. Ikke nok med, at du som virksomhed kan blive omfattet og skal forholde dig til kravene, men bæredygtighedsrapporteringen vil også være et fokusområde for leverandører, kunder og andre interessenter. Derfor kan det være værd at overveje en frivillig rapportering af de fremtidige krav – helt eller delvist – som en del af en strategisk forberedelse.

Det er vigtigt at få estimeret det nødvendige ressourcebehov så tidligt som muligt for at kunne identificere eventuelle mangler i de tilgængelige ressourcer i virksomheden. Skulle der opstå behov for flere ressourcer, er det afgørende at undgå forhastede konklusioner, som fx en hurtig beslutning om midlertidig eller permanent oprustning i finansafdelingen. Det kan naturligvis blive nødvendigt at hente ekstern hjælp eller justere deadlines, men en mere proaktiv tilgang kan ofte give bedre resultater.

Ved at planlægge tidligere på året kan du skabe en smidigere proces for årsafslutningen. Tidsplanen skrider ofte ikke på grund af manglende ressourcer, men på grund af uforudsete udfordringer, hvor uafklarede risikoområder viser sig tidskrævende og kan føre til efterreguleringer, som påvirker årets finansielle resultat negativt. En effektiv løsning kan være en hard close-revision, der identificerer og håndterer kritiske risikoområder og væsentlige regnskabsmæssige skøn i god tid, hvilket skaber optimale rammer for en effektiv årsafslutning og årsrapportering.