Et stærkt fundament er dit vigtigste cost management-våben

De fleste finansafdelinger stræber efter det fulde potentiale ved at skabe værdi for virksomheden og dermed forretningen i hele processen fra stærke transaktioner til business partnering. Men ofte oplever vi, at der mangler den kvalitet og ensretning i fundamentet, der for alvor gør det muligt at levere på hele værdikæden i finans. Derfor vil vi slå et slag for, at du prioriterer at få styr på fundamentet – en gang for alle.

Der er mange komponenter i det transaktionelle fundament på tværs af virksomheden – periodisering, hensættelser, OPEX vs. CAPEX, tagging af omkostninger (fx projektnummer, PO, Intercompany osv.) m.v. – og hver komponent har sine egne underkategorier. Af den årsag ser vi ofte, at det er svært at overskue hele fundamentet og dermed finde de områder, hvor der potentielt er fejl og mangler.

Hvilke komponenter er essentielle?

Selvom vi i denne artikel slår et slag for at få styr på hele fundamentet, vil der altid være komponenter, der er forskellige fra virksomhed til virksomhed. Har din virksomhed et CAPEX-budget, er det vigtigt at fokusere på, at I får kapitaliseret omkostningerne. Har din virksomhed mange store projekter, er det vigtigt, at I sikrer, at I har styr på tagging af projektnumre og hele strukturen omkring dette.

Hvordan er sammenhængen mellem opfølgningsgrundlaget, historiske tal og actual?

Dette punkt lyder banalt, men er ofte årsagen til meget frustration og tidsspild. For der skal være sammenhæng mellem, hvordan I allokerer eller kategoriserer jeres omkostninger og den måde, som I vil følge op på. Her kan den efterfølgende rapportering og performanceopfølgning blive både tidskrævende og mangelfuld. Det samme problem ser vi ofte, når vi snakker historiske tal, hvor fx organisationsændringer i virksomheden bliver ved med at give støj i rapporteringen. Her vil det være aktuelt at restate de historiske sammenligningstal.

Hvordan underbygger jeres nuværende systemlandskab det solide fundament?

En klar afstemning mellem din virksomheds systemlandskab og det solide fundament er essentielt, da systemerne er med til at bestemme, hvilke løsninger der er mulige.

Hvilke policies og kontroller findes der?

 Er der klare policies i virksomheden – hvornår er det OPEX vs. CAPEX – eller en beløbsgrænse for, hvornår noget skal periodiseres? Har vi interne kontroller for korrekt kontering, som fanger potentielle fejl?

Opgaven kan brydes ned i fire overordnede faser.

1. Kortlægning: Det overordnede spørgsmål i denne fase er, hvor meget et clean-up af jeres fundament vil kræve. Her er det en fordel, at I bliver helt skarpe på, hvad I vil opnå med opgaven, og hvad der er det vigtigste at lykkes med. Afklar også, hvilke ressourcer I har til at løse opgaven – både i form af tid, medarbejdere, kompetencer og systemer.
2. Design/løsninger: Med udgangspunkt i kortlægningen af problemerne bliver der opstillet mulige løsninger. Omhandler løsningerne kun finans, eller er der andre steder i forretningen, der bliver påvirket af løsningerne, og er der kompetencer andre steder, som skal inddrages? Overvej også, hvilke processer der skal automatiseres – automatisering sikrer, at fundamentet bliver vedligeholdt.
3. Implementering: Vi oplever ofte, at indsatsen bliver undervurderet – og bliver overdraget til den daglige drift. Afhængig af opgavens størrelse kan der med fordel sættes fokus på at drive forandringen som et projekt eller med en projekttilgang i form af klare indsatsområder, milepæle og succeskriterier. Sørg også for at konkretisere den nødvendige indsats, allokere de nødvendige ressourcer og beslutte, hvordan løsningerne håndteres i en ny hverdag, så problemerne ikke opstår igen.
4. Forankring og justering: Vi ser desværre tit, at det store arbejde med at få styr på fundamentet ikke bliver forankret i organisationen. Det øger risikoen for, at opgaven skal gentages med jævne mellemrum. Derfor anbefaler vi, at I laver en plan for, hvordan I vil forankre og vedligeholde opgaven.