Skab bedre kvalitet i dine varemasterdata

Varemasterdata er fundamentet for mange kritiske forretningsprocesser, og kvaliteten af disse data har direkte indflydelse på din virksomheds effektivitet og beslutningstagning. Men hvordan skaber din virksomhed de bedst mulige betingelser for god kvalitet i jeres masterdata? Det stiller denne artikel skarpt på. Og så får du vores bud på, hvordan I får mere effektive arbejdsgange med bedre styring Må og færre muligheder for fejl.

Din virksomheds varemasterdata udgør grundlaget for en lang række kritiske funktioner – fra indkøb og lagerstyring til salg og økonomistyring. Og derfor er det vigtigt, at de er korrekte, komplette og tilgængelige på tværs af organisationen. Men mange virksomheder oplever udfordringer med at håndtere deres varemasterdata, og det giver dårlig datakvalitet.

Vi ser især tre grunde til, at virksomheder har udfordringer med deres varemasterdata:

Utilstrækkelig rettighedsstyring: I et ERP-system kan du ikke styre de forskellige brugeres rettigheder på særligt detaljeret niveau. Enten har de ikke adgang til noget, eller også har de adgang til alt – også de dele af dataflowet, de ikke er involveret i. Og det fører til, at brugerne kan komme til at ændre data uhensigtsmæssigt.

Flere systemer uden synkronisering: Vi ser ofte, at når der arbejdes på tværs af flere separate systemer, som ikke nødvendigvis er synkroniserede, fører det til dobbeltarbejde. For enten er I nødt til at kopiere eller decideret genindtaste oplysninger fra det ene system til det andet, og det påvirker din virksomheds datakvalitet negativt.

Manglende overblik i ERP-systemet: Standard ERP-brugerflader kan være komplekse og uoverskuelige. Det gør det vanskeligt at bevare overblikket over arbejdsprocesserne og øger risikoen for fejlindtastninger.

Det er vigtigt at nævne, at der ikke er vandtætte skodder mellem punkterne på listen. Tværtimod hænger de ofte sammen gennem enten overlap eller gensidig afhængighed. For eksempel forværrer ERP-systemets brugerflade ofte problemerne med rettighedsstyring yderligere. Det dårlige overblik øger risikoen for, at en bruger ved en fejl indtaster forkerte oplysninger i et felt, som vedkommende slet ikke burde have adgang til.

Men hvad kan du gøre for at højne kvaliteten af dine varemasterdata, når mange af udfordringerne har rod i de systemer, du bruger – og som du ikke bare lige kan ændre?

Vi ser mange virksomheder bruge et mellemlag for varemasterdata uden for ERP-systemet. Nogle har omfattende systemer til styring af alle typer masterdata, men vi oplever også flere, som benytter Excel.

Som de automatiseringsnørder vi er i Basico, har vi bygget vores egen app, hvor I kan kontrollere og validere jeres masterdata, før de overføres til ERP-systemet.

Den app, vi har bygget, er simpel og brugervenlig og kan tilpasses den enkelte virksomheds behov. Appen er bygget med Microsoft Power Apps, som er en del af Microsoft Power-platformen, og kan integreres direkte med ERP-systemet.

Kort fortalt bryder den processer for vareoprettelse og -vedligehold op i mindre delelementer, som alle har indbygget validering og logik.

Med denne løsning kan forskellige afdelinger – fra indkøb og lagerstyring til salg og økonomi – samarbejde om varemasterdataene uden for ERP-systemet. Hver bruger har kun adgang til de dele af processen, de er ansvarlige for, og kan ikke ændre oplysninger, som de ikke bør have adgang til.

Resultatet er en mere kontrolleret proces, færre fejl og en højere datakvalitet, da risikoen for forkerte indtastninger reduceres markant.

God datakvalitet bliver kun vigtigere og vigtigere, især i takt med, at øget automatisering og AI vinder indpas – også i ERP-systemer. Uden præcise og velstrukturerede varemasterdata kan din virksomhed risikere ineffektive arbejdsgange, fejl og dårlige beslutninger.

Men at løfte datakvaliteten behøver hverken at være en lang eller kompliceret proces. Med de rette værktøjer og metoder kan du hurtigt opnå en mere strømlinet arbejdsgang, hvor effektiviteten øges. Det handler ikke om at gøre arbejdet mere komplekst – men om at gøre det smartere.

Bedre datakvalitet:

Valideringsregler sikrer konsistente og korrekte data

Brugervenlige formularer og visninger:

Intuitive brugerflader gør det nemt at arbejde med data

Tilpasset til virksomhedens behov:

Kan tilpasses til specifikke processer og datastrukturer

Rollebaseret adgang:

Sikrer, at brugere kun ser og redigerer de data, de har behov for

Rettighedsstyring på feltniveau:

Detaljeret kontrol over, hvem der kan se og ændre specifikke datafelter

Adgang fra browser, Teams eller på mobilen: 

Fleksibel adgang, uanset hvor medarbejderne befinder sig

Auditlogs:

Fuld sporbarhed af alle ændringer for at sikre compliance og kvalitetskontrol

Automatisering:

Kan integreres med de fleste ERP-systemer og forbinde til forretningsdata.