CFO’ens guide til facility management-optimering: Fra blind vinkel til bundlinjeeffekt

Som CFO har du ansvar for bundlinjen. Du optimerer på indkøb, du udfordrer omkostningsstrukturen, og du forventer dokumentation for værdiskabelse på tværs af organisationen. Men hvad med facility management? 
I mange virksomheder er facility management-området en blind vinkel. Et budget, der ofte ligger på 5-15% af driften, og som bare fortsætter år efter år, uden at ledelsen reelt udfordrer effektiviteten, kvaliteten, prisen eller de risici, der følger med.  

Og det er et problem – for der ligger ofte millioner i dokumenterbare besparelser og venter. 

Ofte fylder facility management 5-15% af en virksomheds driftsbudget. For en virksomhed med 500 medarbejdere er det 20-50 millioner kroner årligt til bygningsdrift, rengøring, kantine, tekniske anlæg, affald og sikkerhed. 

Alligevel behandles facility management i mange organisationer stadig som et nødvendigt onde – en omkostning, man accepterer, men sjældent udfordrer systematisk. Beslutninger træffes decentralt, leverandøraftaler fornyes automatisk, og ingen har reelt overblik over det samlede forbrug eller kvaliteten af de leverede ydelser. 

Som CFO med ansvar for bundlinjen er det mildest talt ikke en optimal situation. For hvordan kan du styre og optimere noget, du ikke har fuldt overblik over? Og hvordan undgår du, at facility management-udgifterne bare fortsætter med at vokse år for år uden reel værdiskabelse? 

Men risiciene inden for facility management-området rækker ud over bundlinjen. For manglende kontrol med facility management-området skaber også sårbarhed over for omkostningsstigninger, compliance-problemer og ineffektiv ressourceallokering. 

Derfor vil du i denne artikel møde fire danske virksomheder, som vi har hjulpet med at tage kontrollen over facility management-området – og resultaterne taler deres tydelige sprog: Besparelser på mellem 17,5% og 25% på facility management-området, uden at gå på kompromis med kvaliteten. Penge, som kan investeres i kerneforretningen i stedet for at forsvinde ud i ineffektive processer og spredte leverandøraftaler. 

En produktionsvirksomhed med 17 lokationer og 2.200 leverandører havde i årtier haft ansvarlighed og bæredygtighed på den strategiske agenda. Som en af de første ti virksomheder i Danmark til at blive CSR-certificeret var dokumentation af samfundsansvar ikke bare nice-to-have – det var en competitive advantage og en forudsætning for at være en leverandør, som kunderne trygt kunne handle med. 

Men med 2.200 leverandører spredt på tværs af organisationen var det en omfattende opgave at sikre, at alle levede op til virksomhedens høje standarder – og samtidig var det svært at få overblik over de samlede omkostninger. 

Derudover skulle indkøbsfunktionen balancere mellem omkostningsoptimering og bæredygtighed, samtidig med at den skulle sikre, at virksomheden forblev konkurrencedygtig. 

Men hvordan konsoliderer man leverandørbasen og skaber besparelser, når man ikke altid bare kan vælge den billigste løsning? 

Svaret fandt virksomheden gennem en spend cube, som er Basicos værktøj til at skabe overblik over alle facility management-omkostninger på faktura- og leverandørniveau med den nødvendige detaljegrad.  

Gennem spend cuben fik virksomheden for første gang fuldt overblik over facility management-omkostningerne på fakturaniveau fordelt på alle 17 lokationer. Suppleret med lokationsbesøg og gennemgang af eksisterende rammeaftaler identificerede analysen et årligt optimeringspotentiale på mellem 5,1 og 9,9 millioner kroner. 

Centralt var, at optimeringen skulle understøtte virksomhedens CSR-strategi og ambitioner. Derfor indgik en leverandørevaluering også i opgaven, hvor virksomheden udarbejdede en risikovurdering på sociale, etiske og miljømæssige forhold, såvel som på pris, ligesom vi også sikrede, at leverandørerne havde styr på deres underleverandører. 

Herudover fik vi lavet centrale rammeaftaler på de største poster i virksomhedens facility management-budget og standardiserede virksomhedens facility management-processer med fokus på både omkostningseffektivitet og kvalitetsniveau. 

