Tre konkrete redskaber, der booster din effektivitet i hverdagen – og op til ferien

Sommerens varmere himmelstrøg og nye oplevelser er lige om hjørnet, hvilket formentlig også betyder, at der er ild i din indbakke. For der er altid ekstra pres på op til de store ferier og jo flere opgaver, des sværere kan det synes at holde overblik og være effektiv. Det er med andre ord den tid på året, hvor mange falder i jonglør-fælden: De arbejder lidt på meget hele tiden, løber i møder og svarer på mails. Hvis du kan genkende ovenstående scenarie, er du bestemt ikke alene. De hyppigste årsager til ineffektive arbejdsdage er nemlig noget så simpelt som små konstante forstyrrelser. 

Men med simple teknikker kan du sikre overblikket op til ferien – og på den lange bane. Når du har læst dette blogindlæg, vil du være klogere på: 

Denne teknik går i sin enkelthed ud på, at du sætter nogle rammer for dit arbejde, der tvinger dig til at bryde dine opgaver ned og arbejde i fokuserede intervaller à 25-minutters varighed. Det er nemlig nemmere at holde fokus, når din hjerne kan holde øje med, hvornår du får en pause. Og pauserne skal du overholde, for det er også dem, der beviseligt gør dig mere effektiv. Det er i pauserne mellem dine 25-minutters intervaller, at du drikker et glas vand, hæver dit skrivebord eller går en tur rundt om blokken. 

Den menneskelige hjerne kan beviseligt arbejde koncentreret 20-30 minutter ad gangen, og hacket består dermed i, at du selv styrer arbejdstid og pauser, så overspringshandlingerne ikke styrer dig. Med andre ord:

Pomodoroteknikken bevirker også, at du ikke kommer til at shuffle rundt i forskellige opgaver, men at du rent faktisk løser én opgave ad gangen. Effektivt. Det er altså one hack to rule them all, når det kommer til at bryde med ubevidste dårlige vaner som fx at hoppe ind i indbakken eller ind på dr.dk, når du sidder fast. Det kræver fokus at være vedholdende – og den gode nyhed er, at det kan trænes. 

Dermed et trick til at skabe mere effektive dage i spidsbelastede perioder, hvor fokus hurtigt ryger. Og hvis du tænker: “Pomodoro, betyder det i grunden ikke tomat på italiensk?” Så har du helt ret. Men metoden har ikke andet med tomater at gøre, end at den er udviklet i Italien, og at en tomat ligner et ur. Lidt. 

At have et effektivt arbejdsflow handler i høj grad også om at forstå og bryde med sine vaner. Hvis du er som de fleste, er det din indbakke, der dikterer, hvor meget tid du bruger på den, og ikke omvendt. Du begynder måske arbejdsdagen med et hovedspring ned i indbakken, og der bliver du hængende, til du er i bund. En adfærd, der i grunden er skør, for sådan fungerer de fleste andre ting på arbejde jo ikke. Møder er jo defineret af tidsrammer og agendaer – og det bør tiden i din indbakke også være. 

En efterhånden ældre undersøgelse fra Adobe foretaget af YouGov påviser, at danskerne årligt bruger omkring 808 timer om året på at håndtere e-mails. Det svarer til cirka en måned. Så der er i den grad tid at hente, hvis vi bruger e-mailen med omtanke. 

Det er ikke rocket science, og alligevel fremhæves e-mailens svagheder igen og igen: Den spilder vores tid på irrelevant information, vi kunne have overleveret mundtligt, den skaber unødig forvirring, og den stresser os. Men den enkle metode ’4D Time Management: Delete, Delegate, Defer, Do’ udviklet af forfatter Wan How kan hjælpe dig i bund i din indbakke, uden at du fortaber dig i cyberspace. På dansk refererer vi til den som De fire D’er:

Når du kommer tilbage til en fuld indbakke efter ferien, gør du følgende: Du opretter til en begyndelse en mappe i din e-mail, der hedder ’to do’. Du beslutter dernæst, hvor meget tid du vil bruge på din indbakke. Teknikken fungerer ved, at du vælger et af de fire D’er for hver mail. Du vil hurtigt erfare, at mange e-mails kan slettes eller videresendes, og undervejs bruger du kun tid på de mails, der kan besvares på under to minutter. Dem, der ikke kan, flytter du til din to do-mappe. Når du har lavet hele din grovsortering, svarer du på de e-mails, der kræver et længere svar, altså dem i mappen. 

Med De Fire D’er har du gjort din indbakke til en opgave, der skal løses inden for en tidsramme på en enkel og effektiv måde. Og nu vi er ved rammer, kan vi jo starte en lille e-mail revolution med følgende dogmer: 

Så langt så godt. Men lad os lige dvæle lidt ved pauserne fra pomodoroteknikken. Al forskning peger nemlig på, at vi bliver mere effektive, når vi husker pauserne. Hjernen har brug for hvile, ellers vil det i sidste ende påvirke din ydeevne. 

Ligeledes ved vi, at motivationen og effektiviteten daler, hvis vi aldrig holder helt fri. Så selvom du også får energi af at handle på arbejdsrelaterede mails og opgaver på din ferie, så kan du med fordel give din hjerne et par dages ro, hvor der ikke er andet end afslapning på programmet. Du skal jo også have noget at fortælle under frokosten, når du er tilbage, ikke? 

Arbejder du, når du har fri, kan du drage nytte af at planlægge tidspunkter i løbet af dagen eller ugen, som er dedikeret til arbejde. Med X antal timer dagligt eller ugentligt dedikeret til at tjekke ind med arbejdet, undgår du konstant at være ’lidt’ på, hvilket slider på hjernen – og skaber i stedet effektiv arbejdstid, når der er brug for det. 

Alle tre redskaber er hacks, der gør en stor forskel på din effektivitet i hverdagen. Både op til din ferie og resten af året. 

Rigtig god fornøjelse! 

Kilder der har inspireret artiklen 

Pomodoro-teknikken – Metode til at arbejde mere fokuseret. Få guide her. (altomledelse.dk) 

Hvor længe kan man egentlig koncentrere sig? (videnskab.dk) 

Du bruger én måned om året på dine e-mails (jyllands-posten.dk) 

Sådan håndterer du din indbakke mest effektivt | bro (wearebro.dk) 

De 5 ting, effektive mennesker gør i løbet af en arbejdsdag | bro (wearebro.dk) 

4D Time Management: Delete, Delegate, Defer, Do (linkedin.com) 

Project Management Coaching and Career Advancement with Wan How