Tidsregistrering Rykker Ind Paa Danske Arbejdspladser

Tidsregistrering rykker ind på danske arbejdspladser – det skal du vide

Læsetid: 6 minutter

FÅ INSPIRATION
Tilmeld dig vores nyhedsbrev, og få et fagligt indspark med substans direkte i indbakken.
TILMELD

Som HR- eller juridisk ansvarlig står du over for en vigtig opgave: Du skal forberede dig på, at arbejdstidsloven ændres med virkning fra den 1. juli 2024. Den indfører skærpede krav til dokumentation af arbejdstid. Derfor er det afgørende for dig at kende de nye regler og forstå, hvordan de påvirker jeres organisation. I denne artikel finder du lovens vigtigste punkter samt fem konkrete anbefalinger til, hvordan du kan forberede implementeringen i din organisation.

Hvad indebærer de nye krav?  

Folketinget har netop vedtaget en ændring i arbejdstidsloven, der udspringer af en EU-dom. Denne ændring pålægger dig som arbejdsgiver at stille et tidsregistreringssystem til rådighed, inden loven træder i kraft den 1. juli 2024. Baggrunden for loven er en stigende bevidsthed om vigtigheden af arbejdstidsregistrering for at sikre dine medarbejderes sikkerhed og sundhed.  

Nedenfor giver vi dig vores bedste råd til, hvad du skal være opmærksom på i forbindelse med implementeringen.  

Men først får du her et kort overblik over de nye krav: 

  • Du skal indføre et “objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem”.  

Det betyder, at du skal bruge ressourcer på at få etableret et tidsregistreringssystem, der kan dokumentere den enkelte medarbejders daglige arbejdstid og dermed understøtte de eksisterende regler i arbejdstids- og arbejdsmiljøloven. I grove træk drejer det sig navnlig om:  

    • Hviletid: 11-timers-reglen   
    • Arbejdstid: Max 48 timer om ugen som et gennemsnit over 4 måneder 
    • Fridøgn: 1 ugentligt fridøgn.   

Det er ikke et lovkrav, at systemet er digitalt, men forandringen glider nemmere, hvis det understøttes af en smart løsning.

 

Ønsker du rådgivning eller inspiration til en optimal løsning og systemunderstøttelse, så kan du klikke her.  

  • Du skal være opmærksom på bestemte medarbejdergrupper  

Ifølge de nye krav er der mulighed for at undtage visse medarbejdere, der kan kaldes “selvtilrettelæggere”. Begrebet fremgår ikke som definition i loven, men det er allerede blevet en populær samlebetegnelse for de medarbejdere, der selv kan tilrettelægge deres arbejdstid.   

Du kan læse hele loven her.

Læs lovforslaget

Fem råd til at implementere de nye krav  

Både vores People & Payroll Services og Legal Services har dykket ned i lovgivningen og  italesat nogle vigtige overvejelser, du kan tage højde for i forbindelse med de nye krav:

  1. Igangsæt en assessment, hvor du definerer, om dine medarbejdere er selvtilrettelæggere eller ej.  

Denne proces kan være vanskelig og tidskrævende afhængigt af de data, der er tilgængelige i dag – så begynd hellere i dag end i morgen. People-funktionen skal sammen med forretningen analysere, hvilke medarbejdere i virksomheden der efter den nye lov kan anses for at være selvtilrettelæggere.  

  1. Du skal udarbejde tillæg til de eksisterende ansættelseskontrakter  

Når du har identificeret selvtilrettelæggerne, skal du udforme tillæg til deres ansættelseskontrakter. Medarbejderen skal give sit samtykke, og det er nærliggende at forstå ordet "samtykke" som noget frivilligt for medarbejderen. Men arbejdstiden hænger ofte tæt sammen med lønnen. Derfor følger vi nøje fortolkningen og vejledningerne på området de næste måneder. Hvis medarbejderen trækker sit samtykke tilbage, er det så en ændring af vilkårene for ansættelsen? 

  1. Undersøg, hvad du kan forvente ift. sanktioner og myndighedskontrol  

Da lønmodtagere har mulighed for at være selvtilrettelæggere og dermed give samtykke til at arbejde mere end 48 timer om ugen, følger også en udvidet sanktionsbeføjelse fra Arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet har beføjelse til at forbyde eller begrænse lønmodtagernes mulighed for at arbejde mere end 48 timer om ugen af sikkerheds- eller sundhedsmæssige årsager.  

Sanktionerne i forbindelse med implementeringen af et tidsregistreringssystem, der ikke opfylder kravene om at være “objektivt, pålideligt og tilgængeligt”, er fastlagt i arbejdsmiljølovgivningen. Derfor er det Arbejdstilsynet, der er tilsynsmyndighed og har beføjelsen til blandt andet at udstede påbud og bøder.  

  1. Igangsæt en opdatering af jeres medarbejderhåndbog, onboarding-programmer og GDPR-dokumenter  

Det er vigtigt, at du udarbejder og formidler en klar og tydelig politik for tidsregistrering og arbejdstid. Selvom det nye lovforslag ikke kræver, at du specificerer præcise tidspunkter for udført arbejde, kan det være en nyttig indsats. Med en detaljeret registrering kan du nemlig nemt dokumentere arbejdsmiljølovgivningens krav om 11 timers daglig hvile, og at det ugentlige fridøgn overholdes. Derudover skal de nye regler implementeres i din organisations GDPR-processer og eventuel anden dokumentation. På den måde føler dine medarbejdere sig bedre klædt på til at håndtere denne forandring. Og apropos forandring, så er det vigtigt, at du husker at have fokus på forandringsopgaven; det dykker vi ned i i sidste punkt.  

  1. Dine Change Management-briller skal på  

Ud fra ovenstående er der en række konkrete opgaver, du skal gå i gang med nu. Men samtidig med de praktiske opgaver skal du tage dine Change Management-briller på; som People-ansvarlig skal du være mindst lige så fokuseret på forandrings- og kommunikationsopgaven, hvis tidsregistrering som koncept er nyt for medarbejderne i din virksomhed. 

Baggrunden for den nye lov er ønsket om beskyttelse af medarbejdere, og det er vigtigt at formidle dette budskab klart til dine kollegaer. De fleste danske arbejdspladser dyrker en kultur præget af ”frihed under ansvar”.  

Vi er vant til selvbestemmelse og til at påtage os ansvar for vores egne opgaver. Derfor må du ikke undervurdere vigtigheden af at udarbejde en effektiv kommunikationsplan og sikre, at ledelsen i din virksomhed er aktivt involveret i dette projekt.  

Dét er en forandringsopgave. Og når du forbereder din kommunikations- og implementeringsplan, har du bedre mulighed for at undgå unødvendig modstand i organisationen.  

Har du brug for hjælp til at komme videre?

Så er du velkommen til at række ud. Vi er vant til at hjælpe vores kunder med implementering af forandringer og hjælper både med systemimplementeringer, juridiske udfordringer, interim projektledelse og rådgivning. 

Niels Peter Kjølbye
Niels-Peter Kjølbye
Partner
Camilla Bang Kristensen 121
Camilla Bang Kristensen
Senior Manager
Andreas Pedersen
Andreas Helverskov Pedersen
Consultant