Virksomheden bruger spend cube-analysen som guideline ift., hvilke indsatsområder de skal prioritere fremadrettet, da det er markant bedre at have et datadrevet grundlag, frem for at basere prioriteringen på deres egen mavefornemmelse. 

En detailhandelskoncern med over 500 lokationer i Danmark var interesserede i at se, om noget kunne optimeres – gerne uden at medføre et kompromis i forhold til kvaliteten. 

Derfor henvendte de sig til Basico for at få en grundig analyse af virksomhedens optimeringspotentiale. Med i leverancen fik virksomheden også udarbejdet en facility management spend cube, for at skabe et nuanceret overblik over alle omkostninger og processer. 

Resultatet blev, at Basico allerede i de indledende foranalyser fandt et fremtidigt årligt besparelsespotentiale på minimum 11-15 mio. kr. Derfor øgede virksomheden scopet for optimeringstiltagene til flere dele af koncernen, hvorefter Basicos analyser fandt frem til samlede årlige besparelser med en bundlinjeeffekt på over 20 mio. kr. 

Optimeringen bestod bl.a. af: 

Et af de essentielle områder for virksomheden er rengøring, da det er afgørende for kundeoplevelsen, og dermed virksomhedens indtjening, at kunderne møder rene fødevarebutikker. Og derfor blev rengøring et område, der fik særligt fokus i processen.  

Ved at insource flere rengøringsopgaver og samtidig udfordre de eksisterende rengøringsleverandører kunne virksomheden hæve rengøringsniveauet i kæderne og samtidig sænke den samlede udgift til rengøring. Derudover fandt analysen optimeringspotentiale i at indgå flere strategiske aftaler i stedet for at indgå en aftale med én leverandør, der kunne dække det hele.  

Det samlede scope for projektet inkluderede: 

En IT-virksomhed havde allerede taget de første skridt mod professionel facility management-styring, men havde brug for friske øjne på området. Målsætningen var klar: 15% i besparelser – men ikke på bekostning af serviceniveauet eller medarbejdernes arbejdsglæde. 

Men selvom de allerede var gået i gang med optimering af facility management-området på egen hånd, var organisationen præget af komplekse processer, mange leverandører med overlappende opgaver og omfattende – men ikke nødvendigvis værdiskabende – kvalitetsopfølgningssystemer. 

I et optimeringsprojekt af den størrelse er det alfa og omega at have en systematisk og detaljeorienteret tilgang til at identificere de områder, der skaber besparelser. 

Derfor var første skridt at gennemgå alle virksomhedens leverandøraftaler og arbejdsprocesser ned til mindste detalje ved at observere arbejdsgange og interviewe medarbejdere for at få indblik i optimeringsmulighederne. 

Alle delelementer af analysen resulterede i tre større optimeringspotentialer: 

Vi gennemførte udbud på både Soft FM og Hard FM og indgik skalérbare serviceaftaler med fokus på løbende optimering, så virksomheden fremadrettet ikke bare sikrer, men også øger besparelserne. 

Resultatet blev mere tilfredse medarbejdere og et langt mere konstruktivt og udviklende samarbejde med leverandørerne kombineret med realiserede og fremadrettede årlige besparelser på 17,5% af det samlede facility management-budget ‒ vel at mærke uden service- og kvalitetsforringelser. 

For en voksende IT-servicekoncern var problemstillingen anderledes, men ikke mindre presserende:  

Facility management-området blev primært drevet af 17 egne medarbejdere med opgaver inden for kantine, mødeforplejning, rengøring, intern service og reception – opgaver, der ikke var en del af virksomhedens kerneforretning, og som virksomheden derfor gerne ville outsource. 

Med stigende omsætning og ekspansion til andre nordiske lande blev det klart, at ressourcerne var bedre brugt på forretningsudvikling end facility management-styring.  

Beslutningen om at outsource var derfor strategisk: Få en partner, for hvem facility management netop er kerneområdet, så ledelsen kan koncentrere sig om forretningsudvikling og kundepleje. 

Men en succesfuld outsourcing kræver et solidt fundament. Gennem en struktureret udbudsproces – hvor servicebeskrivelser, baseline og kontrakt blev detaljeret udarbejdet på forhånd – opnåede virksomheden: 

Der ligger dokumenterbare besparelser og venter – men kun hvis I tør udfordre status quo med en systematisk, datadrevet tilgang.