Spil din finansfunktion strategisk god med CFO Gameboard

Med CFO Gameboard får du foldet hele din finansfunktion ud foran dig, så du med præcision kan identificere dine største muligheder og de mest presserende ildebrande – og kortlægge, hvordan du bedst slukker dem. I denne artikel får du en introduktion til ”spillereglerne”, så du kan lade dig friste af et spil.

Hvis det at styre og designe en finansfunktion var en one size fits all-øvelse, ville livet som CFO være en anelse lettere. Men i kraft af, at den velfungerende finansfunktion afhænger af en lang række virksomhedsspecifikke parametre, er det vanskeligt at tale om en såkaldt best practice for finans. Det fortæller Managing Partner i Basico Jacob Poulsen.

“Derfor bryder jeg mig faktisk ikke om begrebet “best practice”. For der er stor forskel på svaret, afhængigt af hvad det er for en virksomhed, der spørger. Og det, som CFO’en opdager i arbejdet med at spille sin finansfunktion god, er, at det er voldsomt afhængigt af flere forskellige faktorer.”

Det er den virkelighed, der har dannet grundlag for det diagnoseværktøj forklædt som brætspil, som Basico har udviklet. CFO Gameboard er nemlig designet til at analysere, kortlægge og optimere den finansielle funktion i en virksomhed.

Spillet hjælper med at identificere udfordringer og muligheder samt at prioritere indsatsområder baseret på din virksomheds aktuelle situation. Her kan du som CFO sætte dig til rette foran spillepladen og stille knivskarpt fokus på virkeligheden i din finansfunktion.

“Med gameboardet får du i bund og grund et dialogværktøj til at finde ud af, hvor din finansfunktion er udfordret, og hvor mulighederne ligger henne. Det danner baggrund for at foretage en analyse og få en god dialog, som kan omsættes til, hvordan du skal bygge din finance operating model for at understøtte det – og hvordan du så rent faktisk får omsat situationen til konkrete ændringer ved at udarbejde et eller flere robuste roadmaps,” siger Jacob Poulsen.

Spillepladen er kvadratisk med fire ydre rammer. I pladens midte finder du mere end 40 felter, som er fordelt på seks søjler. Dem vender vi tilbage til.

Spillet begynder nemlig ved, at du først vender fokus mod spillepladens øverste ramme. Her skal du definere din finansfunktions raison d’être ved hjælp af fire underpunkter, som hver især er vigtige elementer i at kortlægge, hvilken rolle finance spiller i din virksomhed. Det danner afsæt for en diskussion om virksomhedens strategi for finans, funktionens succeskriterier, hvordan servicemodellen ser ud og ikke mindst din baggrund som CFO og personprofil.

“Der er stor forskel på, om du som CFO har din baggrund i fx revision, investment banking eller har gjort karriere internt i virksomhedens økonomifunktion. For vi har alle forskellige blind spots og styrker, og det er med til at drive, hvor dit fokus som CFO ligger. Derfor er det med til at definere de områder, du skal have fokus på i din finansfunktion, når du kommer længere ind i spillet,” siger Jacob Poulsen.

Når finansfunktionens eksistensgrundlag er fastlagt, går du videre til boardets nederste ramme. Her handler det om virksomhedens forskellige livsfaser, hvor spillepladen præsenterer ni definerede virksomhedsstadier. Her er én ting at finde sig til rette og designe finansfunktion inde i hver enkelt livsfase, men fokus er særligt på transformationsfaserne. For hvor befinder din virksomhed sig? Og hvad kræver det af finans for at være gearet til, hvor virksomheden er på vej hen?

Det at udføre en transition fra fx at være scale-up til at være en moden virksomhed – eller hvis virksomheden sigter efter at gå internationalt eller blive ”truly global” – er nemlig noget, der kræver ekstremt meget af dig som CFO og af din finansfunktion.

“Det svarer lidt til at få børn,” siger Jacob Poulsen. “Det er en kæmpe omvæltning at få dem, men efterhånden lærer du at navigere og finde dig til rette i den livsfase. Men når de så fx skal flytte hjemmefra, er det igen en kæmpe transformation, som du skal finde dig til rette i. På samme måde er transformationsfaserne enormt svære at navigere i som finansfunktion.”

I venstre side af brættet handler det om de interne forandringer, som virksomheden selv beslutter. Det kunne fx være et nyt organisationsdiagram, et nyt produktdiagram, en ny direktør eller et nyt ERP-system. På højre side handler det om de vilkår, som forårsages af eksterne faktorer som fx ny lovgivning, en ny global situation, ændrede supply chains eller en ny konkurrent.

“Så før du går i gang med at lave store forandringer, skal du først kortlægge din finansfunktions raison d’être, dine styrker og svagheder som CFO, funktionens livscyklus og måske endda transition og de forskellige interne beslutninger og eksterne vilkår, som påvirker finans. Alle de elementer bliver kogt sammen til at analysere, hvad den rigtige måde at spille din finansfunktion god på er.”

