Skal du investere i ESG-software?

Overvejer du at investere i en ESG-softwareløsning? For at vælge det rigtige værktøj fra begyndelsen og for at afklare dit behov har vi i denne artikel samlet en række overvejelser, du med fordel kan gøre dig, før du lægger dig fast på en løsning.

... Vil du hellere høre artiklen? Så hop direkte til vores lydartikler her. 

Hvornår er din virksomhed moden til et ESG-værktøj? Det korte svar er: Når du ved, hvad du vil – både med ESG-rapporteringen og med værktøjet. For ESG er et bredt felt, og der er forskellige krav til, hvad dit værktøj skal kunne afhængigt af din virksomheds scope.

For at kunne vælge den rigtige løsning til at understøtte din virksomheds behov på ESG-området er det nødvendigt at kende virksomhedens rapporteringskrav. For der findes (desværre) ikke noget software, der kan fortælle dig, præcist hvad din virksomhed skal rapportere. Det er en øvelse, du skal igennem selv, og har du ikke været det endnu, er det et oplagt første skridt.

ESG-rapportering er mere end bare compliance. Derfor er det en god ide at afdække din virksomheds interne såvel som eksterne efterspørgsel efter data, hvad end det er i form af KPI’er eller politikker.

Ekstern efterspørgsel kan fx være, hvis dine kunder efterspørger data, som det ikke er lovpligtigt at rapportere på, men som – hvis de indtænkes i jeres ESG-rapportering – kan give din virksomhed en konkurrencefordel. Det kan fx være i form af CO2-udledning pr. produkt, så jeres virksomhedskunder kan bruge tallet i deres egne ESG-rapporter.

Intern efterspørgsel kan være data, som der er en intern interesse i virksomheden for at kende til – fx ift. ligestilling og diversitet eller rapportering af overtid eller turnover.

Hvis du ved, hvilke datapunkter der er særlig efterspørgsel på, før du vælger ESG-software, er du også bedre klædt på til at vælge den rigtige softwareløsning. For der findes fx softwareløsninger, der primært understøtter ’E’-delen af ESG, og det vil være ærgerligt at vælge sådan en løsning, hvis din virksomhed har størst efterspørgsel efter data vedrørende ’S’- eller ’G’-delen.

Et andet punkt, som det er godt at have undersøgt på forhånd, er, hvor informationen til din virksomheds ESG-system skal komme fra – skal det komme fra et andet system, eller vil du bruge ESG-systemet til at indhente og distribuere nye data?

Din virksomhed har sandsynligvis allerede en lang række informationskilder til rådighed, som kan bidrage med data. Fx kan jeres HR-system og FM-system være informationskilder på henholdsvis ’S’- og ’E’-delen af ESG.

Det er en god ide at lave en ansvarsfordeling for  dataindsamlingsprocessen og for kontrol af data, inden du vælger ESG-system.

For hvem har ansvaret for, at dataene er korrekte – er det det dem, der sender data ind, er det dem, der ejer systemet, eller er det dem, der laver selve ESG-rapporteringen? Og hvem laver stikprøver på virksomhedens data og kontrollerer, at det, der er indrapporteret, giver mening?

At kontrollere og kvalitetssikre din virksomheds data kan også hjælpe resten af virksomheden med at opdage, om der er noget galt et sted – og det giver fordele, som rækker ud over ESG-området.

Hvis din virksomhed fx har to varelagre i det samme land, og det ene rapporterer et uforholdsmæssigt højt gasforbrug pr. kvm. ift. det andet, er det sandsynligvis noget, I har brug for at undersøge og rette op på med det samme.

Du kan også med fordel afklare, hvilke krav din virksomhed stiller til datakvalitet. Der findes nemlig ikke et ESG-værktøj, der kan fortælle dig, hvad der er gode eller dårlige data.

En god måde at sikre datakvaliteten på er at vælge et ESG-værktøj, hvor du kan uploade dokumentation direkte i systemet. På den måde sikrer du, at der er sammenhæng i din virksomheds data, og at al relevant dokumentation ligger samlet i systemet, så alle, der skal bruge den, har adgang til den – og nemt kan kontrollere dokumentationen.

