What if ...? Får du svar på de rigtige spørgsmål i din finansielle plan?

Der er regnet. Lavet forudsætninger. Truffet valg om det ene og det andet. Tit med præmissen “hvad tør vi gætte på”, eller “kan vi vente med noget”. Det har ofte mere karakter af budgetforhandling end af finansiel og forretningsmæssig planlægning.

Forudsætningerne for tallene er samtidig mange, og der har været holdt mange møder ’oppe’ og ’nede’ i organisationen. Excel-ark er lavet lokalt eller centralt. Der er skåret. Strammet. Gemt. Forhandlet osv. Det hele er konsolideret til en stor koncernplan. Der er knoklet for at få budgettet færdigt. Og for at få det godkendt.

Og når alt er gjort og sagt, ender det for de fleste virksomheder med ét budget. Ét tal.

Men hvad nu hvis? Hvad nu hvis – eller rettere når – centrale forudsætninger ændrer sig? Hvad sker der så? Med andre ord: What if …?

Mange budgetter er et bud på et scenarie, hvor alle forudsætningerne holder:

• Afsætningen i mængder
• Mixet af afsætningen
• Salgspriser
• Rabatter
• Priser på råvarer
• Antal ansatte
• Lønninger
• Tidsforbrug
• Energiforbrug
• Valutaer
• Nøglekunders ageren og forbliven
• Timingen af alle hændelser
• Og så videre …

Men alle ved, at stort set ingen af disse forudsætninger holder. Mange ting vil ændre sig. De fleste ændrer sig lidt, men nogle ændrer sig meget – og nogle gange ændrer alt sig.

Nogle ting er uden for virksomhedens kontrol. Andre ting er udelukkende beslutninger i virksomheden.

‘What if’ er et centralt spørgsmål, som alt for mange virksomheder ikke får besvaret i budgetprocessen. Det medfører simpelthen for meget arbejde at udarbejde for mange scenarier. De eksisterende processer og systemer giver sjældent tid nok til at overveje, hvad der kan ske, som kan ændre scenariet.

Alene det, at tallet er ét (1) tal og ofte et detaljeret tal med komma – fx “Næste års omsætning budgetteres til at være præcis 2.332,1 M” – giver indtryk af, at tallet er et produkt af en virkelighed, der kan forudses. Men realiteten er, at det kun er ét scenarie. Og scenarier kan hurtigt ændre sig.

Det bør imidlertid ikke være systemerne, der udgør problemet. Men ofte er planlægningen spundet op i et Excel-ark eller et planlægnings-tool, hvor det ikke er muligt at implementere hurtige forandringer til model­lerne og/eller selve planen, og hvor det ofte er vanskeligt at arbejde med flere scenarier og udfaldsrum, uden at det kræver dobbeltarbejde – eller endnu mere.

Tilsvarende er den proces, som systemet skal understøtte, ofte et resultat af ønsket om at få ‘godkendt’ budgettet, selv om de fleste anerkender, at der bliver brugt for meget tid på at regne og for lidt tid på at tale forretning.

I virkeligheden betyder det, at finansfunktionens design af budgetproces og valg af system(er) til at understøtte processen ofte er forhindringen for at diskutere forretning og ‘What if’.

For de forretningsmæssige beslutninger er i bund og grund valg mellem alternativer – og hvis der ikke er tilstrækkelig god indsigt i resultaterne af disse, så ender det med ‘blot’ at være en regneøvelse.

Ofte designer virksomheder deres planlægningsproces og dermed systemer ud fra ønsket om at løse de mest oplagte og nærværende problemer. Næste år er der et nyt problem – det bliver løst ved at medtage nye oplysninger i systemet. Året efter sker det samme.

Over mange år bliver systemerne tungere og tungere … og enten er der tale om superkomplekse regneark, som ingen tør røre, eller om ‘ekspertsystemer’, som kræver eksterne konsulenter, hvis der skal laves den mindste ændring; det bliver ofte et kostbart projekt, hvis denne type systemer skal tilpasses de lidt større ting.

Tiden i budgetprocessen bliver brugt på beregninger. Ikke på ‘What if’. Tiden mellem opdateringen af budgetterne går med at tilpasse systemerne, så de kan give flere svar på et nyopstået problem.