Fokus vendes nu mod spillepladens midte. Her finder du mere end 40 felter, som hver især repræsenterer de enkelte delelementer i finansfunktionen. Felterne er delt op i seks søljer, der tilsammen udgør finansfunktionens opbygning. Nedenfor kan du læse en ultrakort beskrivelse af hver søjle:

Søjle nr. 1: Accounting & Transactions

Finansfunktionens maskinrum. Alle transaktioner skal bogføres korrekt og rettidigt for at sikre et præcist datagrundlag for al videre cashflow, rapportering og analyse. Fokus er på effektivitet.

Søjle nr. 2: FCC & Group Reporting

Overholdelse af regulatoriske krav og korrekt finansiel skatte- og ESG-rapportering, kontrolmiljø og intern revision mv. Fokus er på, at rapportering sker uden fejl.

Søjle nr. 3: FP&A & Management Accounting

Forretningsorienteret økonomistyring, planlægning og operationel rapportering samt nøgletal mv. Fokus er på at ”få tal til at tale” og styre den samlede økonomiske retning.

Søjle nr. 4: Business Partnering & Controlling

Kombinationen af økonomiske indsigter, kommerciel forståelse og menneskelige egenskaber bruges til at træffe forretningsmæssige beslutninger – ofte i et snævert område – og i tæt samarbejde med områdeledelsen. Fokus er på værdiskabelse.

Søjle nr. 5: Capital & Treasury

Virksomhedens bankforretninger i bred forstand. Likviditets- og kapitalstyring, forsikringer og afdækning af risiko. Fokus er på cashflow og finansiering af driften.

Søjle nr. 6: Strategy & Development

Fremtiden er nu. Finans bruges til at forme den virksomhed, I skal være i fremtiden, gennem involvering i opkøb, frasalg, scenarieplanlægning og business cases ved store investeringer som programkontor mv. Fokus er på langsigtet forretningsudvikling.

Alle seks søjler har et antal foruddefinerede felter. Derudover findes der også en række tomme felter, hvor den enkelte virksomhed kan dykke ned i yderligere detaljer – alt afhængigt af behov.

Med udgangspunkt i den kortlagte situation fra spillepladens fire ydre rammer stiller du nu skarpt på, hvor i din finansfunktion der er henholdsvis udfordringer og muligheder. Helt konkret sætter du spillebrikker i forskellige farver, der illustrerer indsatsområder og ildebrande i forskellige styrker, på de felter, hvor du vil prioritere en indsats.

“Det vi oplever, når vi spiller, det er, at CFO’en bliver tvunget til at tage stilling til what really matters. Altså hvad der er akut, hvad som skaber virkelig stor værdi på den lange bane, og hvordan man som CFO balancerer mellem de to. Det kan du markere med “ildebrande”, og så er opgaven bagefter at slukke og reducere antallet af brande, samt at se, hvilke muligheder det giver dig. På den måde bliver du tvunget til at prioritere dine indsatser,” fortæller Jacob Poulsen, som fortsætter:

 “Det nemmeste for os som konsulenter er at udarbejde lange rapporter med alt det, der kan sættes i gang. Det svære – men også det mest berigende – er at være i dialog med CFO’en om, hvad der er det rigtige at sætte i gang.”

Samtidig vælger du også nogle “non regret moves”. Det er nogle indsatser, der kan sættes i gang nu, som du som CFO ikke kommer til at fortryde. Det er en metode til at komme i gang med noget omgående, før den fuldstændige analyse er færdig, så alt ikke går op i projektplaner og langstrakt analysearbejde.

Derudover sætter du også spillebrikker, der indikerer dine must win battles.

“Must win battle er et lidt slidt udtryk, men de sorte brikker i spillet er dem, som kan koste jobbet for enten den CFO, vi spiller med, eller i værste tilfælde dennes chef. Det er de ting, som kræver alt ens energi og krudt,” som Jacob Poulsen forklarer det.

En runde af spillet finder sin afslutning, når du har udført en grundig prioritering og dermed rykket brikkerne til deres mest optimale placeringer. Her vil du have fået indsigt i, hvordan din finansfunktion bliver en strategisk spiller, der kan være afgørende for virksomhedens udvikling. Gennem spillet har du nemlig ikke kun fået kortlagt, hvor udfordringerne ligger, men også, hvor potentialet gemmer sig.

Men en ting er at se udfordringerne, mulighederne og visionerne udfoldet på spillebrættet. Noget andet er at tage indsigterne med ud i virkeligheden. For CFO Gameboard er ikke kun blevet sat i verden for at tale om udfordringerne. Det skal også opfordre til handling.

“Når brikkerne står, hvor de skal, bliver opgaven at omsætte brikkernes placering på brættet til faktiske actionplaner i form af roadmaps eller mindre projekter. Disse bliver beskrevet på initiativkort, hvor CFO’en går i detaljer med hver enkelt briks placering og finder ud af de mulige tiltag og deres interne afhængighed,” forklarer Jacob Poulsen.

Med en klar prioritering og et skarpere blik for, hvad der virkelig driver forandring, kan du som CFO tage styringen og forme en finansfunktion, der aktivt understøtter og accelererer virksomhedens samlede strategi.

For ligesom i ethvert godt spil er det ikke nok at kende reglerne – du skal turde tage beslutningerne, lægge din strategi og handle ud fra den.