Når du har afdækket din virksomheds behov, er du ved at være klar til at vælge ESG-værktøj. Men hvis dit ESG-værktøj skal forankres i virksomheden og skabe værdi for jeres ESG-proces, anbefaler vi også, at du overvejer, om din virksomhed …

Hvis du ikke har afsat tid og penge på forhånd til at forankre ESG-rapporteringsprocessen i virksomheden og givet medarbejderne mandat til at prioritere rapporteringen, er der risiko for, at opgaven ikke bliver prioriteret.

Det er derfor nødvendigt, at du på forhånd sætter ressourcer af til såvel implementering af systemet som til etablering af processerne og selve rapporteringen.

For en ting er at købe et system, men det kommer ikke ud at leve, hvis der ikke er afsat ressourcer til implementering og forankring i form af arbejdstimer, oplæring eller ekstern hjælp, hvis I ikke har fagligheden inhouse.

Det vil også være en fordel for dig at overveje, hvor mange medarbejdere der skal sidde med ESG-rapporteringen, inden du vælger en softwareløsning. Har din virksomhed 80 ansatte, der skal bruge værktøjet, giver det god mening at vælge et system, der er gearet til mange brugerindgange, og som muliggør konsolidering af data. Men hvis du har en mindre virksomhed med lav kompleksitet, er der ikke det samme behov for et stort system. Og det fører os til det sidste punkt, nemlig om du …

Der kan også være god ræson i at overveje, om din virksomhed i forvejen har nogle rapporteringsværktøjer, som folk bruger og synes fungerer, og i så tilfælde at udvide de systemer i stedet for at investere i et nyt.

Det er ofte en krævende proces at introducere et nyt system og at gøre organisationen fortrolig med det, og du kan potentielt spare tid, penge og frustrationer ved at bygge oven på det, virksomheden har i forvejen. Når du har gennemgået ovenstående overvejelser, er du godt klædt på til at finde og udvælge den bedste ESG-softwareløsning til dine behov.

Hvis du ikke kan finde det perfekte match blandt de løsninger, der allerede eksisterer på markedet, så fortvivl ikke.

Markedet for ESG-software undergår nemlig en rivende udvikling, og der kommer løbende nye værktøjer og funktioner, i takt med at ESG bliver et mere etableret felt. Så hvis din ideelle løsning ikke findes endnu, kan der være værdi i at begynde med det, du har, og at afvente, hvilke muligheder markedet byder på i de kommende år.

Når du er klar til at vælge en ESG-softwareløsning til din virksomhed, er der en række funktioner, det kan være smart at have med. Vi har udvalgt tre af de bedste funktioner her:

• Emissions-/konversionsfaktorer
  Nogle rapporteringsværktøjer kan levere emissionsfaktorer for dine bygninger til dig. Det fungerer ved, at du fx indtaster adressen på dine varelagre, hvorefter systemet tilføjer de senest opdaterede emissions faktorer. På den måde slipper du for selv at bruge tid på opgaven, samtidig med at du får en ekstern garant for, at tallene er rigtige.
• Tvungen upload af dokumentation
  Med tvungen upload af dokumentation sørger ESG-systemet for, at du altid har dokumentationen for dine data liggende sammen med tallene. Det gør hele dokumentations- og validerings processen meget nemmere – og gør dig mindre sårbar, hvis en ESG-nøglemedarbejder siger op eller bliver syg og ikke har gemt dokumentationen et oplagt sted.
• Tilstrækkelig onboarding og support
  Dette punkt er ikke en softwarefunktion, men ikke desto mindre kan det være en stor fordel at undersøge, om din kommende ESG-softwareudbyder tilbyder at onboarde dine medarbejdere grundigt i systemet – og evt. tilbyder hjælp med at implementere det.
  For på den måde kan du sikre, at alt er sat rigtigt op, og at du kan udnytte alle systemets funktioner.

Læs denne og flere artikler i magasinet Content her.