I vores optik er et godt system ikke et system, som kan svare på alle detaljer i én version. Det er rart, hvis det kan – men ikke hvis den version ligger langt fra et andet sandsynligt scenarie uden nogen indsigt for virksomheden.

Tre af vores kriterier, når vi vurderer et planlægningssystem, er derfor:

• Hvor nemt det er at tilpasse systemet, så det arbejder med de aktuelle problemstillinger.
• Hvor nemt det er at opdatere med aktuel viden.
• Hvordan man kan arbejde med scenarier, uden at man fordobler arbejdsmængden for Finance eller forretningen.

Der er flere kriterier for valget af system til understøttelse af planlægningssystem. Et planlægningssystem skal gøre det nemt at arbejde med flere scenarier på flere niveauer. Og det skal være nemt at opdatere planen, når virkeligheden ændrer sig. Tiden skal ikke kun bruges på at regne. Den skal også bruges på at stille og besvare spørgsmålet: What if? 

Corona har på allervoldsomste vis givet anledning til at tænke over alternative scenarier i planlægningen. Vores budskab er ikke, at virksomheder skulle have medregnet et ’corona-scenarie’ ifm. 2020-planen – det lå ikke i kortene. Men med corona har mange virksomheder hurtigt måttet opgive budgettet i 2020 – og starte ’forfra’ midt i året. Og mange virksomheder må hele tiden forholde sig til spørgsmål som fx:

Hvad nu hvis land X åbner i uge X eller Y eller lukker igen?
Hvad nu hvis støttepakker bliver forlænget eller ophører?
Kommer kunder tilbage og hvor hurtigt?
Osv.

Ingen har alle de rigtige svar. Det er umuligt – men ved i) at sikre, at de forskellige mulige udfald hurtigt kan simuleres i forskellige scenarier og ii) løbende opdatere planerne med faktuel viden sikrer Finance, at virksomheden har en opdateret og bedre forståelse for det mulige udfaldsrum.

Vores vurdering er, at hurtige processer med forskellige hovedscenarier giver en større grad af sikkerhed for eksekveringen af planerne – selvom der er et vis spænd i udfaldsrummet – end hvis virksomheden kun har én plan, med ét tal. For med en enkelt plan ulmer der en stor usikkerhed … for hvad nu hvis?

Basico har i foråret indgået en aftale med den globale softwarevirksomhed Workday, ifølge hvilken Basico bliver implementeringspartner på Workdays anerkendte planlægningsprodukt Workday Adaptive Planning (WAP).

Basico har i mere end 12 år været aktivt involveret i Beyond Budgeting Institute og udført en lang række rådgivningsopgaver om finansiel planlægning – men har aldrig haft et systemvalg eller systemimplementering som en ydelse.

Sidste år påbegyndte vi en proces for at finde et alternativ til de største ’corporate’ systemer – et alternativ, som kan anvendes af de virksomheder, der ønsker at udskifte deres Excel-model, men ikke ønsker at investere i de største og dyreste platforme.

Der er i de seneste år sket en eksplosion i antallet af løsninger. Mange små og relativt ukendte cloud-udbydere er dukket op, men udbuddet fra de største spillere er også blevet meget stærkere. Vi valgte WAP pga. funktionaliteten og den – relativt – nemme måde, hvorpå man kan komme i gang med at bruge systemet.

WAP arbejder selv med tre målsætninger, som de ønsker at opfylde med deres produkt:

Collaborative: At produktet øger evnen til at samarbejde på tværs af afdelinger, business units mv.

Continuous: Løbende mulighed for at se ind i forretningen og planlægge hvis nødvendigt.

Comprehensive: Har indbygget funktionalitet til at løse Finance-udfordringer.

Og dette fokus har bragt dem så langt, at Gartner i sin seneste analyse har vurderet, at WAP indgår blandt lederne af cloud-baserede Financial Planning & Analysis Solutions, og produktet er således i ”the Magic Quadrant” foran mange af de mest udbredte systemer i Danmark.

Vi glæder os til at introducere WAP for vores kunder i løbet af de kommende år.