Sådan planlægger du tilblivelsen af årsrapporten

Der er store fordele ved i god tid at påbegynde processen for udarbejdelsen af årsrapporten. Både af hensyn til optimering af dine ressourcer, bedre stakeholder management og reducering af risikoen for overraskelser ved behandlingen af særlige risikoområder. Men hvordan planlægger du bedst tilblivelsen af årsrapporten? Det kan du blive klogere på i denne artikel. 

Ved udarbejdelse af årsrapporten er der mange stakeholders og dele af organisationen i spil. Processen indebærer en lang række fagligt prægede opgaver i Finance, involverer andre afdelinger og evt. eksterne rådgivere til kommunikationen samt relevante beslutningstagere. 

En velplanlagt proces kan derfor være af afgørende betydning for, at ressourcerne anvendes mest hensigtsmæssigt. Det giver dine medarbejdere bedre rammer til udarbejdelsen, medvirker til at revisionshonoraret bliver holdt på et minimum, ligesom den interne kommunikation til virksomhedens stakeholders bliver mere troværdig. 

Måske din virksomheds aktiviteter, nøglepersoner, regnskabsregler og tidsplan er uændrede fra sidste år, men vi anbefaler, at du alligevel genbesøger planen og ikke mindst erfaringerne fra sidste år.  

Ledelsen er formel afsender af årsrapporten, og derfor er de den væsentligste interessent for Finance-afdelingens opgave med at udarbejde den. Det er derfor vigtigt, at I så tidligt som muligt får klarlagt forventningerne til opgaven ift. tidsforbrug, kvalitet og understøttelsen af CFO’ens behov for håndtering af de øvrige interessenter (særligt CEO’en og bestyrelsen).  

I planlægningen skal der også indgå overvejelse om evt. indvirkninger fra mere strategiske forhold. Er der fx behov for frivillige ændringer i anvendt regnskabspraksis eller præsentationsvaluta, skal der ske en fuld konvertering til en anden regnskabsmæssig ramme (f.eks. fra Årsregnskabsloven til IFRS) osv.? 

Her er det vigtigt, at du skaber et overblik over hver enkelt komponent i processen, hvorefter du kan estimere det nødvendige ressourcebehov. For at identificere eventuelle mangler i det nødvendige ressourcebehov kan det være en god ide at arbejde sig baglæns ud fra de ønskede deadlines. 

Her skal du både tænke de eksterne og de interne deadlines ind, da I ellers ikke vil kunne vurdere, hvordan de harmonerer med hinanden. Desuden er det væsentligt at skelne imellem deadlines afledt af interessenterne og deadlines afledt af de involverede parter til udførelse af selve arbejdet forbundet med årsrapporten, hvilket typisk vil være finans, marketing, ESG-specialister og datterselskaber. Indgår virksomheden i en større koncern, kan tidsplanen også være påvirket af et højereliggende moderselskab. 

Hvor de deadlines, som kommer fra både interne og eksterne interessenter som fx. revisor, Erhvervsstyrelsen og bestyrelsen, sjældent giver anledning til udfordringer, så kan de operationelle deadlines ofte vise sig problematiske at imødekomme. Dette kan skyldes, at det tidsmæssige aspekt bliver undervurderet, at fx selve udførelsen, reviewet og opfølgningen herpå tager længere tid end beregnet, eller at udarbejdelse af skabelonen og opstilling i øvrigt af årsrapporten skulle have været outsourcet. 

Baseret på opbrydning af årsrapportens elementer skal der allokeres ansvarlige personer til både udførelsen og godkendelsen samt udarbejdes et estimat på tidsforbruget. I tilknytning hertil skal der med hver enkelt person foretages en grunding forventningsafstemning på, hvad de skal udføre, og hvilket output det skal føre med sig. 

Det kan være en god ide at starte med at genbesøge sidste års proces for årsafslutningen – medmindre denne evaluering blev foretaget i umiddelbar forlængelse året forinden, hvilket er meget anbefalelsesværdigt. På den måde kan I sikre, at fejlene fra året før ikke gentages. I praksis opnås dette bedst igennem en god evalueringsproces, hvor repræsentanter for alle væsentlige involverede parter i årsrapport-processen samles. Det gælder dog ikke revisor. 

Formålet er at få identificeret de elementer, der skabte forsinkelser eller problemer, og sikre, at disse håndteres bedre næste gang. En struktureret agenda for evalueringsmødet kan være gavnligt for at sikre, at alle nødvendige emner bliver drøftet. 

Årsregnskabsloven regulerer alle erhvervsdrivende virksomheder og er bygget op omkring en såkaldt ”byggeklodsmodel”, der definerer, hvilke regler en virksomhed afhængigt af dens størrelse er omfattet af ift. regnskabsaflæggelsen, som er opdelt i fire regnskabsklasser: A, B, C eller D. Regnskabsklassen, du tilhører, afhænger af nogle lovbestemte størrelsesgrænser, der går på nettoomsætningen, balancesummen og gennemsnitligt antal ansatte.  

Det centrale her er, at du får forholdt dig til, om du er eksponeret for ændring i regnskabsklassen ift. sidste år, herunder stillingtagen til, om der måtte være sket ændringer i lovgivningen. Her er det væsentligt at bemærke, at størrelsesgrænserne for alle regnskabsklasser blev forhøjet med ca. 25% med virkning for årsregnskaber, som godkendes efter 1. juni 2024. I praksis betyder dette, at ændringerne har effekt fra og med årsrapporten 2024.  

Aflægger du efter IFRS (frivilligt eller under krav), så er det vigtigt at være opmærksom på, at du også er underlagt overholdelse af IFRS-bekendtgørelsen, der indeholder supplerende oplysningskrav.  

Det er vigtigt at få estimeret det nødvendige ressourcebehov så tidligt som muligt for at kunne identificere, hvor der skal tilføres yderligere ressourcer i virksomheden.  

Ved at planlægge tidligere på året kan du skabe en smidigere proces for årsafslutningen. Tidsplanen brydes ofte ikke på grund af manglende ressourcer til de planlagte opgaver, men på grund af uforudsete udfordringer, hvor uafklarede risikoområder viser sig tidskrævende at behandle fagligt, og ikke mindst hvor effekten af sådanne skal afklares med stakeholders. En effektiv løsning kan være en hard close-revision, der identificerer og håndterer kritiske risikoområder og væsentlige regnskabsmæssige skøn i god tid, hvilket skaber optimale rammer for en effektiv årsafslutning og årsrapportering.